• 作成日 : 2025年12月2日

スプレッドシートで差し込み印刷するには？効率的な一括印刷の設定方法とツール活用術

スプレッドシートのデータを使って差し込み印刷を行うことで、大量の個別文書を効率的に作成できます。本記事では、Googleスプレッドシートで宛名ラベルや請求書などの差し込み印刷を実現する方法から、便利なアドオンの活用、Google Apps Script（GAS）による自動化まで詳しく解説します。

エクセルの差し込み印刷機能に相当する作業を、クラウド環境で実現する実践的なテクニックを紹介します。

スプレッドシートの差し込み印刷とは？

差し込み印刷とは、スプレッドシートの各行データを、定型フォーマットに自動的に挿入して個別の文書を作成する機能です。 この技術により、手作業では膨大な時間がかかる作業を自動化できます。

差し込み印刷の仕組みと基本的な流れ

差し込み印刷は、データソース（スプレッドシート）とテンプレート（文書ひな形）を組み合わせて動作します。スプレッドシートの1行目には項目名（フィールド名）を設定し、2行目以降に実際のデータを入力します。テンプレートには、差し込みたい位置に項目名に対応するプレースホルダーを配置し、処理実行時に自動的にデータが挿入される仕組みです。

エクセルとGoogleスプレッドシートの差し込み印刷の違い

エクセル（Excel）では、Microsoft Wordと連携した差し込み印刷機能が標準で提供されています。一方、Googleスプレッドシート（スプシ）では、標準機能として差し込み印刷は搭載されていませんが、アドオンやGoogle Apps Scriptを活用することで、同等以上の機能を実現できます。クラウドベースの利点として、複数人での同時作業や、どこからでもアクセスできる柔軟性があります。

差し込み印刷が効果的な業務例

差し込み印刷は様々な業務で活用されています。代表的な例として、宛名ラベルの印刷、請求書や納品書の一括作成、証明書や賞状の発行、DMやお礼状の作成、給与明細の配布などがあります。顧客リストから個別のメールを送信する際にも、差し込み機能を応用できます。定型的な文書作成業務がある場合、差し込み印刷の導入により大幅な業務効率化が期待できます。

スプレッドシートで差し込み印刷を実現する3つの方法とは？

Googleスプレッドシートで差し込み印刷を行う主な方法は、アドオンの利用、GASの開発、外部サービスとの連携の3つです。 それぞれの特徴と選び方を解説します。

方法1：アドオンを使った簡単設定

最も手軽な方法は、Google Workspace Marketplaceから提供されているアドオンを利用することです。「Autocrat」「Mail Merge」「Document Studio」などの人気アドオンがあり、プログラミング知識なしで差し込み印刷を設定できます。基本的な機能は無料で利用でき、大量処理や高度な機能は有料版で提供されることが一般的です。

方法2：GASによるカスタマイズ開発

より柔軟な差し込み印刷を実現したい場合は、Google Apps Script（GAS）での開発が適しています。独自の処理ロジックを実装でき、既存システムとの連携も容易です。初期開発には時間がかかりますが、一度構築すれば長期的に活用でき、メンテナンスも自社で行えます。複雑な条件分岐や、特殊なフォーマットにも対応可能です。

方法3：外部サービスとの連携活用

ZapierやIFTTTなどの自動化サービスを使用して、スプレッドシートと他のツールを連携させる方法もあります。例えば、スプレッドシートのデータを自動的にPDF化してメール送信するワークフローを構築できます。プログラミング不要で高度な自動化が可能ですが、データのセキュリティや処理速度に注意が必要です。

アドオンを使った差し込み印刷の具体的な設定手順は？

アドオンを使用すれば、数クリックで差し込み印刷の設定が完了し、すぐに実用的な文書作成が始められます。 人気アドオン「Autocrat」を例に、詳細な手順を説明します。

STEP1：アドオンのインストールと初期設定

まず、Googleスプレッドシートを開き、「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを取得」を選択します。検索ボックスに「Autocrat」と入力し、該当のアドオンをインストールします。インストール時に必要な権限を確認し、承認します。インストール完了後、「拡張機能」メニューに「Autocrat」が追加されていることを確認します。

STEP2：テンプレート文書の作成

Google ドキュメントで差し込み用のテンプレートを作成します。差し込みたい位置に、二重山括弧で囲んだフィールド名（merge tag） を記述します。

例えば、次のように記載します。

フィールド名（<<氏名>> や <<金額>> の中身）は、スプレッドシートの列見出しと完全に一致させる必要があります。書式設定やレイアウトは、通常のドキュメント編集と同じように行えます。

STEP3：差し込み設定の実行

スプレッドシートに戻り、「拡張機能」→「Autocrat」→「Open」を選択します。設定ウィザードが開始されるので、以下の手順で設定します。

STEP4：差し込み印刷の実行と確認

設定完了後、「Run Merge」ボタンをクリックして差し込み処理を実行します。処理が完了すると、指定したフォルダに個別のファイルが作成されます。生成されたファイルを確認し、正しくデータが差し込まれているかチェックします。問題があれば、テンプレートやマッピング設定を修正して再実行します。

