• 更新日 : 2025年1月31日

不動産のヒアリングシートとは？成約率が高まる営業術と無料テンプレ

不動産ヒアリングシートとは、不動産会社などで顧客のニーズや希望条件を正確に把握するために使用される営業用ヒアリングシートのことです。営業担当者による重要な情報の聞き漏れを防ぎ、スムーズに商談を進める効果があります。

当記事では、不動産ヒアリングシートの基本的な役割やメリット、作成のポイントについて詳しく解説します。営業効率を向上させたい方にとって必見の内容です。

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不動産ヒアリングシートとは？

不動産ヒアリングシートとは、不動産関係の営業や打ち合わせにおいて、顧客に確認すべき事項をまとめた質問リストのことです。不動産仲介や不動産売買などでは、顧客のニーズを明確に理解しなければ、適切な提案はできません。質問事項が定まっていない場合、会話が脱線して依頼者から必要な情報を聞き出せないこともあります。

聞き忘れを防いだり、関係者間のコミュニケーションを円滑にしたりする役割を持つものが、不動産ヒアリングシートです。作成の際はこちらの意図する回答がもらえるよう質問を工夫する必要がありますが、不動産営業の成約率を高めるためにも不動産ヒアリングシートは欠かせません。

不動産ヒアリングシートの無料テンプレート

不動産ヒアリングシートは、物件の案内に行く際や初回ヒアリングの際に印刷して営業マンが持参し、ヒアリング項目に沿って確認します。事前に用意する必要があるため、不動産ヒアリングシートを作る時間がない場合は、無料のテンプレートがおすすめです。

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不動産営業にヒアリングシートを活用する目的

不動産業界でヒアリングシートを使うことには、ヒアリングの質を高めること以外にもさまざまなメリットがあります。不動産ヒアリングシートの主な目的には、以下の3つが挙げられます。

顧客情報の聞き忘れを防止する

特に営業経験が浅い場合は、物件の案内に集中してヒアリングまで意識が回らないことも少なくありません。顧客の希望条件を聞き出す際に直接関係のない話題で盛り上がり、いざ物件を紹介するときになって「必要な情報を聞き忘れた」というミスが生じることもあります。

不動産ヒアリングシートを用意していれば、一つひとつの確認事項に沿って質問できるので、情報の聞き忘れを防ぐことが可能です。話題が脱線したとしても、不動産ヒアリングシートを軸にすることで、会話の軌道修正を図れます。情報収集の精度が高まると、顧客のニーズを正確に把握できるようになるので、見当違いの提案内容による失注やクレームも抑止できるでしょう。

顧客ニーズの本質を汲み取る

不動産を探し始めたタイミングでは、顧客の希望条件が固まっていないこともめずらしくありません。たとえば、都心の高層マンションを希望していたとしても、ヒアリングを進めるうちに、郊外の戸建てのほうがニーズに合っていると判明するケースもあります。本当に顧客が求めている物件を紹介するためには、顧客からさまざまな情報を引き出した上で、潜在的に抱えているニーズを理解する必要があります。

また、顧客の希望条件をそのまま受け入れるのではなく、現実的な条件や優先順位を見極めることも重要です。いくら希望に合致していたとしても価格が高すぎて購入できない、あるいは永遠に物件が見つからない可能性もあります。現在の家族構成や収入はもちろん、将来のライフプランも含めてヒアリングすれば、顧客に寄り添いながらも現実的に購入可能な物件紹介ができるようになるでしょう。

接客内容を見返せるようにする

不動産ヒアリングシートがあれば、後から見直して商談や打ち合わせで聞き出した内容を思い出すことが可能です。その場では覚えていたとしても、時間の経過とともに詳細な内容を忘れてしまう恐れがあります。希望条件や課題を失念すると、よりよい提案をすることはできません。

また、そのときは解決策が浮かばなくても、ヒアリングシートを見直す中で新たなアイデアが生まれることもあります。自分の接客や質問の聞き方は適切だったのか、ヒアリングシートを通して分析すれば、今後の営業活動・不動産取引対応の改善にも生かせます。

不動産のヒアリングシートに必要な項目

不動産営業の中で顧客とコミュニケーションできる時間には限りがあるので、短時間で正確に希望条件を聞き出すことが大切です。不動産ヒアリングシートには、以下に紹介する項目を最低限盛り込むようにしましょう。

