作成日 : 2025年10月27日

スプレッドシートで請求書を効率的に作成・管理するには？テンプレートからデザイン改善、共有方法まで徹底解説

Googleスプレッドシートを使えば、高価な専用ソフトを導入することなく、無料で本格的な請求書を作成・管理できます。自動計算やテンプレート機能を活用することで、手作業によるミスを減らし、請求業務にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。請求書の作成には「インボイス制度」に対応するための必須項目や、顧客情報を安全に扱うための正しい知識が必要です。

この記事では、基本的な請求書の作り方から、テンプレートの活用、安全な管理・共有方法まで、すぐに実践できる知識を解説します。

スプレッドシートで請求書を簡単に作る方法は？
スプレッドシートの請求書テンプレートを活用するには？
スプレッドシートで請求書のデザインを改善する方法は？
スプレッドシートで請求書を効率的に管理する方法は？
スプレッドシートで請求書を安全に共有する方法は？
スプレッドシートで請求書業務を完全自動化して競争力を高める

スプレッドシートで請求書を簡単に作る方法は？

スプレッドシートで請求書を作成する基本的な方法は、必要項目の配置、計算式の設定、書式設定、印刷設定という4つのステップで構成され、30分程度で本格的な請求書を完成させることができます。

初めての方でも、段階的に進めることで確実に請求書を作成できます。

請求書に必要な基本項目

請求書の作成は、法的要件を満たす必要項目を適切に配置することです。まず、A1セルから順番に会社情報エリアを作成します。発行者（自社）の会社名、住所、電話番号、メールアドレスを上部に配置し、その下に請求先の会社名と「御中」を大きく表示します。

次に、請求書の基本情報として、請求書番号、発行日、支払期限を右上に配置します。これらは後から検索や管理をする際に重要な要素となるため、明確に表示することが大切です。請求金額の合計は、目立つように大きなフォントで中央付近に配置します。

明細部分は表形式で作成し、項目名、数量、単価、金額の列を設定します。最下部には小計、消費税、合計金額を配置し、振込先情報や備考欄も忘れずに追加します。

自動計算式の設定と実装

請求書の効率化の鍵は、自動計算式の適切な設定にあります。まず、各明細行の金額計算から始めます。

基本的な計算式の設定：

金額 = 数量 × 単価

=C10*D10 // C10:数量、D10:単価

小計の計算：

=SUM(E10:E20) // E列の明細金額を合計

消費税の計算（10%の場合）：

=E21*0.1 // E21:小計

または

=ROUND(E21*0.1, 0) // 端数を四捨五入

合計金額の計算：

=E21+E22 // E21:小計、E22:消費税

より高度な実装として、税率を別セルに設定して参照する方法もあります。

消費税率セル（F1）: 10%

消費税計算: =E21*$F$1 // 絶対参照で税率を固定

見やすい書式設定の適用

請求書の信頼性と読みやすさを向上させるため、適切な書式設定を適用します。

会社名と請求先は、フォントサイズを16〜18ポイントに設定し、太字で強調します。請求金額の合計は、さらに大きな20〜24ポイントで表示し、背景色を薄い青や黄色にして目立たせます。

明細表の見出し行は、背景色を濃いめの色（例：濃い青）にして、文字色を白にすることで、データ部分との区別を明確にします。罫線は、外枠を太線、内側を細線にして、視覚的な階層を作ります。

数値の表示形式も重要です。

金額列: ¥#,##0 形式

パーセント: 0.0%

日付: yyyy年mm月dd日

印刷とPDF出力の設定

請求書を実際に使用するための印刷設定を行います。まず、「ファイル」→「印刷」を選択し、印刷範囲を請求書の必要部分のみに設定します。

印刷設定の要点

用紙サイズ：A4縦向き
余白：上下左右各15mm程度
拡大縮小：幅に合わせる
グリッド線：非表示
ヘッダー/フッター：必要に応じて設定

PDF出力時は、「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF」を選択します。この際、現在のシートのみを選択し、不要なシートが含まれないように注意します。

請求書番号の自動採番システム

効率的な請求書管理のため、自動採番システムを実装します。

function generateInvoiceNumber() {

const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

const lastInvoiceCell = sheet.getRange(“B2”); // 請求書番号セル

// 現在の日付を取得

const today = new Date();

const year = today.getFullYear();

const month = String(today.getMonth() + 1).padStart(2, ‘0’);

// 連番を取得（別シートで管理）

const configSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

.getSheetByName(“設定”);

let currentNumber = configSheet.getRange(“B1”).getValue() || 0;

currentNumber++;

