• 更新日 : 2026年2月10日

Wordのコメント欄を印刷しない！今すぐにできる設定と完全削除ガイド

重要な書類を印刷する際、Wordのコメントが右端に残ったまま出力され、提出前に焦った経験はないでしょうか。

実は、印刷プレビュー画面の設定メニュー内にある項目のチェックを外すだけで非表示にできます。本記事では、印刷時にコメントを消す詳細な設定手順と、データから完全に削除する方法をわかりやすく解説します。

印刷画面でコメントを消す設定は？

印刷プレビュー画面の「設定」メニュー内にある「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外すことで、コメントを非表示にした状態で印刷できます。

ビジネス文書を作成する過程で、上司や同僚からのフィードバックを受けるためにWordのコメント機能（コメント欄）は不可欠です。しかし、いざ完成版を印刷したり、PDF化してクライアントに送付したりする段になって、「コメントが右端に残ったまま印刷されてしまう」というトラブルは、多くのバックオフィス担当者が経験する課題です。

このセクションでは、ドキュメントの編集状態を保持したまま、印刷時のみ一時的にコメントを非表示にする最も手軽な方法を解説します。

Windows版Wordでの具体的な設定手順

最もスタンダードなWindows版Word（Microsoft 365、Word 2019、2021など）において、印刷直前の画面でコメントを消す手順は以下の通りです。

この操作の最大の利点は、文書データそのもののコメントは削除されず、あくまで「今回の印刷のみ」非表示になる点です。したがって、後で編集画面に戻ればコメントはそのまま残っており、修正作業を継続できます。

Mac版Wordにおける操作の違い

Mac環境でWordを使用している場合、Windows版とはインターフェースが若干異なります。Macユーザーは以下の手順で設定を行ってください。

PDF保存時への設定の反映

この印刷設定は、紙への印刷だけでなく、PDFファイルへの出力（エクスポート）にも影響を与えます。近年ではペーパーレス化が進み、紙で印刷する機会よりもPDFとして保存し、メールやチャットで共有する機会の方が増えています。

「ファイル」タブから「エクスポート」や「名前を付けて保存（PDF形式）」を選択する場合でも、直前の印刷設定で「変更履歴/コメントの印刷」がオンになっていると、PDFにもコメントが焼き付けられてしまいます。PDF化する際も、一度「印刷」メニューを開き、プレビューでコメントが消えているかを確認する癖をつけることを推奨します。

設定してもコメントが消えない場合のチェックポイント

上記の手順を行っても、プレビュー画面からコメントが消えない、あるいは設定項目がグレーアウトして選択できないというケースがあります。そのような場合は、以下の点を確認してください。

校閲タブから非表示にする方法は？

編集画面の「校閲」タブにある「変更内容の表示」を「変更履歴/コメントなし」に設定することで、画面上の表示と印刷結果の両方からコメントを非表示にできます。

前述の「印刷画面での設定」は印刷時だけの一時的な対応でしたが、編集作業中もコメントを非表示にして本文のレイアウトを確認したい場合や、プレゼンテーションでの画面共有時にコメントを見せたくない場合には、校閲タブからの設定変更が有効です。

「変更内容の表示」モードの使い分け

Wordの校閲タブには、文書の表示状態を切り替えるための4つのモードが用意されています。これらを適切に使い分けることで、業務効率が格段に向上します。各モードの特徴は以下の通りです。

コメント欄を印刷しないためには、この中の「変更履歴/コメントなし」を選択します。これにより、編集画面上でもコメントが見えなくなり、その状態で印刷を行えば、きれいな文書が出力されます。

吹き出しのみを細かく制御する方法

「吹き出し」の表示方法を調整することも可能です。「変更履歴とコメントの表示」＞「吹き出し」メニューから、「変更履歴を文中に本表示」を選択すると、右側のコメント領域がなくなり、変更箇所が本文中に埋め込まれる形式になります。これにより、印刷時に用紙の右側が圧迫されて本文が縮小されるのを防ぐことができます。

「非表示」設定の重大なリスクと注意点

ここで特に強調しておきたいのは、「非表示」と「削除」は全く異なるという点です。「変更なし」モードにしてコメントが見えなくなったとしても、データ自体はファイル内に依然として存在しています。

例えば、以下のような場面を想像してください。

社外秘の内部議論が書かれたコメントが含まれる見積書を、「変更履歴/コメントなし」モードで見えなくした状態で取引先にメールで送付した。取引先がファイルを開いた際、相手のWord設定が「すべての変更履歴/コメント」になっていたため、隠したはずの内部コメントが丸見えになってしまった。

