更新日 : 2025年2月12日

自治会名簿の作成と個人情報の取り扱い方！無料テンプレートも

自治会名簿とは、氏名や生年月日、入退会日など、自治会に加入する会員の情報をまとめた名簿です。役員同士の連絡や町内会活動の活性化に役立つ一方で、個人情報の取り扱いには注意が必要です。

当記事では、自治会名簿における個人情報保護法の関係や名簿の適切な取り扱い方について詳しく解説します。無料のテンプレートを活用して簡単に名簿を作成する方法も紹介しますので、自治会長・役員や名簿管理担当者になった方はぜひ参考にしてください。

自治会名簿のテンプレート

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自治会名簿の無料テンプレート
自治会名簿の作成時は個人情報の取り扱いに要注意
自治会名簿で個人情報を取り扱う際のルール
自治会名簿の個人情報に関するQ&A
自治会名簿をテンプレートで作成し、適切に管理しよう

自治会名簿の無料テンプレート

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自治会名簿を電子化する場合や会員名簿を新たに作り直す場合は、無料のテンプレートを活用すると便利です。必要事項を記載した自治会名簿・町内会名簿を簡単に作成できます。自治会名簿の無料テンプレートは、以下のページからダウンロードしていただけます。

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自治会名簿の作成時は個人情報の取り扱いに要注意

自治会や町内会などの地域団体では、会の運営やメンバー間の連絡のために名簿を作成するのが一般的です。しかし、自治会名簿に含まれる情報は「個人情報」にあたり、個人情報保護法に則って適切に取り扱う必要があります。

「個人情報保護法」とは、個人情報を取り扱うすべての事業者が守るべき共通のルールを定めた法律です。個人情報の漏えいや不適切な取り扱いから個人の権利を守ることを目的としています。個人情報とは、氏名や住所、メールアドレス、電話番号など、特定の個人を識別できる情報を指します。そのため、自治会名簿に会員名とともに連絡先などを載せている場合、それらは個人情報となります。住民の入退会日や家族構成なども同様です。

なお、個人情報のうち、人種・信条・病歴・障害の有無など、本人に不利益が生じないよう慎重に取り扱う必要のある情報は「要配慮個人情報」に分類されます。

「個人情報保護法は株式会社などの営利組織が関係する法律」というイメージを持つ方もいますが、事業に名簿を利用していれば、自治会や町内会も「個人情報取扱事業者」に該当し

ます。法律順守はもちろん、自治会員のプライバシーを保護し、団体としての信頼性を高めるためにも、個人情報の適切な管理は必須と言えるでしょう。

自治会名簿で個人情報を取り扱う際のルール

自治会名簿の作成と管理には、個人情報保護法に基づく厳格なルールが存在します。以下に、名簿における個人情報の取得から保管、第三者提供、委託に至るまでの各ステップで守るべき主要なポイントを解説します。

個人情報の取得前

個人情報を集める前には、その利用目的を明確に特定することが法律によって義務付けられています。自治会名簿を作成する際には「総会の通知や災害時の緊急連絡などの目的で使用する」など、個人情報の具体的な利用目的を決定しましょう。自治会名簿を配布する場合は、その理由についても利用目的に含める必要があります。

さらに、個人情報保護法では本人の同意を得ず、特定の利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことを禁じています。たとえば「会の運営のために作成された名簿を、近隣店舗のクーポン配布や別団体の勧誘などに使う」ことは違法行為となります。不適切な利用は会員の信頼を損ねるだけでなく、法的な制裁を受ける恐れがあるため、避けるようにしましょう。

個人情報の取得時・利用時

「直接書面に記入する」「パソコンやスマホの画面上で入力する」などの方法により、自治会名簿を作成する過程で本人から情報を取得する場合、記入用紙や入力画面に利用目的を明示する必要があります。本人から配偶者や子どもなど家族の情報を教えてもらう場合は、配偶者や子どもにも利用目的を知らせなければなりません。

また、障害の有無など要配慮個人情報の聞き取りや名簿への掲載には本人の同意が必要です。強盗や特殊詐欺など、名簿を不当に使う恐れがある相手に個人情報を渡すのは禁止されています。

