- 更新日 : 2025年6月19日
労働条件通知書と雇用契約書の違いとは？記載事項や兼用についても解説
労働条件通知書は労働条件を明示するための書類、雇用契約書は契約を結ぶための書類であり、両者には明確な違いがあります。
ただ「どのようなところが違うのか具体的に知りたい」「記載する内容や同じでいいの？」などと気になっている人もいるでしょう。
そこで本記事では、労働条件通知書と雇用契約書の違いについて、記載事項や発行する対象者などを比較しながら詳しく解説します。
目次
労働条件通知書とは？
労働条件通知書とは、企業が給与や勤務時間などの労働条件を従業員へ通知するための書類です。
労働基準法の第15条によって、雇用契約を締結する際に発行することが義務付けられています。従って、従業員を採用したときや労働条件を変更するとき、有期雇用の従業員の契約を更新するときは必ず発行しなければなりません。
労働条件通知書を発行する目的は、不利な労働条件から従業員を守ることです。条件を書面できちんと明示することで、認識の違いやトラブルなどの防止にも期待できます。
また労働条件通知書は、全ての雇用形態の従業員に交付する必要があります。正社員や契約社員のみならず、パート・アルバイトなどにも交付しなければならないため注意してください。
雇用契約書とは？
雇用契約書とは、企業と従業員が雇用契約を締結したことを証明するための書類です。
雇用契約の成立によって、労働者は労働に従事する義務が発生し、企業は労働者へ報酬を支払う義務が発生します。
雇用契約書には、契約期間や給与などの労働条件を記載するのが一般的です。記載された労働条件のもとで、従業員が労働に従事することに同意したと明確化する役割があります。
また、雇用契約書は労働条件通知書と同じく、従業員が入社するときや従業員の契約を更新するときなどに発行します。
なお、雇用契約書は作成が義務付けられた書類ではありません。企業と従業員の双方が合意していれば、口頭でも契約を締結できます。
ただし口頭だけで契約締結を済ませると、のちに「言った・言っていない」のトラブルが発生する可能性があるため、書面上で雇用契約を締結することが推奨されています。
労働条件通知書と雇用契約書の違い
労働条件通知書と雇用契約書の違いについて、表にまとめました。
| 労働条件通知書 | 雇用契約書 | |
|---|---|---|
| 作成する義務 | 作成する義務あり | 作成する義務なし |
| 根拠となっている法律 |
|
|
| 企業と労働者の合意 | 合意の必要なし | 合意に必要あり |
| 記載事項 | 法律の定めあり | 法律の定めなし |
| 発行する対象者 |
|
|
それぞれの違いについて、以下より詳しく解説します。
作成する義務
労働条件通知書は、労働基準法の第15条によって作成することが義務付けられています。従業員を採用した際や労働条件を変更する際、従業員との契約を更新する際など、雇用契約を締結するときには労働条件通知書を発行しなければなりません。
労働条件通知書を発行しないと、労働基準法の第120条により30万円以下の罰金が科される可能性があります。
一方、雇用契約書の発行は法律で義務付けられていません。発行しなくても法的には問題ありませんが、労働者とのトラブルを防ぐためにもきちんと発行するのが望ましいです。
なおいずれの書類も、労働者が退職もしくは死亡した日を起算日として5年間保存する必要があります。ただし、保存期間が5年とされたのは2020年4月に法改正によるものですが、当面は3年のままでいいという経過措置が講じられています。そのため、保存期間を従来の3年とするか改正後の5年とするかは会社の任意です。
参考：労働基準法 | e-Gov 法令検索、未払賃金が請求できる期間などが延長されています｜厚生労働省
根拠となっている法律
労働条件通知書の根拠となっている法律は、労働基準法、パートタイム労働法、労働者派遣法、労働契約法です。
労働条件通知書の方が根拠となる法律が多く、労働基準法・パートタイム労働法・労働者派遣法には明示すべき項目が定められています。労働契約法には、労働条件の変更や労働条件が無効となる要件などが記載されています。
また、雇用契約書の根拠となっている法律は、民法と労働契約法です。
民法においては、雇用契約の定義が記載されています。労働契約法では、労働契約の締結や解約などについて規定されています。
企業と労働者の合意
労働条件通知書は、企業が労働者へ一方的に労働条件を明示する書類であるため、労働者の合意は必要ありません。署名や押印も不要です。
反対に雇用契約書には、労働者の合意が必要です。雇用契約は企業と労働者の双方の合意により成立し、合意は口頭であっても問題ありません。ただし、口頭で成立した雇用契約であっても、契約の締結を証明するには雇用契約書を作成の上、双方が署名や押印することが慣習となっています。
このとおり、口頭でも契約は締結できますが証拠として残らないため、書面上で契約を交わすことをおすすめします。
記載事項
労働条件通知書に記載する項目は、労働基準法施行規則の第5条で定められています。記載すべき項目は絶対的記載事項と相対的記載事項に分かれており、それぞれ以下の通りです。
| 絶対的記載事項 | 相対的記載事項 |
|---|---|
|
|
絶対的記載事項は、必ず明示しなければならない事項です。相対的記載事項は、会社で制度を設けている場合に明示する必要がある事項です。
また、2024年4月に労働基準法が改正され「就業場所・業務の変更の範囲」「更新上限」「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」が明示項目として追加されました。
