• 作成日 : 2025年10月16日

スプレッドシートでWBSを作成するには？準備から手順、ガントチャートとの違いまで徹底解説

プロジェクト管理の基本となるWBS（Work Breakdown Structure）は、Googleスプレッドシートを使って効率的に作成できます。専用ソフトを購入することなく、無料で利用できるスプレッドシートでWBSを構築すれば、チーム全体でリアルタイムに共有・編集が可能になり、プロジェクトの進捗管理が格段に向上します。

本記事では、スプレッドシートを活用したWBS作成の準備段階から具体的な手順、見やすく管理しやすいWBSを作るためのコツ、さらにガントチャートとの違いまで、実践的なノウハウを詳しく解説します。

スプレッドシートでWBSを作成する前に何を準備すべき？

スプレッドシートでWBSを作成する前には、プロジェクトの全体像の把握、成果物の定義、タスクの洗い出し、チームメンバーの役割分担を明確にする準備が必要です。

事前準備を怠ると、作業の抜け漏れや重複が発生し、プロジェクトの遅延やコスト超過の原因となります。しっかりとした準備により、効果的なWBSを構築できます。

プロジェクトの範囲（スコープ）を定義する

WBS作成の第一歩は、プロジェクトの範囲（スコープ）を明確に定義することです。プロジェクトの目的、最終成果物、期限、予算、制約条件などを文書化し、関係者全員で共有します。スコープステートメントを作成することで、プロジェクトで「やること」と「やらないこと」の境界線が明確になります。

スプレッドシートの最初のシートに「プロジェクト概要」タブを作成し、プロジェクト名、開始日、終了日、プロジェクトマネージャー、主要ステークホルダー、目標、成功基準などの基本情報を記載しておくと、後々の参照が容易になります。

成果物から考えるアプローチ

WBSは成果物指向で構築することが重要です。「何をするか」ではなく「何を作るか」「何を達成するか」という観点から作業を分解します。例えば、ウェブサイト制作プロジェクトなら、「デザイン作成」という活動ではなく、「トップページデザイン」「商品ページデザイン」といった具体的な成果物として定義します。

各成果物に対して、品質基準や完成の定義を明確にしておくことで、進捗管理が容易になり、チームメンバー間の認識のずれを防げます。

必要なリソースとツールの準備

また、スプレッドシートの基本操作（セルの結合、書式設定、フィルター機能など）を理解しておくと、作業がスムーズに進みます。必要に応じて、プロジェクト管理に関するアドオン（Gantt Chart Maker、ProjectSheet Planning など）のインストールも検討します。

スプレッドシートでWBSを作成する具体的な手順は？

スプレッドシートでWBSを作成する手順は、新規シート作成、階層構造の設定、タスクの入力、担当者と期限の割り当て、関係性の定義という5つのステップで進めます。

これらの手順を順番に実行することで、体系的で管理しやすいWBSを構築できます。各ステップで注意すべきポイントを理解し、プロジェクトの特性に応じてカスタマイズすることが成功の鍵となります。

STEP1：新規スプレッドシートの作成と基本設定

Googleドライブにアクセスし、「新規」→「Googleスプレッドシート」を選択して新しいファイルを作成します。ファイル名は「[プロジェクト名]WBS[作成日]」のように命名規則を決めておくと、後から探しやすくなります。

最初のシートの名前を「WBS」に変更し、以下の列見出しを1行目に設定します。

行の高さを30ピクセル程度に設定し、見出し行は背景色を付けて固定表示にすると、スクロールしても見出しが常に表示されて便利です。

STEP2：WBSの階層構造を作成

WBSの階層は通常3〜4レベルで構成します。レベル1がプロジェクト全体、レベル2が主要フェーズ、レベル3が成果物、レベル4が具体的な作業タスクです。

グループ化機能を使用すると、階層の展開・折りたたみが可能になり、必要な詳細度で表示を切り替えられます。

STEP3：タスクと成果物の入力

各タスクについて、具体的で測定可能な成果物を定義します。タスク名は動詞で結ぶ能動的な表現（「設計書を作成する」「レビューを実施する」など）を使用し、曖昧な表現は避けます。