// 請求書番号を生成（例：2024-04-001）

const invoiceNumber = `${year}-${month}-${String(currentNumber).padStart(3, ‘0’)}`;

lastInvoiceCell.setValue(invoiceNumber);

configSheet.getRange(“B1”).setValue(currentNumber);}

スプレッドシートの請求書テンプレートを活用するには？

テンプレート活用の選択肢として、公式の汎用テンプレートを基に、自社で業界別にカスタマイズしたり、Apps Scriptで自動化機能を付与する方法があります。外部コミュニティ配布のテンプレートを取り入れるケースもあります。

テンプレートを活用することで、作成時間を大幅に短縮し、プロフェッショナルな請求書を簡単に作成できます。

Google公式テンプレートギャラリーの活用

Googleスプレッドシートには、公式のテンプレートギャラリーが用意されています。新規作成時に「テンプレートギャラリー」から「請求書」を選択すると、すぐに使える基本的な請求書テンプレートが利用できます。

公式テンプレートはシンプルで汎用的です。ただし、日本の商慣行やインボイス制度の必須項目（登録番号、税率区分別の小計・税額、買手名等）には未対応のことがあるため、用途に合わせて項目を追加してください。初心者でも基礎構成の出発点として使いやすく、ロゴや配色のカスタマイズは容易です。カスタマイズも容易で、会社ロゴの追加や色の変更も簡単に行えます。

テンプレートを開いたら、まず「ファイル」→「コピーを作成」を選択して、自分用のコピーを作成します。これにより、元のテンプレートを保持しながら、自由に編集できるようになります。

業界別カスタマイズテンプレート

業界によって請求書に必要な項目は異なります。それぞれの業界に特化したテンプレートを作成することで、より効率的な請求業務が可能になります。

IT・Web制作業界向け：

function createITInvoiceTemplate() {

const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

// 見出し

sheet.getRange(“A10:E10”).setValues([[“項目”,”作業内容”,”工数(h)”,”単価”,”金額”]]);

// データ（数値で保持）

const rows = [

[“要件定義”,””, 40, 10000, “=C11*D11”],

[“デザイン作成”,””, 80, 8000, “=C12*D12”],

[“コーディング”,””, 120, 7000, “=C13*D13”],

[“テスト・検証”,””, 40, 6000, “=C14*D14”]];

sheet.getRange(11,1,rows.length,rows[0].length).setValues(rows);

// 表示形式（日本円/千区切り、工数は整数）

sheet.getRange(“C11:C14”).setNumberFormat(“0”); // 工数

sheet.getRange(“D11:E14”).setNumberFormat(‘[$¥-ja-JP]#,##0’); // 単価・金額}

※ インボイス対応が必要なら税率列（例：F列）を追加し、税率別小計/税額を別枠で算出してください（前稿のSUMIF例を参照）。

建設業向けテンプレートの特徴

工事名称欄の追加
材料費と労務費の分離
諸経費の詳細項目
工期の記載欄
保証期間の明記

多言語対応テンプレートの作成

グローバルビジネスに対応するため、多言語切り替え可能なテンプレートを作成します。

多言語対応の実装例：

function switchLanguage(lang) {

const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

const translations = {

ja:{invoice:”請求書”,date:”発行日”,due_date:”支払期限”,subtotal:”小計”,tax:”消費税”,total:”合計”, locale:”ja-JP”, currency:'[$¥-ja-JP]#,##0′},

en:{invoice:”INVOICE”,date:”Date”,due_date:”Due Date”,subtotal:”Subtotal”,tax:”Tax”,total:”Total”, locale:”en-US”, currency:’$#,##0′}};

const t = translations[lang] || translations[“ja”]; // フォールバック

sheet.getRange(“A1”).setValue(t.invoice);

sheet.getRange(“F3”).setValue(t.date);

sheet.getRange(“F4”).setValue(t.due_date);

// 金額列の表示形式/日付形式も切替

sheet.getRange(“E11:E1000”).setNumberFormat(t.currency);

sheet.getRange(“B4”).setNumberFormat(t.locale === “ja-JP” ? “yyyy年m月d日” : “yyyy-mm-dd”);}

