• 作成日 : 2025年12月2日

スプレッドシートで吹き出しを使う方法とは？コメント機能とメモ機能の効果的な活用術

Googleスプレッドシート（Google Sheets）には、セルに補足情報や説明を付け加える「吹き出し」機能があります。データそのものを変更せずに、注意点や指示、補足説明を共有できるため、チームでの共同作業において非常に便利です。

本記事では、スプレッドシートにおける2つの吹き出し機能「コメント」と「メモ」について、それぞれの使い方や特徴、適切な使い分け方を解説します。さらに、実務での効果的な活用方法や注意点も紹介し、吹き出し機能を最大限に活かすためのポイントをわかりやすくまとめます。

スプレッドシートで吹き出しを使う基本的な方法

スプレッドシートには「コメント」と「メモ」という2種類の吹き出し機能があり、コメントは共同作業での対話に、メモは個人的な備忘録として使い分けることで、効率的な情報管理が可能になります。 これらの機能を適切に活用することで、スプレッドシートがより高度な情報共有プラットフォームとして機能します。

コメント機能の基本操作

コメント機能は、セルに対して会話形式で情報を追加できる対話型の吹き出しです。コメントを追加するには、対象セルを選択して右クリックし、「コメント」を選択するか、ショートカットキー（Ctrl+Alt+M、MacではCmd+Option+M）を使用します。コメントボックスが表示されたら、テキストを入力して「コメント」ボタンをクリックすることで追加完了です。

コメントの最大の特徴は、複数ユーザー間での対話が可能なことです。最初のコメントに対して返信を追加でき、スレッド形式で議論を展開できます。また、@マークを使用してユーザーをメンションすることで、特定の人に通知を送ることも可能です。例えば、「@tanaka この数値を確認してください」と入力すると、田中さんにメール通知が送信されます。

コメントが追加されたセルは、右上に小さな三角形のインジケーターが表示されます。このインジケーターは色付きで、未解決のコメントがあることを示します。コメントにマウスを合わせるとプレビューが表示され、クリックすると全体を確認できます。コメントを「解決」すると、そのセルの三角形インジケーターは非表示になり、シート上からは見えなくなりますが、コメント自体はコメント履歴として残り、あとから確認することができます。

メモ機能の使い方

メモ機能は、セルに対して静的な情報を付加するシンプルな吹き出しです。メモを追加するには、セルを右クリックして「メモを挿入」を選択します。メモは黄色い付箋のような外観で、マウスカーソルをセルに合わせると自動的に表示されます。

メモの内容を編集するには、メモが設定されているセルを右クリックし、「メモを編集」を選択します。メモを削除する場合は、同様に右クリックから「メモを削除」を選択します。メモはコメントと異なり、対話機能やメンション機能はありませんが、その分シンプルで、データの説明や計算式の解説などに適しています。

メモが設定されたセルは、右上に黒い三角形が表示されます。この視覚的な目印により、追加情報があることが一目で分かります。メモは印刷時にも表示させることができ、「ファイル」→「印刷」→「印刷設定」から「メモを表示」オプションを有効にすることで、印刷物にメモの内容を含めることができます。

コメントとメモの変換

既存のメモをコメントに、またはコメントをメモに変換することも可能です。これは、最初はメモとして追加した情報を後から共同作業の対象にしたい場合や、解決済みのコメントをシンプルなメモとして残しておきたい場合に便利です。

なお、コメントをメモに変換する際は、返信スレッドやメンション、解決状態などの履歴情報は失われ、単純なメモとして残る 点に注意が必要です。

ただし、コメントをメモに変換する際は、返信スレッドやメンション情報が失われることに注意が必要です。

吹き出し使用時の重要な注意点

吹き出し機能を効果的に活用するためには、プライバシー設定、パフォーマンスへの影響、データの永続性など、いくつかの重要な注意点を理解しておく必要があります。 これらの点を考慮することで、トラブルを避けながら最大限の効果を得ることができます。

アクセス権限とプライバシーの管理

コメント機能使用時の最も重要な注意点は、アクセス権限の管理です。コメントは、スプレッドシートへのアクセス権を持つすべてのユーザーに表示されます。機密情報や個人的な意見をコメントに記載する際は、誰がそのスプレッドシートにアクセスできるかを事前に確認することが不可欠です。

特に注意すべきは、「リンクを知っている全員」に共有設定されている場合です。この設定では、URLを知っている誰もがコメントを閲覧でき、場合によっては追加することも可能です。機密性の高い議論を行う場合は、「特定のユーザーとグループ」に限定した共有設定を使用し、必要最小限のメンバーのみにアクセスを制限することが推奨されます。

