• 更新日 : 2026年2月16日

Word（ワード）のマニュアルの作り方とは？基本手順とテンプレートの選び方

Wordでマニュアルを作成するとき、いきなり白紙の文書を前にすると「何から書けばいいのか分からない」と手が止まりがちです。Wordにおけるマニュアル作成は「業務を整理する→構成を決める→文章と図を入れる→体裁を整える→共有・更新する」という手順に分けると、初心者でも迷わず進められます。

この記事では、Wordでマニュアルを作成する基本の流れと、テンプレートの使い方・選び方を具体的に解説します。

Wordでマニュアルを作成する手順は？

Wordのマニュアルを作成する手順は、業務内容を整理し、構成と見出しを決めてから、本文・図表・レイアウトへと進めます。Wordのマニュアル作成は、次の5ステップで進めるとスムーズです。

業務内容を整理して記載項目を洗い出す

最初のステップは、Wordを開く前に業務内容を整理することです。最初に情報を出し切っておくと、書き直しや抜け漏れを防げます。

上記の5項目を簡単なメモでもよいので書き出し、そこから「書くべき項目」を洗い出します。たとえば、受発注業務なら「受注登録」「在庫確認」「出荷指示」「請求書発行」など、大きな塊ごとに分解しておくと、そのまま見出し候補になります。

構成と見出し階層を設計する

次に、洗い出した項目を使ってマニュアル全体の構成を設計します。構成と見出し階層を設計するときは「どの順番で、どの深さまで説明するか」を決めます。

よく使われる構成例は次のとおりです。

Wordでは、見出し1・見出し2・見出し3といったスタイルを使って階層を作ります。章立てだけでなく、「1見出し＝1テーマ」にして、1つの見出しの中に複数の話題を詰め込まないようにすることも大切です。このように構成を決めておくと、後でテンプレート化するときにも流用しやすくなります。

本文を分かりやすく記述して図表を追加する

構成が決まったら、「読む人が迷わず同じように作業できるか」を基準に書き方を整えます。

画面操作がある場合は、画面キャプチャや図を使って補足します。「図1：顧客情報入力画面」のように図番号と簡単な説明文を入れておくと、読み手が参照しやすくなります。文章だけでは伝わりにくい分岐条件・判断基準は、フローチャートや表にすると理解が早まります。

目次・ページ番号・レイアウトを整える

本文がひととおり書けたら、Wordの機能を使って体裁を整えます。体裁を整えるときのポイントは、見出しスタイルを使ってから目次を自動作成することです。

レイアウトなどを整えるステップで、ページごとの行数や余白、見出しの位置などをざっと確認し、「1ページに情報を詰め込みすぎていないか」「図がページをまたいで切れていないか」もチェックしておきましょう。

共有・フィードバックを反映して更新する

最後に、作成したマニュアルを共有し、フィードバックをもらって更新します。マニュアルは一度作って終わりではなく、業務の変更や改善に合わせて更新する前提で運用することが重要です。

Wordの「変更履歴」機能を使えば、誰がどこを直したかを簡単に追跡できます。運用ルールとして「業務変更があったら必ずマニュアルも更新する」「更新担当者を決めておく」といった決まりを作っておくと、古い情報が残りにくくなります。

Wordでマニュアルを作成するときのポイントは？

Wordでマニュアルを作るときは、書き方のルールを決めておくと、どの担当者が書いても読みやすさを揃えられます。特に、5W1H・全体像・図やレイアウトの4点を意識すると、実務で使いやすいマニュアルになります。

5W1Hを意識して記載する

マニュアルの文章は、5W1H（誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように）を意識して書くと、抜け漏れを防げます。

たとえば、次のように書くと、誰がいつどこに提出するのかが分かりません。

以下のように書き換えると、読む人が迷わず動ける文章になります。手順ごとに「誰が」「何を」「いつまでに」「どこに」「どうやって」実行するのかを明記する習慣をつけましょう。