パートやアルバイトなどには「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」「相談窓口」を追加で明示することがパートタイム労働法で義務付けられています。
一方で雇用契約書に記載する項目は、法律で定められていません。どの条件を明記するかは企業の任意で決められます。
労働条件通知書と記載内容が似ているため、2つの書類を兼用する会社もあります。兼用については本記事の「労働条件通知書と雇用契約書は兼用できる？」という見出しをご参照ください。
参考：労働基準法施行規則 | e-Gov 法令検索、2024年4月から労働条件明示のルールが変わりました｜厚生労働省、パートタイム労働者の適正な労働条件の確保のために｜厚生労働省
発行する対象者
労働条件通知書を発行する対象者は、正社員・契約社員・派遣社員・パート・アルバイトなどの労働者です。雇用形態にかかわらず、全ての労働者に発行しなければなりません。
ただし、業務委託は雇用の関係ではなく事業者間の関係として扱われるため、労働条件通知書は不要です。
雇用契約書の発行対象者に関しては法律での定めがなく、会社の任意で誰に発行するか決められます。一般的には、労働条件通知書と同様に全ての労働者に発行します。
なお、派遣社員は派遣元の企業と雇用契約を締結するため、派遣先の企業は雇用契約書を発行する必要はありません。派遣先の企業は派遣元の企業と派遣契約を締結します。
また、業務委託には労働条件通知書と同様に雇用契約書も発行しません。代わりに請負契約書や委任契約書を発行します。
労働条件通知書と雇用契約書は兼用できる？
2つの書類は記載する内容が似ているため、両者を兼ねた「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を発行する企業もあります。
兼用すれば、似た書類をわざわざ2種類も作成する必要がなくなったり、管理の手間やリスクが減ったりと、いくつかメリットもあります。
マネーフォワードでは「雇入通知書_労働条件通知書」のテンプレートを用意しているので、必要な人はご活用ください。
兼用する場合の注意点
労働条件通知書と雇用契約書を兼用する場合は、以下の点に注意しましょう。
- 労働条件通知書の絶対的記載事項を明示する
- 契約を更新するタイミングにも作成する
- 電子データで発行する際は労働者の希望を確認する必要がある
兼用する場合も、労働条件通知書の絶対的記載事項は必ず明記しなければなりません。相対的記載事項に関しても、会社で制度を設けている場合は記載する必要があります。また、短時間・有期雇用の労働者には、追加で明示するべき項目があるため、抜け漏れがないように気をつけましょう。
「労働条件通知書 兼 雇用契約書」は、従業員を採用した際だけでなく労働条件を変更する際、契約を更新する際にも作成します。契約内容を変更するか否かにかかわらず、契約期間を延長するだけだとしても新規で書類を作成する必要があります。
電子データで発行する場合は、労働者に希望を確認してください。電子データで発行できるのは労働者が希望したときのみであるため、書面での発行を依頼されたら応じなければなりません。
労働条件通知書や雇用契約書に関するよくある質問
労働条件通知書や雇用契約書に関するよくある質問をいくつか紹介します。
労働条件通知書と雇用契約書を発行するタイミングは？
労働条件通知書と雇用契約書は、労働者が入社したタイミング、労働条件を変更するタイミング、有期雇用の労働者の契約を更新するタイミングで、それぞれ発行する必要があります。
更新する際は、労働条件が変わらないとしても労働条件通知書を改めて作成してください。雇用契約書も新規で作成することが推奨されます。
なお、労働条件を労働者に不利に変更する場合は、本人の同意をもらわなければなりません。同意をもらってから、変更後の条件を反映した労働条件通知書や雇用契約書を新しく作成しましょう。
労働条件通知書や雇用契約書の発行方法は？
労働条件通知書も雇用契約書も、原則として書面で発行する必要があります。
労働者が希望した場合は、FAX・メール・SNSのメッセージ機能で交付することも可能です。電子契約サービスも増えており、マネーフォワードにも「マネーフォワード クラウド契約」というサービスがあります。
ただ、書面以外の方法で発行できるのは、出力して書面を作成できる方法に限られます。労働者のブログやホームページへの書き込みは認められません。
労働条件通知書や雇用契約書に法的効力はある？
労働条件通知書は労働条件を労働者に明示するための書類であるため、雇用契約を締結したことを証明する効力はありません。
反対に雇用契約書には、契約締結を証明する効力があります。締結すると、企業も労働者も契約内容に拘束されます。
ただし、労働基準法を下回っている部分があると該当箇所だけ無効となるため、気をつけましょう。無効になった箇所には、法律で規定された基準が適用されます。
労働条件通知書や雇用契約書の保存期間は？
労働条件通知書と雇用契約書の保存期間は、労働基準法の第109条によって規定されておりどちらの書類も5年間は保存が義務付けられています。
もともとは3年でしたが2020年4月に労働基準法が改正されて、保存期間が5年となりました。電子化した場合や2つの書類を兼用する書類を作成した場合でも、5年は保存する必要があります。
ただ、改正当時から当面の間は引き続き3年とする経過措置が講じられているため、3年保存するか5年保存するかは企業の任意です。
参考：労働基準法｜e-Gov 法令検索、未払賃金が請求できる期間などが延長されています｜厚生労働省
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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