※ インボイス要件（登録番号、税率別内訳、買手名など）は言語切替でも削らないでください。

自動化機能付きテンプレート

高度な自動化機能を組み込んだテンプレートで、請求業務をさらに効率化します。

自動化機能の実装項目

顧客情報の自動入力（顧客マスターから取得）
商品・サービスの自動補完
税率の自動更新
支払期限の自動計算
請求書の自動保存とバックアップ

顧客情報自動入力の実装：

/**

* 顧客コード(B5)から顧客マスターを引き当てて B6:B8 に一括反映

* 前提: 顧客マスターは A列=顧客コード/B=会社名/C=住所/D=担当者の想定

* 例外/未一致/型差/空白に強い実装

function autoFillCustomerInfo() {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const invoice = ss.getActiveSheet();

const master = ss.getSheetByName(“顧客マスター”);

if (!master) {

SpreadsheetApp.getUi().alert(‘「顧客マスター」シートが見つかりません。’);

return;}

const codeRaw = invoice.getRange(“B5”).getValue();

const code = String(codeRaw).trim(); // 型差・空白吸収

if (!code) {

SpreadsheetApp.getUi().alert(‘顧客コード(B5)が未入力です。’);

return;}

const lastRow = master.getLastRow();

if (lastRow < 2) {

SpreadsheetApp.getUi().alert(‘顧客マスターにデータがありません。’);

return;} const values = master.getRange(2, 1, lastRow – 2 + 1, 4).getValues(); // A:D

// 高速検索のためマップ化

const map = new Map(values.map(r => [String(r[0]).trim(), r]));

const hit = map.get(code);

if (!hit) {

// 未一致時はクリア & 通知

invoice.getRange(“B6:B8”).clearContent();

SpreadsheetApp.getUi().alert(`顧客コード「${code}」は顧客マスターに見つかりません。`);

return;}

// まとめて書き込み（B6:会社名, B7:住所, B8:担当者）

invoice.getRange(“B6:B8”).setValues([[hit[1]],[hit[2]],[hit[3]]]);}

※ 併せて「顧客コード」入力セル(B5)にデータ検証（リスト/一意）を設定し、マスター側A列に重複チェックを導入すると実運用が安定します。

テンプレートの保守と更新

テンプレートを長期的に活用するための保守管理方法を確立します。

バージョン管理の実装：

/**

* テンプレートを日付時刻付きで安全にバックアップし、変更履歴に追記

* 必要: BACKUP_FOLDER_ID を実際のフォルダIDに差し替え

function saveTemplateVersion() {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const lock = LockService.getDocumentLock();

lock.waitLock(30000); // 競合回避

try {

const FOLDER_ID = ‘<<実際のフォルダID>>’; // ←差し替え必須

let folder;

try {

folder = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID);

} catch (e) {

throw new Error(‘バックアップ先フォルダIDが不正です。’);}

// 日本時間でバージョン名生成

const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone() || ‘Asia/Tokyo’;

const ts = Utilities.formatDate(new Date(), tz, ‘yyyyMMdd_HHmmss’);

const backupName = `請求書テンプレート_v${ts}`;

// バックアップ作成（スプレッドシート全体）

const copy = ss.makeCopy(backupName, folder);

// 履歴シート確保（なければ作成）

let log = ss.getSheetByName(‘変更履歴’);

if (!log) {

log = ss.insertSheet(‘変更履歴’);

log.appendRow([‘日時’,’バージョン’,’イベント’,’実行ユーザー’,’バックアップファイルID’]);}

const user = Session.getEffectiveUser() ? Session.getEffectiveUser().getEmail() : ”;

log.appendRow([new Date(), backupName, ‘テンプレート更新’, user, copy.getId()]);

} finally {

lock.releaseLock();}}

※ 1日に一度だけのバックアップに制限したい場合は、同名存在チェックや最終バックアップ日時の保存を追加してください。

スプレッドシートで請求書のデザインを改善する方法は？

請求書のデザイン改善には、カラースキームの統一、フォントの最適化、レイアウトの整理、ブランディング要素の追加、視覚的階層の確立という5つの要素があり、これらを適切に組み合わせることでプロフェッショナルな印象を与えられます。

優れたデザインは、請求書の信頼性を高め、支払いの迅速化にもつながります。

プロフェッショナルなカラースキームの適用

請求書の色使いは、企業のブランドイメージと一貫性を保ちながら、読みやすさを確保することが重要です。

効果的なカラースキームの例：

function applyProfessionalColorScheme() {

const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

// コントラスト配慮した配色（白文字と組み合わせても視認性を確保）

const colors = {

primary: ‘#174EA6’, // 濃い青（白文字と高コントラスト）

secondary: ‘#0F7A3E’, // 濃い緑（白文字と高コントラスト）

background: ‘#F3F6FB’, // 淡いグレー青

text: ‘#202124’, // 濃灰

border: ‘#B8C1CC’ // 枠線};

// ヘッダー

sheet.getRange(“A1:H3”).setBackground(colors.primary)

.setFontColor(‘#FFFFFF’)

.setFontWeight(‘bold’);

