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  • 更新日 : 2025年1月31日

運用フローの作成方法とメリット・作成ポイント｜テンプレートも紹介

多くの企業では「運用フロー」「業務フロー」といった、運用や業務の流れを可視化した図を業務マニュアルや新人教育として使用します。しかし、運用フローを作成しようとしても、どのような手順で作成していけばいいのか、分からないという方もいるのではないでしょうか。

当記事では、運用フローの作成メリットや作成方法、作成におけるポイントを解説します。無料テンプレートも紹介しているため、作成の際にぜひご活用ください。

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運用フロー（業務フロー）とは

運用フロー（業務フロー）とは、業務の進行手順を整理し、明確にしたものを指します。業務プロセスを視覚的に理解しやすくするために、図表やリストで表現されることが一般的です。

具体的には、業務の開始から終了までの各ステップを順序立てて示し、担当者や必要なリソースを明確化します。運用フローは、新人教育やプロジェクトの計画時など、業務を体系的に理解させるために活用する場合が多く、作成することでチーム全体の統一的な認識が得られます。

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運用フローを作成する際には、テンプレートを活用することで効率的に進められます。テンプレートを使えば、基本構成が整っているため作業時間を短縮して正確なフローが作成可能です。初めて作成する場合でも、ガイドとして利用できるので安心です。

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運用フローの作成メリット

運用フローを作成すると、業務全体を視覚的に把握できるようになります。また、各作業の役割や責任が整理され、効率的な業務運営が可能になるなど、作成することでさまざまなメリットが生まれます。

以下では、運用フローの作成メリットを3つ紹介します。

社内と社外で業務プロセスを共有しやすくなる

業務プロセスを可視化した運用フローを作成することで、社内外での情報共有が効率的になります。社内では業務の流れを一目で把握できるため、チーム間の連携が強化され、作業がスムーズに進みます。特に、複数の部門が関わる業務では、フローを共有することで作業手順の整合性が取りやすくなるでしょう。

社外では取引先や外注先への業務説明が簡単になり、理解の深まりとともにコミュニケーションの円滑化が可能です。業務フローの共有は、信頼性の向上や協力関係の強化にもつながります。

業務の問題点を洗い出し改善につなげられる

業務の問題点を明確に把握できるようになることも、運用フローを作成するメリットです。視覚的に整理されたフローを分析することで、作業が滞っている部分や無駄が発生している箇所を簡単に特定できます。

たとえば、手順の重複や責任分担の曖昧さが原因で起こる業務の停滞を改善するきっかけになります。問題点が明らかになることで、効率化や業務の質を向上させる具体的な対策を実行することも可能です。

業務の生産性向上につながる

運用フローを作成すると業務プロセスが明確化され、生産性の向上につながります。作成されたフローを基に、不要な手順を排除したり、効率的な作業手順を導入したりすることができます。不要な手順を削除し効率的な手順にすることで業務の進行がスムーズになり、従業員一人ひとりの作業負担を軽減することができるでしょう。

また、業務フローを共有することで全員が同じ認識を持ち、チーム全体の一体感を高めることができます。効率的な作業手順の導入やチーム全体が同じ認識を持つことで、業務全体の生産性向上が実現します。

運用フローの作成方法

運用フローを作成する際は、手順を明確にして順を追って進めることで、効率的かつ正確に仕上げることができます。まず全体の業務を把握し、次に各プロセスを視覚化しながら整理するのがポイントです。

以下では、具体的な作成ステップを小見出しに分けて詳しく解説します。

作成する目的を明確にする

運用フローを作成する前に、目的を明確にすることが重要です。フローを何のために作るのか、どのような結果を目指すのかを明確にすることで作成の方向性が定まります。

たとえば、業務効率化を目指すのか、新人教育のためなのか、あるいは社外への説明資料として活用するのかによって、設計内容や詳細の度合いが異なります。目的がはっきりしていれば、必要な情報や手順を漏れなく洗い出し、より効果的なフローを構築することが可能です。作成の初期段階で目標を明確に定めることは、フローの完成度を高めるポイントになります。

関係者を洗い出す

目的が明確になったら運用フローを作成する際に、関係者を洗い出すことが大切です。誰がどの業務に関わっているのか、どのような情報を共有すべきかを整理しましょう。

たとえば、プロジェクトに関わる部門や外部業者を事前に特定し、それぞれの役割を明確に分担することで、効率的な連携が可能になります。関係者の特定や責任・役割の明確化などをすることで、業務プロセスの重複や抜け漏れを防ぎ、全体のスムーズな進行を支える土台を構築できます。

タスクを洗いだす

関係者を洗い出したら、次はタスクを洗い出します。業務全体を細かく分解し、それぞれの具体的な作業内容を明確にしましょう。たとえば、顧客対応、資料作成、承認手続きといった細かなタスクをリストアップすることで、漏れや重複を防ぐことができます。

また、タスクごとに必要なリソースや担当者を設定することで、効率的な業務遂行の準備が整います。タスクを詳細に洗い出すことで業務の全体像が把握しやすくなり、正確な運用フローを構築するための基盤が形成されます。

時系列を整理して並べる

タスクを洗い出した後は、それらを時系列に並べて整理します。作業の開始から終了までの流れを時系列で整理し、業務プロセス全体が視覚的に明確にしましょう。

タスク同士の依存関係や優先順位を意識することで、効率的なフローを設計する基盤が整います。また、タスクを時系列で整理する段階で進行が滞る可能性のある箇所を把握できるため、適切な対策を講じることが可能です。時系列に整理されたフローは、全員が業務内容を共有する際にも役立ち、チーム全体での一体感を高める効果があります。

タスクの関係性を明確にする

運用フローを作成する際、タスク同士の関係性を明確にすることが重要です。タスク同士がどのように依存しているのか、または独立して進行可能なのかを整理することで、業務の優先順位を正確に把握できます。特に、前後のタスクが密接に関連している場合、進行状況に応じた調整が必要です。

また、同時進行可能なタスクを特定することで、全体の作業効率を高めることができます。タスクの依存関係の明確化や優先順位の把握などをすることで、進捗の管理が容易になり、正確で実用的な運用フローの構築が可能になります。

運用フローを作成するときのポイント

効果的な運用フローを作成するには、以下のポイントを意識することが大切です。

  • 使用する図形を絞る

図形の種類を絞ることで、視覚的に統一されたフローを作成できます。過度に複雑な図形を使用すると理解が難しくなるため、シンプルさを意識しましょう。

  • 開始と終了を明確にする

フローの開始点と終了点をはっきり設定することで、業務プロセスの範囲を把握しやすくなります。これにより、抜け漏れや無駄を防ぐことが可能です。

  • 分岐の条件を明確にする

判断が必要な箇所では、分岐の条件を具体的に記載します。たとえば「はい」「いいえ」などのシンプルな選択肢を示すことで、次の行動が分かりやすくなります。

図形の絞り込みや開始点と終了点の明確化、分岐条件の具体化を取り入れることで、分かりやすく効果的な運用フローを構築できます。特に、分岐条件を明確にする工夫により、業務全体をスムーズに運営することが可能になります。

運用フローを作成して業務の効率化を図りましょう

運用フローは、業務の進行手順を明確にし、効率的な業務運営を実現するための重要なツールです。運用フローの作成では、タスクや関係者を洗い出し、時系列で整理し、依存関係を明確にすることで、作業の無駄や漏れを防ぎ業務全体を可視化できるようになります。また、作成時に分岐条件の明確化や図形の統一などのポイントを押さえると、誰もが理解しやすい運用フローを作成することができるでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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