• 作成日 : 2026年1月14日

パワーポイントで出張報告書を作成するには？内容・注意点・作成のポイントを解説

パワーポイント（PowerPoint/PPT）で出張報告書を作りたい、出張の成果をわかりやすくまとめたいと思ったことはありませんか。出張報告書は、出張の目的達成度や得られた成果を会社に報告するための重要な文書です。

本記事では、出張報告書の基本から、盛り込むべき内容、パワーポイントで作成する際のポイント、注意点まで詳しく解説します。

出張報告書とは？

出張報告書は、業務出張の目的、活動内容、成果、今後のアクションをまとめて会社に報告するための文書です。

出張報告書は、出張にかかった費用と時間に見合う成果が得られたかを確認し、組織内で情報を共有するために作成します。単なる行動記録ではなく、出張を通じて得られた知見や、今後の業務に活かすべき事項を整理する役割があります。

出張報告書の提出は多くの会社で義務付けられており、経費精算の根拠資料としても使用されることがあります。また、同じ出張先に行く他の社員への参考情報としても活用されます。

なぜパワーポイントで作成するのか

視覚的に分かりやすく、報告会でも活用できます。

Wordやテキストベースの報告書も一般的ですが、PowerPointには多くのメリットがあります。写真や図表を自由に配置でき、出張先の様子や商談内容を視覚的に伝えられます。また、報告会やミーティングでそのままプレゼン資料として使用でき、情報共有がスムーズに行えます。

特に、展示会やカンファレンスへの参加報告、複数の訪問先を回った出張、海外出張など、多くの情報を整理して伝える必要がある場合にPowerPointは適しています。

パワーポイントの出張報告書に必要な項目は？

パワーポイントで作成する出張報告書に盛り込む内容は、基本情報、目的、活動内容、成果、所感、今後のアクションという流れで構成します。

出張の種類や会社のフォーマットに応じて、項目を調整してください。

表紙・タイトル

報告書の概要を示すページです。

報告書のタイトル、出張先、出張期間、報告者（部署・氏名）、報告日を記載します。タイトルは「出張報告書」だけでなく、「○○展示会 視察報告書」「△△株式会社 商談出張報告」のように、出張の目的や訪問先を含めると内容が一目で分かります。

出張の基本情報

出張の概要を整理します。

出張期間（日程）、出張先（訪問地、訪問先企業名）、同行者、出張目的を記載します。表形式でまとめると一覧性が高くなります。複数の訪問先がある場合は、すべてリストアップしましょう。

出張の目的

何のために出張したかを明確にします。

出張前に設定した目的や達成すべき事項を記載します。「新規顧客との商談」「展示会での情報収集」「工場視察による品質確認」など、具体的に記載しましょう。複数の目的がある場合は、優先度順に並べます。

日程・スケジュール

出張中の行動を時系列で示します。

日ごと、または時間ごとの活動内容を記載します。「1日目：○○社訪問、△△氏と商談」「2日目：展示会視察、□□ブース訪問」のように、どこで何をしたかを整理しましょう。詳細すぎる必要はありませんが、活動の全体像が分かるようにします。

活動内容・訪問記録

各訪問先での活動を詳しく報告します。

商談の場合は、訪問先企業名、面談者、商談内容、先方の反応、次のステップなどを記載します。展示会やカンファレンスの場合は、視察したブース、聴講したセミナー、収集した情報などを記載します。

この部分が報告書の中心となるため、具体的かつ分かりやすく記述しましょう。

成果・結果

出張で得られた成果を示します。

出張の目的に対して、どのような成果が得られたかを報告します。「新規案件○件の獲得見込み」「○○社との取引条件を合意」「競合他社の動向を把握」など、具体的に記載しましょう。定量的に示せるものは数値で表現すると説得力が増します。

収集情報・資料

出張で得た情報や資料を整理します。

展示会で入手したパンフレット、名刺交換した相手のリスト、市場動向に関する情報、競合他社の状況など、出張を通じて収集した情報をまとめます。資料が多い場合は、概要をスライドに記載し、詳細は添付資料として別途まとめましょう。

所感・気づき

出張を通じて感じたことを記載します。

出張で得た気づき、印象に残ったこと、市場や顧客に対する所感などを率直に記載します。単なる感想ではなく、今後の業務に活かせる視点で記述すると、報告書の価値が高まります。

課題・問題点

明らかになった課題を整理します。

出張を通じて発見した課題、改善すべき点、対応が必要な問題などを記載します。課題を正直に報告することで、組織としての改善につながります。

今後のアクション・提案

出張を踏まえて次に何をすべきかを示します。

出張の成果を活かすために、今後どのようなアクションを取るべきかを具体的に記載します。「○月○日までに見積もりを提出」「△△社への追加訪問を計画」「□□の導入を提案」など、誰が・いつまでに・何をするかを明確にしましょう。