// 明細見出し

sheet.getRange(“A9:E9”).setBackground(colors.background)

.setFontColor(colors.text)

.setBorder(true, true, true, true, null, null, colors.border, SpreadsheetApp.BorderStyle.SOLID_MEDIUM);

// 合計欄（色＋太字＋太枠で強調）

const totalRange = sheet.getRange(“D21:E23”);

totalRange.setBackground(colors.secondary)

.setFontColor(‘#FFFFFF’)

.setFontWeight(‘bold’)

.setBorder(true, true, true, true, null, null, ‘#666666’, SpreadsheetApp.BorderStyle.SOLID_THICK);

// 白黒印刷対策：合計金額セルに網掛けと太枠（色覚多様性にも配慮）

sheet.getRange(“E23”).setFontSize(12).setFontWeight(‘bold’);}

※ 重要数値は14pt以上や太字にし、色だけに頼らない強調にしてください。

フォントとタイポグラフィの最適化

読みやすく、プロフェッショナルな印象を与えるフォント設定を行います。

フォント設定のベストプラクティス

ヘッダー／見出し：Noto Sans JP（16–18pt、太字）
本文：Noto Sans JP（10–11pt、通常）
数値列：Roboto Mono または Courier New（等幅、10–11pt）
注記：Noto Sans JP（8–9pt）
※ PDF出力の文字化け防止・多端末での再現性を優先。

実装例：

function optimizeTypography() {

const sh = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

// タイトル／会社名／請求書番号

sh.getRange(“A1”).setFontFamily(“Noto Sans JP”).setFontSize(22).setFontWeight(“bold”);

sh.getRange(“G3:H3”).setFontFamily(“Noto Sans JP”).setFontSize(10).setFontWeight(“bold”); // 請求書番号等の枠

// 明細（本文）

sh.getRange(“A10:E10”).setFontFamily(“Noto Sans JP”).setFontSize(11).setFontWeight(“bold”); // 見出し

sh.getRange(“A11:E100”).setFontFamily(“Noto Sans JP”).setFontSize(10); // 行

// 数値列は等幅＋表示形式

const unitCol = sh.getRange(“D11:D100”); // 単価

const amtCol = sh.getRange(“E11:E100”); // 金額

unitCol.setFontFamily(“Roboto Mono”).setNumberFormat(‘[$¥-ja-JP]#,##0’);

amtCol.setFontFamily(“Roboto Mono”).setNumberFormat(‘[$¥-ja-JP]#,##0’);

// 注記

sh.getRange(“A24:H26”).setFontFamily(“Noto Sans JP”).setFontSize(9).setFontColor(“#5f6368”);}

※ 列構成が変わる可能性がある場合は、見出し名の検索で列を特定してからフォーマットを当てると安全です。

レイアウトとグリッドシステム

整然としたレイアウトで、情報の階層を明確にします。

グリッドシステムの実装：

function setupGridLayout() {

const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

// 列幅の設定（8列グリッド）

const columnWidths = [120, 200, 80, 100, 100, 100, 100, 100];

for (let i = 0; i < columnWidths.length; i++) {

sheet.setColumnWidth(i + 1, columnWidths[i]);}

// シート内の「スペーサー行」を作るだけ（印刷余白は別設定）

sheet.setRowHeight(1, 10); // 上部スペース

sheet.setRowHeight(25, 10); // 下部スペース

// 印刷時の余白はページ設定（ファイル → 印刷 → 余白）で調整する旨を本文に明記

// セクション間のスペース

sheet.setRowHeight(8, 20); // ヘッダーと明細の間

sheet.setRowHeight(20, 15); // 明細と合計の間}

ブランディング要素の追加

企業のアイデンティティを請求書に反映させます。

ロゴと会社情報の配置：

// ロゴ画像の挿入（URL→Blobにしてから）

const logoUrl = ‘https://example.com/logo.png’;

const blob = UrlFetchApp.fetch(logoUrl).getBlob();

sheet.insertImage(blob, 1, 1); // 列1・行1に配置

// 位置微調整が必要なら OverGridImage API を利用（必要に応じて）

// const img = sheet.insertImage(blob, 1, 1);

// img.setAnchorCell(sheet.getRange(“A1”)).setAnchorCellXOffset(6).setAnchorCellYOffset(6);

// 会社情報のスタイリング

const companyInfoRange = sheet.getRange(“F1:H3”).merge();

companyInfoRange

.setWrap(true) // 折り返し

.setValue(“株式会社サンプルn〒100-0001n東京都千代田区千代田1-1-1nTEL: 03-1234-5678”)

