- 作成日 : 2022年11月4日
【例文付き】上司の代理でメールを送信するには？書き方や署名について解説！
上司の代理でメールを送る際、署名欄には誰の名前を記載するべきか、通常のメール作成時と異なる点はあるのか、といった疑問を抱いていませんか？
代理メールでは、書き方次第で受信者を混乱させる恐れがあります。トラブル防止のためにも、一般的なルールや注意点を確認してからメールを送信しましょう。
ここでは、上司の代理でメールを送信する際の書き方について、例文を用いて解説します。
目次
上司の代理でメールを送信するには？
上司の代理でメールを送信する際、受信者への気遣いが欠けていると、相手の混乱を招く恐れがあります。一般的なメール作成時とは考え方が少々異なるため、代理でのメールならではのポイントを確認しておきましょう。
件名・タイトルに代理である旨を記載する
メールの受信者が最初に目にしやすいものは「件名」です。件名に代理送信である旨を記載しておくと、相手が状況を把握しやすくなります。
たとえば、メール受信者が上司のみと面識があるとしましょう。受信者があなたのことを知らない場合、件名に代理送信である旨を記載していないと「なぜ、上司ではなくあなたからメールが送られてきたのか」と疑問を抱きます。
多くのビジネスパーソンは、忙しい合間を縫ってメールを確認するため「分かりやすさ」が重要です。
一般的なビジネスマナーとして「件名に用件を記載すべきこと」はよく知られています。代理でメールを送信する場合、用件に加えて代理である旨も記載しておきましょう。
担当者が不在の期間を記載する
「担当者が不在」と言っても、
- 外出や会議でたまたま席を外しているケース
- 出張で数日後に戻ってくるケース
- 体調不良で次の出勤日か明確でないケース
など、不在の期間はさまざまです。
こちらからメールを送信する際に用件と併せて「不在の期間」を伝えておくと、受信者が次の行動を起こしやすくなります。
たとえば、担当者が当日中に戻ってくると分かれば「戻ってきたら連絡してほしい」と依頼できます。急ぎの用事であれば、メール受信者から担当者へ直接電話することもあるでしょう。
メールの受信者からすると「担当者がいつ戻ってくるのか」によって対応が変わる場合もあるので、事前に伝えておくとやり取りがスムーズに進むでしょう。
返信先を記載する
メール受信者の立場で考えたとき、返信先の記載がないと「代理人宛に返信するべきか」「本来の担当者宛に返信するべきか」迷ってしまいます。代理人か担当者のどちらに返信してほしいかを明記しておきましょう。
担当者をCCに入れておく
代理でメールを送信する際は、必ず担当者をCCへ追加しておきましょう。
担当者をCCに追加していないと、代理人がどのようなメールを送信したのか確認できません。そうすると、以下のようにメール受信者と担当者の間でトラブルが生じる恐れがあります。
【起こり得るトラブルの例】※メール受信者＝取引相手の場合
- 取引相手から担当者宛に「メールの件で…」と電話がかかってきた場合、担当者がメール本文を確認できず、取引相手がメールの内容を説明しなければならない。
- 代理人が送信した内容にミスがあっても気がつかず、間違った内容で話が進んでしまう。
いずれにしても取引相手とトラブルが生じた場合に対処するのは、代理メールの送信者ではなく、本来の担当者です。トラブルを防ぐためにも、担当者をCCに追加しておきましょう。
上司の代理でメールを送信するときの署名の書き方は？
上司の代理でメールを送信する場合、上司と代理人の2人分の署名を記載しましょう。一般的に、上司の署名を上、代理人の署名を下に記載することがマナーです。
また、社内に同姓同名の人がいる場合、名前をフルネームで記載しましょう。
【署名欄の内容】
| 会社名 | |
| 部署名 | |
| 役職 | |
| 名前（フルネーム） | |
| 連絡先（電話番号・メールアドレス） | |
| 部署名 | |
| 名前（フルネーム） | |
| 連絡先（電話番号・メールアドレス） |
上司の代理でメールを送信するときの例文
上司の代理でメールを送信するときの例文を紹介します。代理メール作成時の参考にしてください。
件名
- 【代理送信】〇〇の件につきまして
- 弊社〇〇宛にお問い合わせいただいた件（代理担当：〇〇）
本文
株式会社〇〇
〇〇様（部署名、役職、名前）
