• 更新日 : 2025年1月31日

業務改善提案書の書き方は？無料テンプレートとあわせてポイントを解説

業務改善を実現させるためには、効果的な業務改善提案書の作成が必要です。提案書を通じて現状の課題を正確に伝え、具体的な改善策を提示することで、関係者の理解と協力をスムーズに得られるようになります。

本記事では、業務改善提案書の基本的な書き方や重要な記載項目、作成ポイントを解説します。実務に役立つテンプレートにも触れていますので、ぜひ参考にしてください。

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業務改善提案書とは？

業務改善提案書とは、企業や組織内において、業務の効率化や品質向上を目的とした改善提案を文書化したものです。一般的に、提案書には現状の問題点や改善の必要性、具体的な改善策、期待できる効果、リスクと対策、実施スケジュールなどが記載されます。

業務改善提案書の主な目的は、関係者に提案内容を正確に伝え、承認を得て実行に移すことです。明確な目標設定と実行可能な改善策の提示が重要であり、組織全体のパフォーマンス向上やコスト削減に寄与することを目指します。

業務改善提案書を作成するまでの流れは？

業務改善提案書を作成する際は、次のような流れで進めるのが一般的です。

1.課題を整理する

業務改善提案書の作成において、最初のプロセスは課題の整理です。現場での実務や蓄積したデータを通して、業務上の問題点や課題を明確に特定し、詳細な分析を行いましょう。

具体的な課題が明確になっていないと、改善策がぼやけたものになってしまい、十分な成果を得られない可能性があります。課題の影響範囲や発生原因、どの部門やプロセスに影響が及ぶのかなど、多角的な情報を集めて整理することが重要です。

2.改善点を洗い出す

課題を整理できたら、改善点を洗い出します。業務フローを見直し、どの部分を改善すべきなのかを明らかにしましょう。改善点を洗い出す際は、関係者の意見をヒアリングしながら漏れなく詳細をリストアップし、改善の優先順位を設定することも大切です。

3.実施手段を検討する

改善点が明確になったら、具体的な実施手段を検討します。必要なリソース、予算、時間、人員などを考慮し、実行可能な計画を立案することが重要です。

また、改善策の実施に伴い、事前に予測されるリスクについても考慮し、影響を最小限に抑えるための対策を検討することが求められます。実施手段が具体化されていないと、提案書の信頼性が低下するため、できるだけ細かくディティールを詰めましょう。

4.提案書を作成する

最後に、これまで整理・検討した情報をもとに、実際に業務改善提案書を作成します。提案書には、課題の内容、改善策、期待される効果、リスク管理策、実施スケジュールなどを明確に記載することが望ましいでしょう。読み手側にも分かりやすく、かつ具体的な内容に仕上げることで、ステークホルダーの理解と承認を得やすくなります。また、視覚的に理解しやすいように図表やグラフを使用すると、さらに説得力を高められる提案書になるでしょう。

業務改善提案書の書き方・記載項目は？

ここからは、業務改善提案書の具体的な書き方や記載項目について解説します。どのような内容にすべきか分からないという方は、本項を参考に基本的な項目を押さえておきましょう。

現状の課題

現状の課題の項目には、現在の業務フローにおける具体的な問題点を記載します。業務の進行にあたってどのような問題が発生しているのか、原因や影響範囲を明らかにするとともに、業務効率や生産性への影響も明確に示すことが重要です。具体例を挙げながら、改善の必要性を記しましょう。

改善提案の内容

改善提案の項目には、現状の課題を解決するための具体的な施策を示します。改善案の具体的な方法や手法、導入するツールやシステム、業務フローの変更点などを記載して、どのような形で課題を解決するのかを分かりやすく説明しましょう。また、期待される効果や成果も一緒に記述すると効果的です。

改善提案の目的および効果

業務改善提案書には、改善提案の具体的な目的と、実施によって得られる効果を記載する必要もあります。内容としては、業務の効率化、生産性の向上、コスト削減、品質向上といった目標などが挙げられます。また、改善によって達成される効果や成果を定量的・定性的に示し、提案の有効性を裏付けることも重要です。

