• 作成日 : 2025年11月25日

申請業務を効率化するワークフローシステムとは？導入のメリットを解説

申請・承認に関わる業務のミスや滞留を解消する仕組みとして、申請フロー全体をデジタル化するワークフローシステムが注目されています。ワークフローシステムを導入すると、申請書の入力支援、承認ルートの自動化、進捗の可視化、履歴管理などが一元的に進められ、現場と管理部門それぞれの作業負担を大幅に軽減できます。

当記事では、申請業務を効率化するためのワークフローシステムの機能やメリット、導入時の注意点を分かりやすく解説します。申請業務について課題を抱えている担当者の方はぜひ参考にしてください。

申請業務を効率化するワークフローシステムとは

申請業務を効率化するワークフローシステムとは、社内で発生する申請・承認の一連の流れをデジタル化し、自動的に処理できるようにする仕組みです。

紙やメールによるやり取りでは、申請書の記入ミスや承認の滞留が起きやすく、業務全体のスピードが低下しやすい状況が生まれます。ワークフローシステムを導入することで、申請内容をフォーム化して入力ミスを減らし、決められた承認ルートへ自動で回付できるため、担当者の作業負荷を抑えながら処理を均一化できます。

バックオフィス部門では、経費精算・稟議・勤怠など多様な申請が発生するため、ワークフローシステムは業務量を平準化する仕組みとして有効です。組織全体の手続きの透明性を高め、生産性の向上につながる基盤として活用できるでしょう。

申請業務を効率化するために必要なワークフローシステムの機能

申請業務を効率化するには、申請内容を正確に入力できる仕組みや、承認ルートを自動で流せる環境が欠かせません。ワークフローシステムには、申請書の作成から承認完了までを一貫して管理するための複数の機能が備わっています。

ここでは、効率化の核となるワークフローシステムの代表的な機能を紹介します。

申請書のフォーム作成機能

申請書のフォーム作成機能は、業務に合わせて入力項目を柔軟に設計できる仕組みです。紙の申請書では記入欄の抜け漏れや記述形式のばらつきが起こりやすいのに対し、フォーム化することで入力必須項目の設定や形式チェックが可能です。

また、部門ごとに異なる申請内容にも対応しやすく、経費精算・稟議・勤怠など多様な申請書を共通ルールで管理できます。担当者が迷わず入力できる点も大きなメリットです。

申請書のテンプレート機能

申請書のテンプレート機能は、よく使う申請書式をあらかじめ登録し、同じ形式の申請を繰り返し使えるようにする機能です。新しく申請書を作成する手間が省けるため、申請の準備にかかる時間を短縮できます。特に、類似内容の申請が頻繁に発生する部門では、テンプレート活用によって業務の標準化が進みます。

申請内容を統一できるため、承認者側も確認しやすくなり、処理ミスの防止にも役立ちます。申請項目の改定が必要な場合もテンプレートを更新するだけで全社に反映でき、管理の一元化にもつながります。

申請・承認機能

申請・承認機能は、ワークフローシステムの中心となる機能で、申請書が決められた承認ルートに沿って自動的に流れる仕組みを担います。

紙やメールの運用では承認者への連絡漏れや滞留が起こりやすいですが、システム化することで承認依頼が自動通知され、担当者はリアルタイムで状況を確認できます。承認順序や代理承認の設定も可能で、組織変更や繁忙期にも柔軟に対応できるでしょう。

申請業務の効率化に役立つワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認フローをデジタル化できるため、業務のスピードや正確性を大きく向上できます。また、紙運用では避けられない滞留・ミス・管理負荷を減らし、バックオフィス全体の生産性を底上げできる点が特徴です。

ここでは、特に効果が大きい代表的なメリットを紹介します。

申請から承認までの時間を短縮できる

ワークフローシステムは、申請書の提出から承認完了までの流れを自動化し、手続きにかかる時間を大幅に短縮できます。紙やメールでは申請書の行き違いや、承認者への連絡漏れが発生しやすく、承認が滞る原因になります。一方、システムを導入すると、申請が提出された時点で自動的に承認者へ通知され、スマホやPCから即時に確認・承認が可能です。