個人情報の保管時

個人情報の保管時には、漏えい・滅失・毀損を防ぐための適切な安全管理措置が必要です。自治会で名簿を保管する際は、「紙の名簿は鍵付きのキャビネットに保管する」「データの名簿はパスワードで保護し、セキュリティソフトウェアを導入する」など、保管方法に関するルールを決めておきましょう。名簿を配布した会員に対し、紛失や転売をしないよう呼びかけることも大切です。

また、自治会名簿は利用目的の範囲内で正確かつ最新の内容に保つ必要があります。定期的に内容の確認・更新を行った上で、古くなった名簿はシュレッダー処理やデータ消去するなど、遅滞なく適切に廃棄しましょう。

個人情報の第三者への提供時

個人情報を第三者に提供する際には、本人の明示的な同意が必須です。これは、自治会が名簿を他の会員に配布する場合も当てはまります。そのため、自治会区域に名簿の配布を考えている場合は、個人情報を取得する段階で利用目的だけでなく配布する旨も併せて伝え、本人からあらかじめ同意を得ましょう。ただし、法令に基づく要請や緊急時の安全確保などのときは、本人の同意を得なくても第三者に情報提供できるとされています。

自治会名簿を第三者に提供する際は、文書や電磁的記録などに「いつ・誰の・どのような情報を・誰に提供したのか」を記録しましょう。そうすることで、不正入手された名簿の経路探索・追跡に役立つ可能性があります。

個人情報の取り扱いの委託時

自治会が印刷業者やデータ処理業者などの外部企業に名簿の作成や保管を委託する場合、厳格な安全管理措置を確保するための監督が不可欠です。信頼できる委託先を選定した上で、名簿の持ち出し禁止・委託業務以外の利用禁止などを記載した書面を交わし、不適切な取り扱いがないか口頭などで定期的に確認しましょう。

契約終了時のデータ・ファイルの返却や完全な消去を義務付け、これらの措置が適切に行われたことを証明する文書の提出を求めることも重要です。なお、名簿に含まれる会員情報の取り扱いを委託する際、本人の同意や提供に関する記録の作成は不要です。

自治会名簿の個人情報に関するQ&A

ここからは、本人の同意の取り方、情報の更新、すでに配布された名簿の管理方法など、自治会名簿の個人情報の取り扱い方に関してよくある質問に回答します。

本人の同意を得るとは？同意を得られなかったら？

「本人の同意を得る」とは、個人情報を取り扱うことを承諾する旨の本人の意思表示を、個人情報取扱事業者が認識する状態を指します。適切な同意を得るためには、本人が判断を下すのに十分な情報を提供し、理解を助けることが求められます。

町内会向けに名簿を回覧するなど、自治会名簿を第三者に提供する場合は、本人の同意が必要です。同意が得られなかった場合、その情報は名簿から除外するか、他の会員に配布する前に閲覧用名簿にマスキングなどの処理を施す必要があります。

自治会名簿を新たに作成する場合、変更点のない会員の情報はどう取り扱う？

以前に個人情報を収集した際にすでに利用目的を伝え、必要な同意を得ているなら、特に新たな手続きを行う必要はありません。以前の同意が引き続き有効とみなされ、新しい名簿にその情報を再利用することができます。ただし、情報の正確性を保証するためには、定期的な確認が推奨されます。また、会員から情報更新・訂正の要求があった場合は、その要望に対応する必要があります。

すでに作成・配布した自治体名簿はどのように取り扱う？

利用目的の範囲内で使用されているのであれば、特別な手続きは必要ありませんが、自治会名簿が盗難や紛失に遭わないよう適切な管理が求められます。万が一の情報漏えいを防ぐためには、自治会として配布先の管理状況を定期的に確認し、安全対策の徹底を促すことが推奨されるでしょう。

自治会名簿をテンプレートで作成し、適切に管理しよう

自治会名簿の作成と管理には、個人情報保護法の順守が求められます。自治会名簿作成にあたって個人情報を収集する際は、その利用目的をきちんと明示しましょう。名簿を配布する場合は本人の同意も必要です。個人情報の漏えい防止を図るため、書類を適切な場所と方法で保管することも欠かせません。個人情報保護法を理解した上で、無料のテンプレートを活用し、地域社会や自治会運営に役立つ自治会名簿を作成しましょう。