.setHorizontalAlignment(“right”)

.setVerticalAlignment(“top”);

視覚的な情報階層の確立

重要な情報を強調し、読み手の視線を自然に誘導します。

情報階層の実装方法：

function establishVisualHierarchy() {

const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

// レベル1：最重要情報（請求金額合計）

const totalRange = sheet.getRange(“E23”);

totalRange.setFontSize(18);

totalRange.setFontWeight(“bold”);

totalRange.setBackground(“#fff3cd”);

totalRange.setBorder(true, true, true, true, false, false,

“#ffc107”, SpreadsheetApp.BorderStyle.SOLID_MEDIUM);

// レベル2：重要情報（小計、税額）

sheet.getRange(“D21:E22”).setFontSize(12);

sheet.getRange(“D21:E22”).setBackground(“#e3f2fd”);

// レベル3：通常情報（明細）

sheet.getRange(“A10:E19”).setFontSize(10);

// レベル4：補足情報（備考、注記）

sheet.getRange(“A24:E26”).setFontSize(8);

sheet.getRange(“A24:E26”).setFontColor(“#6c757d”);}

スプレッドシートで請求書を効率的に管理する方法は？

請求書の効率的な管理には、データベース化、ステータス管理、自動集計、検索システム、バックアップ体制の5つの要素が必要で、これらを組み合わせることで請求業務全体を最適化できます。

体系的な管理システムにより、請求漏れや遅延を防ぎ、キャッシュフローの改善にもつながります。

請求書データベースの構築

すべての請求書を一元管理するデータベースを構築します。

データベース構造の設計：

function createInvoiceDatabase() {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const name = “請求書DB”;

let db = ss.getSheetByName(name);

if (!db) db = ss.insertSheet(name); else db.clear(); // 既存なら初期化

const headers = [“請求書番号”,”発行日”,”顧客名”,”請求金額”,”支払期限”,

“ステータス”,”入金日”,”備考”,”ファイルリンク”,”担当者”,

“更新日時”,”アラート”]; // ← アラート列を追加（期限超過等を表示）

db.getRange(1,1,1,headers.length).setValues([headers]).setFontWeight(“bold”);

db.setFrozenRows(1);

// ステータス検証（アラートは別列で扱うので「期限超過」は入れない）

const statusRule = SpreadsheetApp.newDataValidation()

.requireValueInList([“作成中”,”送付済”,”入金待ち”,”入金確認”,”完了”])

.setAllowInvalid(false).build();

db.getRange(“F2:F”).setDataValidation(statusRule);

// 表示形式

db.getRange(“B2:B”).setNumberFormat(“yyyy年m月d日”); // 発行日

db.getRange(“E2:E”).setNumberFormat(“yyyy年m月d日”); // 支払期限

db.getRange(“G2:G”).setNumberFormat(“yyyy年m月d日”); // 入金日

db.getRange(“D2:D”).setNumberFormat(‘[$¥-ja-JP]#,##0’); // 金額

db.getRange(“K2:K”).setNumberFormat(“yyyy-MM-dd HH:mm:ss”); // 更新日時

// フィルタ

db.getRange(1,1,1000,headers.length).createFilter();}

ステータス管理と自動通知

請求書のステータスを管理し、必要に応じて自動通知を送信します。

ステータス管理システム：

function updateInvoiceStatus() {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const sh = ss.getSheetByName(“請求書DB”);

if (!sh) return;

const last = sh.getLastRow();

if (last < 2) return;

const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone() || ‘Asia/Tokyo’;

const toDateOnly = d => {

if (!(d instanceof Date)) return null;

return new Date(Utilities.formatDate(d, tz, ‘yyyy-MM-dd’) + ‘T00:00:00’);};

const rng = sh.getRange(2,1,last-1,12);

const vals = rng.getValues();

const bgs = rng.getBackgrounds();

const COL_DUE = 5; // 支払期限(E)

const COL_STATUS = 6;// ステータス(F)

const COL_ALERT = 12;// アラート(L)

const today = toDateOnly(new Date());

for (let r = 0; r < vals.length; r++) {

const row = vals[r];

const due = toDateOnly(row[COL_DUE-1]);

const status = String(row[COL_STATUS-1] || “”);

let alert = “”;

// 期限が空 or 入金確認/完了はスキップ

if (!due || [“入金確認”,”完了”].includes(status)) {

alert = “”;

bgs[r][COL_ALERT-1] = “#ffffff”;