業務の全体像を最初に示す

詳細な手順に入る前に、箇条書きなどで業務の全体像を示しておくと、読み手が今どこを読んでいるのかを把握しやすくなります。

業務の全体像があると、「自分が担当するのはこの部分」「この後に別部署の作業が続く」といった前後関係が理解しやすくなり、マニュアルの内容も頭に入りやすくなります。

図や画像を適切に挿入する

Wordのマニュアルでは、ルールを決めて図や画像を入れることで、読みやすさを保ちつつ理解度を向上しやすくなります。

図が多すぎるとファイルサイズが重くなったり、印刷時に見づらくなったりします。テキストと図のバランスを見て、「図がなくても理解できるか」「図があることでどこまで分かりやすくなるか」を意識するとよいでしょう。

レイアウトや書式・フォントを統一する

Wordでは、スタイル機能を使って「見出しのサイズや色」「本文のフォント」「箇条書きの記号」などをあらかじめ決めておくと、簡単にレイアウトや書式の統一ができ、読みやすくなります。

レイアウトがバラバラだと内容以前に「読みにくい」という印象を与えてしまいます。テンプレート段階でスタイルを整え、「誰が書いても同じ見た目になる」状態を目指しましょう。

Wordのマニュアル作成にテンプレートを使うメリットは？

Wordでマニュアルを作成するとき、ゼロからレイアウトを組むより、あらかじめ用意したテンプレートを使うほうが効率的です。テンプレートを用意しておくと、引き継ぎのしやすさや業務品質の安定に直結します。

引き継ぎや教育をスムーズにできる

テンプレートを使うと、どのマニュアルも似た構成・書式になるため、新しく入ってきた人も読み方をすぐに覚えられます。

共通ルールがあると、マニュアルごとに「読み方」を覚え直す必要がなくなり、教育にかかる時間を減らせます。

ミスを減らし業務品質を揃えられる

テンプレートには、あらかじめ記載すべき項目を組み込んでおけます。たとえば「注意点」「チェックポイント」「完了条件」などの欄を入れておくと、書き手が重要な情報を書き漏らしにくくなります。

担当者ごとにマニュアルの粒度や書き方がバラバラだと、「人によってやり方が違う」「ミスが発生しやすい」といった状態になりがちです。テンプレートを使って構成と項目を揃えることで、業務品質を一定レベル以上に保ちやすくなります。

更新・管理を効率化できる

テンプレートを基準にマニュアルを作成しておけば、ルール変更やシステム改修があったときの更新も効率的です。テンプレートでマニュアルを作成しておくと、次のようなメリットがあります。

結果として、「古い版が残ったまま放置される」といったリスクを減らし、マニュアル全体を整理しやすくなります。Wordのマニュアルを「作って終わり」にせず、「更新し続ける前提の土台」として考えることがポイントです。

マニュアル作成に適したWordテンプレートの選び方は？

マニュアル用のWordテンプレートは、デザインよりも業務との相性で選ぶと失敗しません。次の観点をチェックしながら、自社の業務に合うテンプレートを選びましょう。

対象業務の種類

画面操作が中心なら、画面キャプチャを入れやすいレイアウト

現場作業が中心なら、チェックリスト形式・写真スペースがあるもの

詳細さ・粒度

1つのテンプレートで複数業務を書くのか

1業務1ファイルで細かく分けるのか

更新頻度

頻繁に変わる業務なら、構成がシンプルで差し替えやすいもの

あまり変わらないルール・規程なら、背景説明や例を多く載せられるもの

読み手と利用シーン

現場で印刷して見るのか、PC・タブレットで見るのか

外部向けか、社内限定か

既存のテンプレートをそのまま使うのではなく、「不要な項目を削る」「自社で必須にしたい項目を追加する」など、最低限のカスタマイズをしてから使うと、自社にフィットしたマニュアルが作りやすくなります。

Wordマニュアル作成の5工程と、最適テンプレート選びの要点

Wordでマニュアルを作るときは、業務整理→構成→記述→整形→更新の5ステップで進め、本文は5W1Hと1文1操作を意識することがポイントです。Wordのマニュアルをテンプレート化する場合、既存のものの中から対象業務の種類や必要な詳しさ、更新頻度・閲覧シーンに合わせて選び、自社向けに項目を取捨選択して標準フォーマット化すると、作成・引き継ぎ・更新が楽になります。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。