さらに、承認ルートの自動設定により、本来必要な承認者へ確実に回付され、確認の抜け漏れも防げます。担当者は進捗を追跡できるため無駄な催促が不要となり、フロー全体の処理スピードが向上します。稟議や経費精算など日常的に発生する申請業務をスムーズに進められるのが大きなメリットです。

申請書類の進捗状況を確認できる

ワークフローシステムのメリットの1つが、申請書の進捗状況をリアルタイムで確認できる点です。紙運用では「どこで止まっているか」が見えづらく、担当者が各承認者へ状況確認を行う手間が発生します。

システム化すると、誰がどの段階で処理しているのかが一覧で可視化され、承認待ちの状態や差し戻しの有無をすぐに把握できます。滞留している申請を早期に発見できるため、必要に応じてリマインドでき、処理の遅延防止につながる点もメリットです。

また、承認者にとっても受け取った申請の優先度を判断しやすくなり、業務の計画性が高まります。バックオフィスの管理者は申請データを集計し、部門ごとの処理傾向やボトルネックを把握できるため、業務改善の検討にも役立ちます。

申請書の電子化により紙代などのコストを削減できる

申請書を電子化することで、紙の申請書にかかっていた印刷費や保管費を削減できます。

紙運用では申請書の印刷、押印、ファイリング、保管場所の確保など多くのコストと工数が発生します。ワークフローシステムを導入すれば、申請内容は原則としてデジタルデータとして保存できるため、紙の利用を大幅に減らせます。データは検索機能で必要な情報をすぐに探せるため、書庫から書類を探す手間もなくなるでしょう。

また、保管年数が長い経費関係や人事書類でも、電子保管により物理スペースを確保する必要がなくなり、オフィスの省スペース化にも寄与します。電子データは複製・バックアップが容易なので、災害時のリスク軽減という観点でも有効です。コストと業務負担の双方を抑えられる点で、多くの企業が電子化を進めています。

申請フォームの一元管理により内部統制を強化できる

ワークフローシステムでは、申請フォームを一元管理できるため、組織の内部統制を強化できます。紙やExcel運用では、部門ごとに異なるフォーマットが使われ、記載内容にばらつきが生じ、承認の判断基準が不統一になるリスクがあります。システム化することで、申請項目や承認ルートを統一ルールで管理でき、不正確な申請を防げます。

また、承認権限を明確に設定できるため、職務権限に応じた適切な承認が担保されます。処理履歴も自動で残り、後から監査や確認が必要になった場合でも、誰がどのタイミングで処理したかを確認できます。これにより、業務の透明性が高まり、不正や誤処理の抑制につながります。

申請業務でワークフローシステムを導入するデメリット

ワークフローシステムは多くの業務を効率化できますが、導入すれば必ず自動的に改善されるわけではありません。使いづらさや運用方法の不一致があると、現場の負担がかえって増える場合もあります。導入効果を最大化するには、デメリットとなり得る要素を事前に把握し、自社の体制に合わせた準備が欠かせません。ここでは、あらかじめ知っておきたいワークフローシステムのデメリットを解説します。

操作性が悪い場合は申請作業が面倒に感じる

ワークフローシステムの操作性が低いと、申請作業がかえって煩雑に感じられることがあります。画面遷移が多い、入力項目が過剰、必要なボタンが見つけにくいなど、UI設計が現場に合わない場合は、紙やメールで行っていた手続きよりも負担が増えるケースもあります。

また、スマホ対応が不十分なシステムでは、外出先での承認ができず業務が滞る恐れがあります。操作が難しいと利用者が誤操作をしやすくなり、差し戻しや再申請が増えてしまうため、導入時には実際の利用場面を想定し、操作性を確認することが不可欠です。

申請・承認業務のフローのすり合わせが必要になる

ワークフローシステムを導入すると、既存の業務フローをシステム仕様に合わせて整理する必要があります。紙運用では担当者ごとに独自の手順が存在していたり、例外的な承認ルートが暗黙の運用として残っていたりすることが多く、そのままではシステムに適用できません。