} else {

// 3日前・期限超過判定（時刻の影響を排除）

const threeBefore = new Date(due); threeBefore.setDate(due.getDate()-3);

if (status === “入金待ち” && today > due) {

alert = “期限超過”;

bgs[r][COL_ALERT-1] = “#ffcccc”;

sendAlertEmailSafe(row); // 安全な通知関数（下記）

} else if (status === “入金待ち” && today >= threeBefore && today <= due) {

alert = “期限間近”;

bgs[r][COL_ALERT-1] = “#fff2cc”;

} else {

alert = “”;

bgs[r][COL_ALERT-1] = “#ffffff”; }}

vals[r][COL_ALERT-1] = alert;

// 更新日時

vals[r][11-1] = new Date();}

rng.setValues(vals);

rng.setBackgrounds(bgs);}

// ダミーの安全通知（環境に合わせて実装）

function sendAlertEmailSafe(row) {

// row配列から必要情報を整形してメール送信等を行う

// 本番では MailApp.sendEmail(…) を利用し、送信先の取得・重複送信防止を実装してください。}

売上集計と分析機能

請求データから売上分析を自動生成します。

月次集計の実装

月別売上推移
顧客別売上ランキング
商品・サービス別集計
入金率と回収期間分析
前年同期比較

function generateMonthlySummary() {

/**

* 月次売上集計（発行日ベース／入金日ベースを選択可能）

* options: { basis: “issue” | “cash” } // デフォは “issue”

* 前提: 請求書DBの列: B=発行日, D=請求金額, E=支払期限, G=入金日, F=ステータス

function generateMonthlySummary(options = { basis: “issue” }) {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const db = ss.getSheetByName(“請求書DB”);

if (!db) { SpreadsheetApp.getUi().alert(‘シート「請求書DB」がありません’); return; }

const sumSh = ss.getSheetByName(“月次集計”) || ss.insertSheet(“月次集計”);

sumSh.clear(); // 既存出力をクリア

sumSh.getRange(1,1,1,3).setValues([[“月”,”売上合計”,”件数”]]).setFontWeight(“bold”);

sumSh.setFrozenRows(1);

const last = db.getLastRow();

if (last < 2) return; // データなしなら終了（エラーにしない）

const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone() || ‘Asia/Tokyo’;

const toYm = d => {

if (!(d instanceof Date)) return null;

const s = Utilities.formatDate(d, tz, ‘yyyy-MM’);

return s;};

const toNum = v => {

if (typeof v === ‘number’) return v;

if (v === null || v === ”) return 0;

return Number(String(v).replace(/[^d.-]/g,”)) || 0;};

const vals = db.getRange(2,1,last-1,11).getValues();

const COL_ISSUE=2, COL_AMOUNT=4, COL_CASH=7, COL_STATUS=6;

const monthly = new Map(); // key: ‘yyyy-MM’ -> {sum, count}

for (const row of vals) {

const status = String(row[COL_STATUS-1] || “”);

// 例：売上集計は「入金確認/完了のみ」などの業務ルールがあればここでフィルタ

// if (![“入金確認”,”完了”].includes(status)) continue;

const baseDate = options.basis === “cash” ? row[COL_CASH-1] : row[COL_ISSUE-1];

const ym = toYm(baseDate);

if (!ym) continue;

const amt = toNum(row[COL_AMOUNT-1]);

const rec = monthly.get(ym) || {sum:0, count:0};

rec.sum += amt;

rec.count += 1;

monthly.set(ym, rec);}

if (monthly.size === 0) return; // 出力なしでもエラーにしない

// 月順に並べて出力

const out = Array.from(monthly.entries())

.sort(([a],[b]) => a.localeCompare(b))

.map(([ym, v]) => [ym, v.sum, v.count]);

sumSh.getRange(2,1,out.length, out[0].length).setValues(out);

sumSh.getRange(2,2,out.length,1).setNumberFormat(‘[$¥-ja-JP]#,##0’);}

検索とフィルタリング機能

請求書を素早く検索・抽出するシステムを実装します。

function searchInvoices(criteria = {}) {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const sh = ss.getSheetByName(“請求書DB”);

if (!sh) return [];

const last = sh.getLastRow();

if (last < 2) return [];

const vals = sh.getRange(2,1,last-1,11).getValues();

const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone() || ‘Asia/Tokyo’;

const toDateOnly = d => {

if (!(d instanceof Date)) return null;

return new Date(Utilities.formatDate(d, tz, ‘yyyy-MM-dd’) + ‘T00:00:00’);};

const start = criteria.startDate ? toDateOnly(criteria.startDate) : null;

const end = criteria.endDate ? toDateOnly(criteria.endDate) : null;

const cust = criteria.customerName ? String(criteria.customerName).toLowerCase() : null;

const stat = criteria.status ? String(criteria.status) : null;

const COL_CUST=3, COL_DATE=2, COL_STAT=6;

const res = [];

for (const row of vals) {

let ok = true;