また、コメントの履歴は完全に削除することが困難な場合があります。「解決済み」としたコメントも、コメント履歴から確認可能であり、不適切な内容が記録として残る可能性があります。このため、コメントを追加する前に、その内容が永続的に残っても問題ないかを慎重に検討する必要があります。

パフォーマンスへの影響

大量のコメントやメモが追加されたスプレッドシートは、読み込み速度が低下する可能性があります。特に、画像を含むコメントや、長大なテキストを含むメモが多数存在する場合、ファイルサイズが増大し、開くのに時間がかかるようになります。

パフォーマンスを維持するための対策として、以下の方法があります。

特に、数百行以上のデータを扱うスプレッドシートでは、すべてのセルにメモを追加するのではなく、重要なポイントのみに絞ることが重要です。

モバイルデバイスでの制限

スマートフォンやタブレットのGoogleスプレッドシートアプリでは、吹き出し機能に一定の制限があります。コメントの追加や返信は可能ですが、メモの編集機能が制限されている場合があります。また、画面サイズの制約により、長いコメントスレッドの閲覧が困難になることもあります。

モバイルでの作業を前提とする場合は、以下の点に配慮が必要です。

吹き出し活用の実践的なコツ

吹き出し機能を最大限に活用するには、用途に応じた使い分け、視覚的な整理、ワークフローへの組み込みなど、戦略的なアプローチが重要です。 ここでは、実務で即座に活用できる効果的な活用方法を紹介します。

データ検証とレビューでの活用

財務データや統計データのレビュー作業では、コメント機能が威力を発揮します。異常値や疑問点を発見した際、該当セルにコメントを追加し、担当者にメンションすることで、迅速な確認と修正が可能になります。

効果的なレビューコメントの例：

@data_team この売上データが先月比200%増になっていますが、正しいでしょうか？

イベントや特別な要因があれば教えてください。

#要確認 #異常値

ハッシュタグを使用することで、後から特定のトピックに関するコメントを検索しやすくなります。また、優先度を示すタグ（#緊急、#要確認、#参考）を統一することで、チーム全体で効率的な情報共有が可能になります。

作業手順書としてのメモ活用

複雑な計算式や入力規則があるスプレッドシートでは、メモを使って操作説明を提供することが効果的です。各列のヘッダーにメモを追加し、データの入力形式や注意事項を記載することで、ミスを防げます。

入力ガイドとしてのメモ例：

【入力形式】

– 日付：YYYY/MM/DD

– 金額：半角数字のみ（カンマ不要）

– 消費税は自動計算されます

– 空欄の場合は0として処理されます

このような説明をメモとして追加することで、新しいメンバーでも迷わずデータ入力ができるようになります。

プロジェクト管理での応用

タスク管理やプロジェクト進捗管理のスプレッドシートでは、コメント機能を使った状況更新が有効です。各タスクの状態変更時にコメントで理由や詳細を記録することで、経緯の追跡が容易になります。

教育・研修資料での活用

スプレッドシートを教材として使用する場合、メモ機能が学習支援ツールとして機能します。数式の解説、用語の説明、参考情報などをメモとして追加することで、自己学習が可能な教材を作成できます。

教育的なメモの活用例：

【VLOOKUP関数の解説】

この数式は、A列の値を検索キーとして、

別シートのデータテーブルから対応する値を取得しています。

FALSE指定により完全一致検索を行っています。

詳細は公式ドキュメント参照：[URL]

自動化との連携

Google Apps Scriptを使用して、メモ（ノート）の自動追加や簡易的な注意喚起を行うことも可能です。例えば、特定の条件を満たすデータに自動的にメモを追加するスクリプトを作成できます。

function addAutomaticNote() {

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

var range = sheet.getRange(“A1”);

var value = range.getValue();

if (value > 1000) {

range.setNote(“高額取引：マネージャーの承認が必要です”);

} else {

// 条件を満たさなくなった場合はメモを消すなどの処理も可能

range.clearNote();}}

この例では、セル A1 の値が 1000 を超えた場合に、そのセルにメモとして注意書きを自動付与します。
スレッド型の「コメント」をスクリプトから操作したい場合は、Advanced Drive Service や外部APIを使う必要があり、実装がより複雑になる点に注意してください。

吹き出し機能を活用しスプレッドシートをより使いやすく

Googleスプレッドシートの吹き出し機能（コメントとメモ）は、データに補足情報や説明を加えることで、チーム内の理解を深め、作業をスムーズに進めるのに役立ちます。

コメント機能は、共同作業での意見交換や確認依頼に適しており、メモ機能は入力ルールや注意点などの情報を簡潔に記録するのに向いています。目的に応じて使い分けることで、スプレッドシートをより実用的に活用できます。

また、アクセス権限や情報量の管理にも注意を払うことで、安全で快適な運用が可能になります。吹き出しを上手に取り入れ、わかりやすく整理されたスプレッドシート環境を整えましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。