100%ルールを適用し、上位タスクの作業は下位タスクの合計と一致するようにします。これにより、作業の抜け漏れを防ぎます。

STEP4：担当者と期間の割り当て

各タスクに担当者を割り当て、開始日と終了日を設定します。データ入力規則を使用してドロップダウンリストを作成すると、担当者名の入力ミスを防げます。

工数は人日単位で記載し、SUM関数で自動集計できるようにします。進捗率は0〜100%で入力し、条件付き書式で色分けすると視認性が向上します。

STEP5：依存関係とマイルストーン設定

タスク間の依存関係を明確にし、クリティカルパスを特定します。先行タスクのWBS番号を記載する列を追加し、関係性を管理します。

マイルストーンとなる重要な節目には、特別なマーカー（★や◆）を付けて強調します。マイルストーンは期間を持たない点として扱い、プロジェクトの主要な達成ポイントを示します。

見やすく管理しやすいWBSを作るコツは？

見やすいWBSを作るコツは、視覚的な階層表現、色分けによる状態管理、フィルター機能の活用、定期的な更新ルールの確立にあります。

単なるタスクリストではなく、プロジェクト全体を俯瞰できる管理ツールとして機能させるためには、デザインと運用の両面での工夫が必要です。

視覚的なデザインの工夫

色使いのルール設定により、一目で状況を把握できるWBSを作成します。

罫線は最小限に留め、グリッド線は薄いグレーにすることで、情報に集中しやすくなります。フォントは視認性の高いメイリオや游ゴシックを使用し、サイズは10〜11ポイントが適切です。

関数を使った管理の自動化

スプレッドシートの関数を活用して、管理作業を自動化します。

データ検証機能を使用して、入力値の制限や警告メッセージを設定すると、データの整合性が保たれます。

フィルターとビューの活用

大規模なプロジェクトでは、WBSが数百行に及ぶことがあります。フィルター機能を活用して、必要な情報だけを表示できるようにします。

フィルタービューを保存しておけば、ワンクリックで表示を切り替えられます。チームメンバーごとに異なるビューを作成し、役割に応じた情報提供が可能です。

更新と共有のルール作り

WBSは生きたドキュメントとして、定期的な更新が不可欠です。更新ルールを明文化し、チーム全体で遵守します。

変更履歴を記録するために、「変更ログ」シートを追加し、いつ、誰が、何を変更したかを記録します。重要な変更はコメント機能で補足説明を追加します。

WBSとガントチャートの違いは何？

WBSとガントチャートの主な違いは、WBSが作業の階層的な分解構造を示すのに対し、ガントチャートは時間軸上でのタスクのスケジュールを視覚的に表現する点にあります。

両者は補完関係にあり、効果的なプロジェクト管理には両方の活用が推奨されます。目的と用途を理解し、適切に使い分けることが重要です。

目的と焦点の違い

WBSは「何を作るか」に焦点を当て、ガントチャートは「いつ作るか」に焦点を当てます。

表現形式と情報の違い

スプレッドシートでは、WBSシートを基にガントチャートシートを作成することで、両方の利点を活用できます。

スプレッドシートでの統合活用

このように統合することで、構造的な管理と時間的な管理を両立できます。

WBS作成時によくある失敗と対策は？

WBS作成時によくある失敗は、詳細度の不適切な設定、100%ルールの違反、成果物指向でない分解、更新の放置などがあり、これらは事前の計画と定期的なレビューで防げます。

失敗パターンを理解し、予防策を講じることで、効果的なWBSを維持できます。

詳細度の設定ミス

対策：8/80ルール（8時間以上80時間以下）を適用し、適切な粒度を保つ

対策：成果物が明確に定義でき、一人が責任を持てる単位まで分解

作業の抜け漏れや重複

作業の抜け漏れや重複は、プロジェクトの失敗につながる重大な問題です。親タスクの作業範囲が子タスクの合計と一致しない場合、以下の問題が発生します。

対策として、クロスチェック体制を確立し、複数の視点でWBSをレビューします。チェックリストやテンプレートを活用し、標準的な作業項目の抜け漏れを防ぎます。

スプレッドシートでWBSを効率的に運用するために

Googleスプレッドシートを活用したWBS作成は、高価な専用ツールを使わずとも、効果的なプロジェクト管理を実現できる優れた方法です。しっかりと準備して手順に沿って分かりやすいWBSを作れば、プロジェクトの全体像がはっきりと見え、チームでの情報共有もスムーズになります。

WBSとガントチャートを組み合わせることで、作業の構造と時間軸の両面から管理が可能です。更新ルールを確立して定期的なメンテナンスを行うことで、生きた管理ツールとして機能させることができます。スプレッドシートの柔軟性と共有機能を最大限に活用し、プロジェクトの成功確率を高めていきましょう

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。