物件探しのきっかけ

唐突にヒアリングを始めると身構える顧客もいるので、ヒアリングの糸口として物件探しに至ったきっかけをまず尋ねます。顧客の返答に応じて質問を深掘りすれば、自然な流れで必要事項を聞き出すことが可能です。物件購入の背景や購入理由を知ることで、顧客が自覚していない潜在ニーズも掘り起こせるでしょう。

予算

予算・希望価格のほか、現在の働き方や収入なども聞いておくと、顧客にとって現実的な金額ラインの物件を提案できます。住宅ローンなどを利用する場合は、想定する返済期間や頭金の有無なども尋ねる必要があります。

物件の希望条件

希望するエリアやアクセス、間取り、駐車場などの基本情報も聞き出します。基本情報を把握したら、なぜそれを希望するのか理由を尋ねると、提案の幅が広がります。購入後の修正・変更が難しい項目となるため、希望条件はできるだけ正確にヒアリングしましょう。

現状の悩み

現在の住まいに抱える悩みを聞くと、顧客の本音を探ることが可能です。物件探し当初は顧客自身もニーズを理解していないため、顧客からヒアリングした希望条件が真のニーズであるとは断定できません。「どのような間取りに住んでいて何を改善したいのか」などの質問を投げかけ、真のニーズを理解すれば、別の視点から魅力的な提案ができるでしょう。

家族構成や決裁者

顧客が夫婦の場合、「希望条件が相反するためになかなか物件が決まらない」「すべての希望条件を盛り込んで予算オーバーになる」というケースがあります。決裁者を把握した上で商談を進めることで、成約率を高める効果も期待できます。

引越し予定日

引越しの予定日が間近なのか、まだ先なのかによって、提案できる物件や顧客の温度感は変わります。顧客へのアプローチの仕方が左右されるため、引越し予定日は早い段階で確認するようにしましょう。

疑問点や懸念点

提案をひと通り終えた後は、疑問点や懸念点がないかを確認し、顧客の不安を払しょくしましょう。その場で回答できるのがベストですが、自己判断で即答できない場合は、今後のトラブルを防ぐため、持ち帰ってからの回答でも問題ありません。

不動産のヒアリングに答えてもらうコツ

ヒアリングに快く答えてくれる顧客もいますが、中にはなかなか答えてもらえないパターンも存在します。ヒアリングの回答率を高めたい場合は、ここから紹介する3つのコツを意識してみてください。

ヒアリングのメリットやインセンティブを打ち出す

「より希望条件に合う物件情報を届けられる」など、ヒアリングを実施することによる顧客側のメリットを打ち出すようにしましょう。本当に物件を購入する気があれば、ヒアリングの必要性や重要性を理解することで、質問に答えてくれます。

ヒアリングを条件に、インセンティブを用意する方法も有効です。インセンティブは、仲介手数料の割引など購入に関係する内容にすると、成約率向上も図れます。

会話から自然に答えを引き出すトークを心がける

顧客の中には、緊張により初回の商談や打ち合わせでうまく話せない人もいます。特に相談だけ・内覧だけが目的で来た顧客はヒアリングを敬遠する傾向にあるので、最初から質問するのではなく、アイスブレイクを通してまずは担当者に親近感を抱いてもらい、信頼関係を構築しましょう。

雑談する中で緊張をほぐし、リラックスして話せる雰囲気になれば、会話の流れで自然とヒアリングできるようになります。顧客の返答を深掘りする質問をすることで、隠れた本音も引き出しやすくなるでしょう。

会話は顧客主体で傾聴の姿勢を示す

顧客が自分のことを話すのが得意ではなかったとしても、担当者が矢継ぎ早にヒアリングすると威圧感や不信感を与えてしまいます。顧客からヒアリングを通して要望を引き出すには、顧客主体で会話できるように努め、適度に相槌や共感の意を示すことが大切です。

担当者が一方的に物件を紹介したり、顧客の話を遮ってまで意見を述べたりするのはNGです。会話は主体である顧客のペースに合わせ、顧客の話に耳を傾けるようにしましょう。

不動産ヒアリングシートを用意して、成約率を高めよう

不動産ヒアリングシートは、営業効率を高め、顧客満足度を向上させるために非常に有用なツールです。ヒアリングシートを活用することで、顧客の潜在ニーズを引き出し、適切な物件提案が可能になります。不動産ヒアリングシート作成には無料テンプレートを活用できるため、日々の営業活動にぜひ取り入れてみてください。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。