• 更新日 : 2026年1月29日

採用通知メールの書き方は？新卒・中途向け例文や送信タイミング・フォロー方法を解説

採用通知メールは、選考を通過した応募者に採用決定を正式に伝える重要な連絡です。適切なタイミングと丁寧な文面は、応募者の入社意欲を高め、内定辞退の防止にもつながります。

本記事では、採用通知メールの役割や送信のタイミングに加え、新卒・中途採用別の例文、フォローアップメールの活用方法を解説します。

採用通知メールとは？

採用通知メールは、応募者にとって企業からの最終的な評価を受け取る重要な場面であり、企業側にとっては内定意思を明確に伝える大切なアクションです。送る時期や文面の内容次第で、応募者の入社意欲や企業イメージにも影響を及ぼします。

採用の決定を正式に伝える連絡手段

採用通知メールとは、最終選考を通過した応募者に対して「内定が決まった」ことを正式に知らせるメールです。企業の採用意思を文章として明文化し、応募者にとっては選考の結論が伝えられる連絡です。

このメールは、いわば採用活動の締めくくりにあたり、応募者に安心感と信頼を与える役割も果たします。最近では、電話での事前連絡に加え、詳細な条件や今後の手続き案内を採用通知メールで行う企業が増えており、ビジネス上の正式な記録としての意味も持ちます。なお、賃金や労働時間などの労働条件は別途労働条件通知書（雇用契約書等）で明示が必要です。メールをはじめとした電子的方法で通知する場合は、労働者の希望を確認しましょう。

採用通知メールは最終面接から1週間以内に送るのが基本

採用通知メールは、選考結果が出たらできる限り早く送信することが求められます。目安としては、最終面接から1週間以内、理想的には2～3日以内の対応が望ましいとされています。

連絡が遅れることで応募者の入社意欲が下がったり、他社の内定に流れてしまう可能性が高まるため、スピード感を持った対応が必要です。選考段階で「○日までに連絡します」と伝えていた場合も、余裕を持ってその期日前に連絡を行うのが望まれます。

採用通知メールの印象が企業イメージや内定承諾率に影響する

採用通知メールの文面には、企業の姿勢や社風が表れます。内容が事務的すぎたり素っ気ない印象を与えると、応募者が企業に対して不信感を抱き、内定辞退につながるケースもあります。

一方で、感謝の気持ちや歓迎の意を丁寧に伝えるメールは、応募者にとって心強く、入社への期待感や安心感を高めます。たとえ辞退された場合でも、誠実なやり取りを通じて良好な関係を築いておけば、将来的な再接点の可能性も残すことができます。

新卒向け採用通知メールの例文は？

新卒内定者に送る採用通知メールは、感謝の気持ちと今後の予定を盛り込んだ前向きな内容にするのが効果的です。以下は新卒採用者向けの採用通知メール例文です。

新卒向け採用通知メール作成のポイントは？

新卒内定者への採用通知メールでは、採用の事実を伝えるだけでなく、入社までの信頼形成や安心感の提供が求められます。例文以外に重要なポイントを押さえておきましょう。

感謝と歓迎の姿勢を文面で明確に示す

新卒の応募者にとって、採用通知メールは初めての内定連絡であることが多く、企業からの最初の「正式なメッセージ」となります。面接への謝意や採用決定に対する歓迎の意を文面に盛り込むことで、応募者は自身が評価されたことを実感し、企業への安心感と信頼を得ることができます。

入社までのスケジュールを簡潔に伝える

新卒採用は内定から入社まで期間が長いため、内定者研修や内定式などの予定に簡単に触れておくことで、応募者が入社後の流れをイメージしやすくなります。スケジュールの有無に関わらず、「詳細は後日ご案内します」と記載するだけでも安心感を与える効果があります。

なお、内定は状況により、労働契約として扱われることがあります。内定の取り消しは「客観的に合理的と認められ社会通念上相当として是認できる」場合のみに限られるため、採用の判断は慎重に判断しなければなりません。

同期とのつながりを伝え、不安を軽減する

「他の内定者との交流機会をご用意しています」といった一文を加えることで、初めて社会に出る不安を和らげるとともに、入社後の人間関係形成に前向きな期待感を持ってもらえます。こうした配慮は、内定辞退の抑止にもつながります。

中途採用向け採用通知メールの例文は？

中途採用内定者への採用通知メールは、採用決定の事実と入社手続きについて簡潔に伝えることがポイントです。社会人経験のある中途採用者の場合、入社までの期間が比較的短いため、必要事項を漏れなく伝えつつ過度なフォローになりすぎないよう心がけます。以下に中途採用向けの採用通知メール例文を示します。