実施に必要な準備及び手順

改善提案を実行するために必要な準備事項や手順を、具体的に記載しましょう。例えば、システムを導入する場合、システム選定、導入計画の策定、社内研修の実施、データ移行作業など、実施に必要な全てのステップを詳細に説明します。

実施に伴う課題及びリスク

改善提案を実施する際に想定される課題やリスクについて記述します。その例として、導入コストの発生、現場の従業員の抵抗感、データ移行時のエラーリスクなど、リスク要因を具体的に示します。また、それぞれのリスクに対する対策や予防策も記述すると、リスク管理の際に役立ちます。

その他の要望および特記事項

その他、改善提案に関連する要望や特記事項があれば、この項目に記述します。システム導入後の運用サポートや定期的な見直しの必要性、特定のリソースの確保など、改善提案を成功させるために必要な条件や要望を記述しましょう。

業務改善提案書の無料テンプレート

業務改善提案書を作成する際は、テンプレートを利用するとスピーディーかつ高品質に仕上がるので便利です。

業務改善提案書の作成に役立つ無料テンプレートを、以下にご用意しましたので、これから提案書を作成してみたいとお考えの方はぜひダウンロードしてご利用ください。

ワード形式のテンプレートは、提案内容を分かりやすく整理し、関係者にスムーズに共有できるように設計されています。エクセル形式のテンプレートは、データの管理や数値の計算が必要な場合に便利です。

どちらも業務改善に向けた効果的な提案書を作成するために必要な項目が網羅されており、今すぐ使える実用的なテンプレートです。

ワード：https://biz.moneyforward.com/payroll/templates/4395

エクセル：https://biz.moneyforward.com/payroll/templates/4399

業務改善提案書（ワード）のテンプレート

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効果的な業務改善提案書を作成するポイントは？

業務改善提案書を効果的に作成するためには、以下の5つのポイントを押さえることが重要です。

1. 具体的かつ明確な課題設定

提案書の中で示す課題は、具体的かつ明確にする必要があります。抽象的な表現ではなく、数値やデータを活用して現状の問題点を具体化し、改善の必要性を強調しましょう。

2. 実現可能な改善策の提示

提案する改善策は、実現可能性を十分に考慮したものでなければなりません。改善策の導入に必要なコスト、リソース、時間を明示し、実現可能性を裏付ける根拠を示すことで、ステークホルダーが納得しやすくなります。

3. 期待される効果の定量化

改善提案によって得られる効果は、定量的に示すことが重要です。例えば、コスト削減の金額や時間短縮の具体的な数値を提示すると、メリットを明確に伝えられます。効果を数値化し、提案内容の妥当性と価値をより具体的に示すことが大切です。

4. リスクと対策の明示

提案する改善策に伴うリスクや課題は提案書に正直に記述し、対策や予防策をあらかじめ用意しておくことが求められます。リスクを把握し、具体的な解決策を示しておくと、提案の信頼性が向上します。

5. 読みやすさと視覚的な工夫

提案書は、関係者が迅速に理解できるように、読みやすい構成とデザインを心がけましょう。見出しや箇条書き、図・イラスト・グラフなどを活用して、視覚的に情報を整理し、要点が一目で理解できるような資料に仕上げることが大切です。視覚的に工夫することで、提案内容をより効果的に伝えられるでしょう。

現状課題を整理し、効果的な業務改善書の作成を実現しよう

業務改善提案書は、企業内の業務効率化や品質向上を目的とした具体的な改善策を提示する文書であり、関係者からの承認を得るためのツールでもあります。

効果的な業務改善提案書を作成するためには、現状の課題を具体的に整理したうえで、数値やデータを用いて改善の必要性を明確に示すことが求められます。その上で、実現可能かつ説得力のある改善策を提示しましょう。

提案書の品質を高めることで、より関係者に意図が伝わりやすく、改善効果の高い提案が可能になります。

• 監修：坪 義生（社会保険労務士）

  じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合 鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。