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社 〇〇（代理メール送信者の名前）と申します。
本件を担当しております〇〇（上司）は本日（理由）により不在のため、
代理でご連絡いたしました。
（用件）
〇〇（上司）は明日、出社予定です。
こちらの件でご不明点がございましたら、本日に限り代理の〇〇が対応いたしますので、
こちらのメールにご連絡いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
署名
〇〇株式会社
〇〇部〇〇 名前（上司のフルネーム）
TEL：〇〇〇-×××-△△△△
Mail：
〇〇部 名前（送信者のフルネーム）
TEL：〇〇〇-×××-△△△△
Mail：
上司の代理でメールを送信するときの注意点は？
上司の代理でメールを送信するときの注意点をまとめました。どれもビジネスマナーとして大切なポイントなので、順番に確認しましょう。
社内で代理メールの送信ルールを決めておく
上司の不在を事前に把握できている場合だけでなく、緊急時のために社内で代理メールの送信ルールを決めておくことが大切です。
たとえば、上司が体調不良で数日間不在の場合、何日もメールを放置すると取引先に迷惑がかかります。また、代理の担当者が決まっていないと、複数人が別々に対応して取引先を混乱させる可能性もあります。
取引先から企業の管理体制を不安視されないためにも、社内で共有するべきことを確認しておきましょう。
- 担当者が不在時に誰が代理を務めるのか
- プロジェクト等の関連資料はどこにあるのか
といった事柄を社内で共有しておくと、緊急時の対応もスムーズです。
確認を要する内容は自己判断で返信しない
不在の上司宛に問い合わせがあった場合など、全て自己判断で返信してしまうと後にトラブルが生じる恐れがあります。
すぐに回答できる内容でない場合は、「上司へ確認してから再度連絡する」旨を事前に伝えておきましょう。上司への確認に時間がかかりそうな場合は、返事を待ってもらえるように依頼しておくと、相手からの催促を受ける心配もありません。
上司の連絡先は不在時でも有効なものを記載する
出張などで上司が数日間不在のケースや、取引相手が外出中の上司とすぐに連絡を取りたいケースがあります。代理メールを送信する際、上司の外出時の連絡先を伝えておくと親切です。
社内ルールを決める際、外出先の連絡先も確認しておくと良いでしょう。
上司への配慮も忘れない
代理メールを送信する際、メールの受信者への配慮はマナーとして当然ですが、上司への配慮も大切です。
たとえば、上司が体調不良で休んでいる、長期休暇中としましょう。
上司が数日間不在の旨をメール受信者へ伝えておかないと、上司が出社したときに「なぜこんなに連絡が遅いんだ」と、メール受信者が不信感を抱く恐れがあります。
また、外出中の上司が朝の時点では当日戻る予定だったとしても、予定が変わって直帰するケースもあるでしょう。「帰社後に上司からの連絡が欲しい」と依頼された旨が上司に伝わっていないと、上司が約束を破ったと誤解されてしまいます。
このようなトラブルを防ぐためにも代理メールを送信する際、上司をCCへ追加しておくことが大切です。個別に連絡が取れるようであれば、メールや電話で伝えておくとすれ違いを防止できるでしょう。
代理でのメール送信は相手への気遣いが大切
代理メールを送信する際は、メール受信者への気遣いを忘れずに対応することで、すれ違いや後のトラブルを防止できます。
トラブル発生時に不利益を被るのは、代理メールの送信者ではなく上司です。ここで紹介したポイントや例文を参考に、メールを作成してみましょう。
よくある質問
上司の代理でメールを送信する方法とは？
上司の代理でメールを送信する場合、メール受信者への配慮がポイントです。件名には代理である旨を記載し、本文には返信先を明記するなど、どうすればメール受信者に伝わりやすいかを考えましょう。詳しくはこちらをご覧ください。
上司の代理でメールを送信するときの署名の書き方は？
代理でメールを送信するときの署名は、上司と代理人の2人分を明記します。一般的なビジネスマナーでは、上司の署名を上、代理人の署名を下に記載します。詳しくはこちらをご覧ください。
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