// 顧客名（部分一致・大文字小文字無視）

const name = String(row[COL_CUST-1] || “”).toLowerCase();

if (cust && !name.includes(cust)) ok = false;

// 期間（片側指定可）

const d = toDateOnly(row[COL_DATE-1]);

if ((start && (!d || d < start)) || (end && (!d || d > end))) ok = false;

// ステータス（完全一致）

if (stat && String(row[COL_STAT-1] || “”) !== stat) ok = false;

if (ok) res.push(row);}

return res; // 必要に応じてオブジェクト化して返す}

バックアップと復元システム

定期的なバックアップで、データの安全性を確保します。

function createBackup() {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const lock = LockService.getDocumentLock();

lock.waitLock(30000);

try {

const FOLDER_ID = ‘<<実際のフォルダID>>’; // ←差し替え必須

let folder;

try {

folder = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID);

} catch(e) {

throw new Error(‘バックアップ先フォルダIDが不正です。’); }

const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone() || ‘Asia/Tokyo’;

const ts = Utilities.formatDate(new Date(), tz, ‘yyyyMMdd_HHmmss’);

const name = `請求書バックアップ_${ts}`;

const copyFile = ss.makeCopy(name, folder);

// 履歴シート

let log = ss.getSheetByName(“バックアップ履歴”);

if (!log) {

log = ss.insertSheet(“バックアップ履歴”);

log.appendRow([“日時”,”バックアップ名”,”URL”,”ユーザー”,”ファイルID”]);}

const user = Session.getEffectiveUser() ? Session.getEffectiveUser().getEmail() : “”;

log.appendRow([new Date(), name, copyFile.getUrl(), user, copyFile.getId()]);

// 30日超の古いバックアップを削除

cleanOldBackups(folder, 30);

} finally {

lock.releaseLock();}}

/**

* 指定フォルダ内で当該プレフィックスの古いバックアップを削除

* しきい値: days 以上前の作成日時

function cleanOldBackups(folder, days) {

const now = new Date();

const cutoff = new Date(now.getTime() – days*24*60*60*1000);

const files = folder.getFiles();

while (files.hasNext()) {

const f = files.next();

const name = f.getName();

if (!name.startsWith(‘請求書バックアップ_’)) continue;

const created = f.getDateCreated();

if (created < cutoff) {

try { f.setTrashed(true); } catch(e) {/* 権限がなければスキップ */}}}}

スプレッドシートで請求書を安全に共有する方法は？

請求書の安全な共有には、最小権限の付与、リンク共有の無効化/制限、編集不可のPDF化、監査ログ（管理コンソールや共有の記録）、機密データの最小化と保護（範囲保護・CSE等の採用）が有効です。パスワード保護はDriveの標準機能ではありません。暗号化が必要な場合はGoogle Workspaceのクライアントサイド暗号化（対応エディション）や外部KMSの利用を検討してください。

セキュアな共有体制により、顧客との信頼関係を維持しながら効率的な請求業務を実現できます。

権限レベルの適切な設定

請求書の共有時は、必要最小限の権限のみを付与することが重要です。

権限設定のベストプラクティス：

function setInvoicePermissions() {

const fileId = ‘<<スプレッドシートのファイルID>>’;

const file = DriveApp.getFileById(fileId);

// 最小権限の原則：まず公開共有を無効化

file.setSharing(DriveApp.Access.PRIVATE, DriveApp.Permission.NONE);

// 閲覧のみ（顧客）

file.addViewer(‘[email protected]’);

// 編集可（社内）

file.addEditor(‘[email protected]’);}

// 期限付き共有（Drive 高度なサービス：Resources → Advanced Google services で Drive を有効化）

function addViewerWithExpiration(email, fileId, days = 7) {

const expires = new Date(Date.now() + days*24*60*60*1000).toISOString();

Drive.Permissions.create(

{ ‘type’:’user’, ‘role’:’reader’, ‘emailAddress’:email, ‘expirationTime’: expires },

fileId,

{ ‘sendNotificationEmail’: true });}

※ 高度なサービスを使わない場合は、時間主導トリガーで期限日に file.removeViewer(email) を実行してください。

共有リンクの管理と制御

共有リンクを適切に管理し、不正アクセスを防ぎます。

共有リンク管理システム：

function manageSharingLinks() {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const file = DriveApp.getFileById(ss.getId());