中途採用向け採用通知メール作成のポイントは？

中途採用者に送る採用通知メールは、新卒と異なり即戦力人材を対象とするため、内容はよりビジネスライクかつ実務的であることが求められます。ただし、簡潔な中にも配慮や敬意を込めることで、相手の入社意欲を高める効果があります。

採用の決定理由に触れることで納得感を高める

中途採用者は自身のキャリアに自信と期待を持って応募しています。そのため、通知メール内で「ご経験やスキルを評価し…」などといった形で、採用の背景や評価ポイントに簡単に触れることで、企業からの信頼を明確に伝えることができます。これにより内定通知が一方的な結果連絡ではなく、応募者の努力や能力を正当に評価した結果であると理解してもらえます。

入社日・手続き・提出書類などの実務的情報を明記する

中途採用者は現職の退職手続きや転職準備が必要な場合も多いため、入社予定日や必要書類、返送期限などを明確に伝えることが重要です。特に、承諾期限がある場合は「◯月◯日までにご返送ください」と具体的に記載し、次のアクションを明示しておくことで、応募者の混乱や不安を防げます。加えて、「書類は郵送済み」や「詳細は追ってご連絡」など、次の連絡の見通しも伝えるとより丁寧です。

フォーマルさを保ちつつも誠実さと温かみを込める

中途採用者は社会経験がある分、過度なフレンドリーさは不要ですが、かといって形式的すぎると「機械的な対応」と受け取られることもあります。したがって、文面にはビジネスマナーを保ちつつ、「お迎えできることを楽しみにしております」などの歓迎の言葉を加えることで、誠実な印象を与えることができます。

内定辞退を防ぐためのフォローアップメールの活用方法は？

採用通知メールを送っただけでは、応募者の気持ちが固まらず内定辞退につながる可能性があります。内定通知後のフォローアップメールは、応募者の不安を軽減し、入社意欲を維持するための有効な手段です。ここでは、フォローアップメールをどのように活用すべきかを整理します。

フォローアップメールで応募者の不安を減らし入社意欲を維持する

フォローアップメールは、採用通知から入社日までの期間に応募者との関係をより深め、安心感を提供するために送るものです。内定者は、入社前の期待とともに、職場環境への不安や業務内容への疑問を抱えることがあります。採用担当者から適切なタイミングでメールが届くことで、「気に掛けてもらえている」という感覚が生まれ、企業への好意や信頼が強まります。結果として、応募者が迷いを抱えたときにも、企業に対する安心感が辞退の抑止力として機能します。

定期的な連絡や情報提供が内定者の迷いを減らす

フォローアップメールでは、内定者に必要な情報を適度な頻度で提供することが効果的です。入社までのスケジュール、配属予定部署の簡単な紹介、研修内容の概要などを伝えることで、内定者は自分の未来を具体的にイメージしやすくなります。また、「ご不明点があればお気軽にご相談ください」といった一文を添えることで、質問しやすい環境を整え、内定者が抱える小さな不安を早期に解消できます。こうした継続的なコミュニケーションは、応募者の迷いや焦りの芽を摘み、辞退の可能性を下げる効果を持ちます。

個別性を意識したメッセージにより信頼関係を強める

フォローアップメールは、単なる一斉配信ではなく、応募者の特性や選考時のやり取りに基づいた個別性のある内容にすることで、より強い効果を発揮します。面接で話した内容や応募者が強調していたキャリア志向に触れながら、「入社後にぜひ活かしていただきたい」といった期待を伝えると、企業が自分を理解してくれていると感じ、入社意欲がさらに高まります。また、応募者が現職中の場合には「お忙しい中での調整となりますが、ご無理のないように」といった気遣いを示すことで、信頼関係の構築につながります。こうした細やかなコミュニケーションが、辞退の防止だけでなく、入社後のエンゲージメント向上にもつながります。

採用通知メールは内定者にとって入社への第一歩

採用通知メール（内定通知）は、応募者にとって新しい職場への第一歩となる大切な連絡です。内定通知を迅速かつ丁寧に行うことで、内定者に安心感を与え入社意欲を高める効果があります。逆に対応が遅かったり事務的すぎる内容だと、内定者の不安を招き他社への流出につながる可能性もあります。自社の魅力が伝わるメールで内定者を迎え入れ、円滑な採用活動の締めくくりとしましょう。

• 監修：柴田充輝（社会保険労務士/1級FP技能士）

  厚生労働省やハローワークでの勤務を通じて、社会保険や労働保険の実務を担当。現在はFP1級や社会保険労務士資格を活かして、家計見直しや資産運用に関するアドバイス、企業へ労務管理のアドバイスなどを行っている。1,200記事以上の金融・不動産・社会保険系の記事の執筆・監修もしており、正しい情報をわかりやすく伝えるために活動中。