このような情報漏洩事故は、ビジネス現場で頻繁に発生しています。あくまで「自分の手元での確認」や「紙への印刷」のために非表示機能を使用し、ファイルを外部へ渡す際は次章で解説する「完全削除」を行う必要があります。

提出用にコメントを一括削除する

外部へファイルを提出する際は、「ドキュメント検査」機能を使用して、すべてのコメント、変更履歴、個人情報を完全に削除することが必須のリスク管理です。

先述の通り、表示設定での非表示は、受け取り手の環境次第で容易に解除されてしまいます。契約書やプレスリリース、公的な申請書類など、クリーンな状態であることが求められる文書においては、コメントの「データ削除」を行う必要があります。

ドキュメント検査による一括削除の手順

Wordには、文書内に隠れたメタデータや個人情報、コメントを一括で検出し、削除するための「ドキュメント検査」という強力な機能が備わっています。これを使えば、数百件のコメントがあっても一瞬で削除可能です。

具体的な手順は以下の通りです。

この操作を行うと、コメントだけでなく、まだ承諾されていない変更履歴（修正箇所）もすべて一括で承諾（確定）されるか、削除される可能性があります。検査項目の説明をよく読み、意図しないデータ消失がないように注意してください。

削除作業前の必須アクション：バックアップ

ドキュメント検査機能による「すべて削除」は、基本的に元に戻すことができません（Undo機能が効かない場合があります）。

したがって、この作業を行う前には、必ずファイルを複製し、「提出用_〇〇.docx」などの別名で保存することを強く推奨します。

原本（コメント付きの作業ファイル）を残しておくことは、後日の修正対応や、なぜその修正を行ったかの経緯を確認するために重要です。バックオフィスの実務としては、以下の2つのファイルを管理するのが鉄則です。

手動での削除と一括削除の使い分け

すべてのコメントを消すのではなく、「特定のコメントだけを残したい」というケースもあるでしょう。その場合はドキュメント検査ではなく、手動での削除が必要です。

効率的な手動削除の方法は以下の通りです。

また、特定の執筆者（例えば上司のコメントだけ残し、自分のメモは消すなど）のコメントを一括削除することも可能です。「校閲」タブの「削除」ボタンの下にある矢印をクリックし、「表示されたコメントをすべて削除」機能と、「特定の校閲者のみ表示」機能を組み合わせることで、柔軟な整理が可能になります。

ビジネス文書におけるコメント管理の運用ルール

社内での文書確認プロセスと社外への提出フローにおいて、PDF化を最終工程と定めることが、最も安全で確実なコメント管理方法です。

Wordファイルのまま社外へ送付することは、コメントの消し忘れリスクだけでなく、バージョン互換性によるレイアウト崩れや、改ざんのリスクも伴います。特にコメント欄設定を模索するような場面では、そもそもWord形式での共有が適切かどうかを再考する余地があります。

PDF化による完全なリスク回避

印刷設定でコメントを非表示にした状態で、Wordの機能を使ってPDFを作成（エクスポート）すれば、コメント情報はPDF上に視覚的に存在しなくなるだけでなく、データ構造上もコメントテキストが含まれない形になります（注釈として引き継ぐ設定にしない限り）。

最終成果物としての文書はPDFで提出し、共同編集が必要な場合のみWordファイルを共有するというルールを組織内で徹底することで、コメントにまつわるトラブルを防ぐことができます。

社内ルール策定のヒント

中小企業のバックオフィス担当者が主導して、以下のような文書取り扱いガイドラインを策定することをおすすめします。

Wordのコメント機能は強力なコラボレーションツールですが、その印刷や表示設定を正しく理解し、適切に管理することで、初めてビジネスの武器となります。本記事で紹介した「印刷設定での非表示」「校閲タブでの制御」「ドキュメント検査による削除」の3つを状況に応じて使い分け、スマートな文書管理を実現してください。

Wordのコメントを印刷しない設定とポイント

印刷設定の「変更履歴/コメントの印刷」をオフにするだけで、コメントを除外して印刷できます。

用途に応じて設定を使い分け、スムーズな書類作成と提出を実現しましょう。

• 監修：千葉 清美（日商簿記1級/建設業経理士1級）

  日商簿記1級・税理士科目（簿記論・財務諸表論）の確かな会計理論と、経理実務での決算・税務申告経験を兼ね備える。システム部門での業務効率化ツールの開発経験を活かし、会計・税務の知識に裏打ちされた、実効性の高い業務効率化支援を行っている。建設業経理士1級保有。