Google Apps Script（GAS）で差し込み印刷を自動化する方法は？

GASを使用することで、より高度な差し込み印刷システムを構築でき、完全な自動化も実現できます。 基本的なスクリプトから応用例まで解説します。

基本的なGASスクリプトの構造

テンプレートには {{氏名}} のように二重波括弧でプレースホルダーを記載し、GAS 側では正規表現として { / } をエスケープして置換します。

function mailMerge() {

// スプレッドシートのデータを取得

var sheet   = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

var data    = sheet.getDataRange().getValues();

var headers = data[0]; // 1行目：項目名

// テンプレートドキュメントを開く

var templateId  = ‘テンプレートドキュメントのID’;

var templateDoc = DriveApp.getFileById(templateId);

// データ行ごとに処理

for (var i = 1; i < data.length; i++) { // 2行目以降がデータ

var row = data[i];

// 空行はスキップ（任意）

if (row.join(”) === ”) continue;

// テンプレートをコピー

var docCopy = templateDoc.makeCopy(‘差し込み_’ + (i) + ‘_’ + new Date().getTime());

var doc     = DocumentApp.openById(docCopy.getId());

var body    = doc.getBody();

// プレースホルダーを置換：{{項目名}} → 実データ

for (var j = 0; j < headers.length; j++) {

var header = headers[j];

var value  = row[j] != null ? row[j].toString() : ”;

// 正規表現として { と } をエスケープ

var pattern = ‘{{‘ + header + ‘}}’;   // ‘{{ヘッダ}}’ をリテラルとしてマッチ

body.replaceText(pattern, value);}

// ドキュメントを保存

doc.saveAndClose();}}

高度な差し込み機能の実装

GASでは、条件分岐や複雑な処理も実装できます。例えば、金額に応じて異なるテンプレートを使用する、画像の差し込み、表形式データの動的生成などが可能です。以下は条件分岐の例です。

列インデックス用の定数を定義したうえで条件分岐する例にすると、安全に動かせます。

// 列インデックスの定義（例：A列=0, B列=1, C列=2 …）

var COL_AMOUNT = 2; // 「金額」列がC列の場合

// 金額に応じてテンプレートを変更

if (row[COL_AMOUNT] > 100000) {

templateId = ‘高額用テンプレートID’;

} else {

templateId = ‘通常用テンプレートID’;}

または、ヘッダー行から動的に列位置を取得する場合の例として：

var headers = data[0];

var COL_AMOUNT = headers.indexOf(‘金額’); // 「金額」という見出しの列を探す

…

if (row[COL_AMOUNT] > 100000) {

templateId = ‘高額用テンプレートID’;

} else {

templateId = ‘通常用テンプレートID’;}

PDFへの自動変換と保存

生成した文書をPDFに変換して保存する機能も実装できます。

javascript

// PDFに変換して保存

var pdf = doc.getAs(‘application/pdf’);

var folder = DriveApp.getFolderById(‘保存先フォルダID’);

folder.createFile(pdf).setName(row[0] + ‘_請求書.pdf’);

メール送信との連携

列インデックスを定義してから参照する形に修正します。

// 列インデックスの定義（例：メールアドレス列がD列なら 3）

var COL_EMAIL = 3; // 「メールアドレス」列

// PDFを添付してメール送信

GmailApp.sendEmail(

row[COL_EMAIL],                // 宛先メールアドレス

‘請求書のお知らせ’,            // 件名

‘請求書を添付いたします。’,    // 本文（プレーンテキスト）

{attachments: [pdf],

name: ‘経理部’});

ヘッダー行から動的に列位置を取得する場合の書き方も、前述の COL_AMOUNT と同じ要領で説明しておくと、実務で応用しやすくなります。

差し込み印刷でよくあるトラブルと解決方法は？

差し込み印刷の実装時には、文字化け、フォーマット崩れ、処理速度の問題などが発生することがあります。 これらの対処法を紹介します。

日本語の文字化けと対処法

差し込み処理で日本語が文字化けする場合、多くは外部とのデータ受け渡し時の文字コード設定が原因です。GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント自体には文字コードの設定項目はありませんが、

といった点をチェックします。

また、フィールド名やテンプレート内のプレースホルダーに日本語を使う場合は、半角スペースや記号を避け、氏名、住所 などシンプルな名称にすることでトラブルを減らせます。

テンプレートのフォーマット保持

差し込み後にレイアウトが崩れる問題は、適切なプレースホルダーの配置で解決できます。表内にプレースホルダーを配置する場合は、セル内に収まるようにし、改行が必要な場合は事前にテンプレートで設定します。また、フォントサイズや色などの書式は、プレースホルダー全体に適用することで、差し込み後も維持されます。

大量データ処理の最適化

数百件以上のデータを処理する場合、実行時間制限（6分）に注意が必要です。バッチ処理を実装し、50件ずつ処理するなどの工夫が必要です。また、不要な処理を削減し、SpreadsheetApp.flush()を使用してメモリを適切に管理することで、パフォーマンスを改善できます。

エラーハンドリングとログ記録

処理中のエラーを適切に処理するため、try-catch文を使用します。また、処理結果をログに記録することで、問題の特定が容易になります。

結果を書き込む列インデックスを定数として定義してから使う形にします（例：結果列がシート上で Z 列＝26列目の場合）。

// 結果を書き込む列（列番号、A=1, B=2 …）

var COL_RESULT = 26;  // 例：Z列に「結果」欄がある場合

try {

// 差し込み処理

} catch (error) {

Logger.log(‘エラー: ‘ + error.toString());

// i はループのインデックス（0始まり）を想定

sheet.getRange(i + 1, COL_RESULT).setValue(‘エラー’);}

または、ヘッダー行から「結果」列を自動で探すパターンを併記しておくと、実務で応用しやすくなります。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。