// 公開リンクを無効化

if (file.getSharingAccess() === DriveApp.Access.ANYONE_WITH_LINK) {

file.setSharing(DriveApp.Access.PRIVATE, DriveApp.Permission.NONE);}

// 取引先が社外なら「PRIVATE + 指定ユーザー」で運用。（ドメイン限定は社内用）}

// 現在の共有設定を取得

const access = file.getSharingAccess();

const permission = file.getSharingPermission();

// リンクを知っている全員が閲覧可能な設定を無効化

if (access === DriveApp.Access.ANYONE_WITH_LINK) {

file.setSharing(DriveApp.Access.PRIVATE, DriveApp.Permission.NONE);}

// 特定のドメインのみアクセス可能に設定

file.setSharing(DriveApp.Access.DOMAIN_WITH_LINK, DriveApp.Permission.VIEW);}

PDF変換での安全な共有

編集不可能なPDF形式で共有することで、データの改ざんを防ぎます。

function shareAsPDF() {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const sheet = ss.getActiveSheet();

const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone() || ‘Asia/Tokyo’;

const dateStr = Utilities.formatDate(new Date(), tz, ‘yyyyMMdd’);

const url = ss.getUrl().replace(//edit.*$/, ”) +

‘/export?exportFormat=pdf&format=pdf’ +

‘&size=A4&portrait=true&fitw=true’ +

‘&sheetnames=false&printtitle=false&pagenumbers=false&gridlines=false&fzr=false’ +

‘&gid=’ + sheet.getSheetId();

const res = UrlFetchApp.fetch(url, { headers: { Authorization: ‘Bearer ‘ + ScriptApp.getOAuthToken() }});

const blob = res.getBlob().setName(`請求書_${dateStr}.pdf`);

// 送信（必要最小限の宛先のみ）

MailApp.sendEmail({

to: ‘[email protected]’,

subject: ‘請求書のご送付’,

body: ‘請求書をPDFでお送りします。’,

attachments: [blob]});

// オプション：安全な保管フォルダへ格納し、ラベル（顧客名/請求番号）をファイル名に付与

// const folder = DriveApp.getFolderById(‘<<安全なフォルダID>>’);

// folder.createFile(blob);}

アクセスログと監査証跡

覧監査が必要な場合は、

管理者はGoogle Workspace 管理コンソールの監査ログを利用（Enterprise 以上等のエディション要件あり）。
外部共有は“PDFをApps ScriptのWebアプリ（認証必須）から配信”してダウンロード時にユーザー/時刻を記録する設計に切替（IPは取得保証なし）。
スプレッドシート側では**編集イベント（onEdit/onChange）**の操作記録のみ可能。
なお、以下の簡易ログは“スクリプト実行時”の操作記録として使用してください（閲覧の代替ではありません）。

function logAction(action = ‘操作’) {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

const log = ss.getSheetByName(“アクセスログ”) || ss.insertSheet(“アクセスログ”);

if (log.getLastRow() === 0) log.appendRow([“日時”,”ユーザー”,”シート”,”操作”]);

const user = (Session.getEffectiveUser() && Session.getEffectiveUser().getEmail()) || “”;

log.appendRow([new Date(), user, ss.getActiveSheet().getName(), action]);}

データの暗号化と保護

機密データはシートに保存しないが原則。必要最小限のみ保存し、

シート/範囲保護と表示制限（閲覧のみ）
共有の最小化・監査ログ活用
（対応エディションなら）クライアントサイド暗号化(CSE)
どうしてもアプリ側で暗号化する場合は、外部KMSで管理する鍵 + 強固な暗号（AES-256等）を採用し、鍵はApps Script外に保持
— を検討してください。Base64マスキング例（あくまで“可読性抑制”用途）は以下の通り。

function maskSensitiveData(rangeA1) {

const sh = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

const r = sh.getRange(rangeA1);

const vals = r.getValues().map(row => row.map(v =>

(typeof v === ‘string’ && v) ? Utilities.base64Encode(v) : v));

r.setValues(vals);}

スプレッドシートで請求書業務を完全自動化して競争力を高める

Googleスプレッドシートを活用した請求書の作成・管理・共有システムを完全に構築することで、請求業務の効率が飛躍的に向上します。基本的な請求書作成から始まり、テンプレートの活用、デザインの最適化、体系的な管理システムの構築、セキュアな共有方法まで、すべての要素を統合することで、ミスのない迅速な請求業務を実現できます。自動化機能を最大限に活用し、定期的なシステムの改善を続けることで、キャッシュフローの改善と顧客満足度の向上を同時に達成できるでしょう。

まずは基本的なテンプレートから始めて、段階的に自動化を進めていくことをお勧めします。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。