経費概要（必要に応じて）

出張にかかった費用の概要を示します。

交通費、宿泊費、日当、その他経費の概要を記載する場合があります。詳細な経費精算は別途行うことが多いですが、報告書に概要を含めることで、出張のコスト対効果を示すことができます。

パワーポイントで出張報告書を作るポイント

結論を先に示し、視覚的に分かりやすく、要点を絞って構成しましょう。

パワーポイントで効果的な出張報告書を作成するためのポイントを紹介します。

結論・成果を先に示す

読み手は最初に結果を知りたがっています。

「出張の経緯→活動内容→成果」という時系列ではなく、「成果・結論→活動内容→詳細」という構成にすると、読み手に伝わりやすくなります。冒頭のエグゼクティブサマリーで、出張の成果を簡潔にまとめましょう。

写真を効果的に活用する

出張先の様子を視覚的に伝えます。

展示会のブース、訪問先の外観、商談の様子、現地の市場状況など、出張中に撮影した写真を活用すると、文字だけでは伝わらない情報を共有できます。ただし、機密情報や撮影許可の確認は忘れずに行いましょう。

図表やグラフで情報を整理する

データは視覚化して伝えます。

市場規模、競合比較、訪問スケジュールなどは、表やグラフで示すと一目で理解できます。訪問先リストは表形式で、スケジュールはタイムラインで、収集した数値データはグラフで表現しましょう。

1スライド1メッセージを意識する

情報を詰め込みすぎないようにします。

1枚のスライドで伝えることは1つに絞りましょう。出張報告書は情報量が多くなりがちですが、スライドを分割して整理することで、読みやすくなります。全体で10〜15ページ程度にまとめ、詳細は補足資料として別途用意します。

訪問先ごとに整理する

複数の訪問先がある場合の構成です。

複数の企業や施設を訪問した場合は、訪問先ごとにセクションを分けて報告すると分かりやすくなります。各訪問先について、訪問目的、面談内容、成果、所感を統一したフォーマットで記載しましょう。

テンプレートを活用する

効率的に統一感のある報告書を作成できます。

社内に出張報告書のテンプレートがあれば活用しましょう。なければ、スライドマスターで基本デザインを設定し、毎回同じフォーマットで作成できるようにしておくと効率的です。

パワーポイントで出張報告書を作成する際の注意点

正確性、客観性、タイミング、機密管理に注意しましょう。

パワーポイントで報告書を作成する際に気をつけるべきポイントを確認します。

事実と意見を区別する

客観的な記述を心がけます。

「○○社は△△に興味を示していた」という観察と、「○○社との取引は有望だと思う」という意見は、明確に区別して記載しましょう。事実を先に述べ、それに対する自分の解釈や意見は「所感」として別にまとめると、読み手が判断しやすくなります。

具体的に記載する

曖昧な表現を避けます。

「良い反応だった」「興味を持っていた」といった曖昧な表現ではなく、「次回の見積もり依頼を受けた」「サンプル送付を希望された」のように具体的に記載しましょう。定量的に示せる情報は数値で表現します。

早めに作成・提出する

記憶が新しいうちにまとめます。

出張終了後、できるだけ早く報告書を作成しましょう。時間が経つと、細かい内容や会話の詳細を忘れてしまいます。出張中にメモを取っておき、帰社後すぐにまとめる習慣をつけると、質の高い報告書が作成できます。

会社によって提出期限が定められている場合は、必ず期限を守りましょう。一般的には、出張終了後1週間以内の提出が求められることが多いです。

機密情報の取り扱いに注意する

共有範囲を確認します。

訪問先から得た情報の中に、機密扱いの内容が含まれている場合があります。報告書にどこまで記載してよいか、共有範囲はどこまでかを確認しましょう。写真の使用についても、撮影・使用許可を得ているか確認が必要です。

読み手を意識する

誰に向けた報告書かを明確にします。

上司への報告、チーム全体への共有、経営層への報告など、読み手によって求められる情報の粒度や観点が異なります。読み手が知りたい情報を優先して記載し、不要な詳細は省略しましょう。

ネガティブな内容も正直に報告する

成果だけでなく課題も共有します。

出張がうまくいかなかった場合や、期待した成果が得られなかった場合でも、正直に報告することが大切です。失敗や課題を隠すと、組織としての学びが得られません。何がうまくいかなかったのか、次回どう改善すべきかを含めて報告しましょう。

経費との整合性を確認する

経費精算と矛盾がないようにします。

出張報告書の日程や訪問先と、経費精算の内容に矛盾があると、問題になることがあります。報告書を作成する際は、経費精算の内容と整合性が取れているか確認しましょう。

出張の成果を組織の力に変えよう

パワーポイントで出張報告書を作成する際は、基本情報、目的、活動内容、成果、所感、今後のアクションという構成を押さえましょう。結論を先に示し、写真や図表を活用して視覚的に分かりやすくまとめることが大切です。

事実と意見を区別し、具体的に記載し、早めに提出することで、出張の成果を組織全体で共有・活用できる報告書が完成します。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。