導入時には、どの承認が必須か、誰がどの権限を持つか、例外処理をどう扱うかなどを明確にする必要があります。業務フローの整理には関係部門との調整が必要となり時間がかかりますが、フローの統一は長期的には業務の安定化につながるため、導入前に十分な検討が求められます。

申請業務でワークフローシステムを導入する際のポイント

ワークフローシステムは申請・承認フローの効率化につながりますが、業務手順に合わないシステムを選ぶと定着が進まず、投資対効果も低下します。導入効果を最大化するためには、操作性・業務適合・社内準備・システム連携といった要素を総合的に検討することが大切です。

ここでは、ワークフローシステムの導入時に知っておきたいポイントを解説します。

操作性を重視する

ワークフローシステム選定では、まず現場目線での操作性を重視することが欠かせません。申請を行うのは総務・人事だけでなく、営業や現場部門など多岐にわたるため、誰でも迷わず入力できる設計であることが必要です。画面遷移が少ないこと、入力項目が整理されていること、検索性が高いことなどは、申請作業のストレス軽減に直結します。

さらに、外出中の承認や簡易な修正がスマホで行えるかどうかはフローの滞留を防ぐポイントです。操作が複雑なシステムは利用率が下がり、結果的に紙やメールへ戻ってしまうケースもあるため、デモ環境の使用やトライアルを通して利用者の操作感を確認しましょう。

自社業務との適合性を確認する

システム導入では、自社の業務フローに適合しているかを事前に見極めることが不可欠です。申請内容や承認ルートは企業によって大きく異なり、画一的なシステムでは対応しきれない場合もあります。

また、業務の例外処理にどう対応できるかも確認しましょう。柔軟な条件分岐や権限設定が可能なシステムであれば、将来的なフロー変更にも対応しやすく、運用の安定性が高まります。導入前に業務フローを棚卸しし、システムとのギャップを把握することで、より適切な選定ができます。

導入前準備と社内周知を徹底する

ワークフローシステムを円滑に定着させるには、導入前の準備と社内周知が欠かせません。

まず、現行の業務フローを明確にし、どの申請をどの手順で処理するかを整理する必要があります。運用ルールが曖昧なままシステムを導入すると、利用者が混乱し、差し戻しや誤操作が増える原因になります。

また、システム導入の目的や変更点を利用者へ丁寧に説明し、理解度を高めることが大切です。マニュアルや説明会、Q&Aの整備、サポート窓口の設置など、社内に浸透させるための工夫も必要です。導入直後は問い合わせが集中するので、管理部門とシステム管理者が連携してサポート体制を整えることで、スムーズな定着が進みます。

拡張性・連携性を意識する

ワークフローシステムは長期的に活用する基盤であるため、拡張性と連携性も重視すべきポイントです。将来的に申請の種類が増えたり、組織改編や業務改善が行われたりした際に、柔軟にフローを付け替えられる仕組みかどうかを確認する必要があります。

また、会計システムや勤怠管理、経費精算ツール、チャットツールなど他システムとの連携が可能であれば、入力作業の重複を減らし、より高い効率化が見込めます。API連携やデータ出力機能が充実しているシステムほど、将来的なDX推進に対応しやすく、業務全体の自動化を進める基盤として活用できます。導入時点だけでなく、中長期の運用を見据えて選定しましょう。

ワークフローシステムで変わる申請・承認フローの新しい姿

ワークフローシステムは、申請業務に伴う入力・承認・連絡・確認といった一連のプロセスをデジタル化し、正確で滞りのない業務運用を実現するための基盤です。紙運用で課題となりやすい滞留、連絡漏れ、形式のばらつき、管理負荷などをまとめて解消でき、申請者・承認者・管理者の全員にメリットがあります。

ただし、導入時には操作性の検証や社内フローの整理、利用者への周知など、事前準備が不可欠です。自社の課題や運用体制を踏まえながら、最適なワークフローシステムを選定することで、業務の透明性向上や内部統制の強化につながります。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。