• 作成日 : 2025年12月2日

スプレッドシートで日報を作成するには？テンプレート作成から自動化まで完全解説

Googleスプレッドシート（Google Sheets）を活用した日報システムは、従来の紙やメール形式の日報と比較して、リアルタイムでの情報共有、データの蓄積と分析、業務の可視化において圧倒的な優位性を持ちます。クラウドベースの特性により、どこからでもアクセスでき、複数メンバーの日報を一元管理できるため、チーム全体の生産性向上に貢献します。

本記事では、スプレッドシートを使った実践的な日報の作り方から、Google Apps Scriptによる自動化、データ分析による業務改善まで、日報システムの構築に必要なすべての知識を体系的に解説します。

スプレッドシートを活用した日報の作り方

スプレッドシートで日報を作成する際は、まず業務内容に合った項目を設定し、入力しやすく見やすいテンプレートを構築することです。これにより、毎日の報告作業を効率化でき、情報の一貫性も保たれます。

まず新規スプレッドシートを作成し、1行目にヘッダーとして必要な項目を設定します。

基本的な日報項目として、以下のような内容を配置します。

日付、曜日、氏名、部署、開始時刻、終了時刻、実働時間、業務内容、成果・実績、課題・問題点、明日の予定、所感・気づき。

これらの項目は、組織の業務特性に応じてカスタマイズすることが重要です。

例えば、営業職であれば「訪問件数、商談数、受注額」、製造業であれば「生産数、不良率、改善提案」などの項目を追加します。

ヘッダー行の書式設定をします。1行目を選択し、背景色を設定（例：濃い青）、文字を白色の太字にすることで、視認性を高めます。

さらに、「表示」メニューから「固定」→「1行」を選択することで、スクロールしてもヘッダーが常に表示される状態を作ります。

列幅は、日付や時刻の列は狭め（80ピクセル程度）、業務内容の列は広め（200ピクセル以上）に調整し、情報の種類に応じた適切な表示領域を確保します。

データ入力規則による入力の標準化

日報の品質を保つため、データ入力規則を設定して入力形式を統一します。

日付列には、「データ」→「データの入力規則」から日付形式を指定し、カレンダーから選択できるようにします。これにより、日付の表記ゆれを防ぎ、後の集計作業が容易になります。

部署や氏名の列には、ドロップダウンリストを設定します。

「条件」を「リストから選択」にし、あらかじめ登録した部署名や社員名のリストから選択する形式にすることで、誤入力を防ぎ、データの一貫性を保ちます。また、時刻の入力には、「時間」形式を指定し、24時間表記で統一することで、勤務時間の計算を正確に行えるようにします。

業務カテゴリーも同様にリスト化することで、後の分析が容易になります。「会議」「資料作成」「顧客対応」「開発作業」「事務処理」などの標準カテゴリーを設定し、各業務がどのカテゴリーに該当するかを選択式にすることで、業務時間の内訳分析が可能になります。

関数による自動計算機能の実装

実働時間の自動計算は、日報作成の効率化に欠かせません。

終了時刻から開始時刻を引く数式=IF(AND(E2<>””,F2<>””),F2-E2+(F2<E2),””)を実働時間列に設定します。この数式では、日をまたぐ業務（深夜残業など）の場合でも自動的に24時間を加算して補正するため、正確な実働時間が計算されます。

さらに、休憩時間を考慮する場合は、=IF(AND(E2<>””,F2<>””),F2-E2+(F2<E2)-TIME(1,0,0),””)のように設定することで、日またぎ計算に対応しつつ1時間の休憩時間を差し引くことが可能です。

曜日の自動入力も便利な機能です。日付列の隣に=IF(A2<>””,TEXT(A2,”aaa”),””)という数式を設定することで、日付から曜日（月、火など）を自動的に表示できます。これにより、曜日別の業務パターン分析が可能になります。

月間集計用の数式も重要です。別シートに月間サマリーを作成し、SUMIF関数やCOUNTIF関数を使用して、特定期間の実働時間合計、業務カテゴリー別の時間配分、目標達成率などを自動集計する仕組みを構築します。

スプレッドシートのGASを活用した日報のフォーム作成

Google Apps Script（GAS）を活用することで、日報の作成から提出、集計、レポート生成まで、一連のプロセスを自動化でき、大幅な業務効率化を実現できます。 自動化により、手作業によるミスを削減し、管理者の負担を軽減しながら、より価値の高い分析作業に時間を割けるようになります。

日報フォームの自動生成

毎日の日報入力フォームを自動生成するスクリプトを作成することで、日付や曜日の入力ミスを防げます。以下のようなGoogle Apps Scriptで、当日の日報行を自動作成できます。

function createDailyReport() {

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

var today = new Date();

var lastRow = sheet.getLastRow();

var weekDays = [“日”, “月”, “火”, “水”, “木”, “金”, “土”];

// 新しい行に今日の日付を自動入力

sheet.getRange(lastRow + 1, 1).setValue(today);

sheet.getRange(lastRow + 1, 2).setValue(weekDays[today.getDay()]);

// デフォルト値の設定

sheet.getRange(lastRow + 1, 5).setValue(“09:00”);

sheet.getRange(lastRow + 1, 6).setValue(“18:00”);}

このスクリプトをトリガー機能と組み合わせることで、毎朝自動的に当日分の日報フォームが生成されるようになります。さらに、前日の未完了タスクを自動的に転記する機能を追加することで、タスク管理の継続性も確保できます。

自動メール送信機能

日報の提出を自動化するメール送信機能も実装できます。特定の時間になると、その日の日報内容を整形してメールで送信するスクリプトを作成します。

function sendDailyReport() {

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

var lastRow = sheet.getLastRow();

var rowData = sheet.getRange(lastRow, 1, 1, sheet.getLastColumn()).getValues()[0];

// 日付オブジェクトを読みやすい文字列（yyyy/MM/dd）に変換

var dateStr = Utilities.formatDate(rowData[0], “JST”, “yyyy/MM/dd”);

var emailBody = “本日の日報nn”;

emailBody += “日付: ” + dateStr + “n”;

emailBody += “業務内容: ” + rowData[7] + “n”; // ※列番号の確認が必要です（H列ならindex7）

emailBody += “成果: ” + rowData[8] + “n”;     // ※列番号の確認が必要です（I列ならindex8）

MailApp.sendEmail(“[email protected]”, “日報_” + dateStr, emailBody);}

このような自動化により、日報の提出忘れを防ぎ、管理者への報告も即座に行えるようになります。

Slackとの連携による即時共有

Slack APIを使用して、日報の内容を自動的にSlackチャンネルに投稿する機能も実装できます。WebhookURLを使用して、日報が更新されるたびにチームメンバーに通知することで、リアルタイムでの情報共有が可能になります。

function postToSlack(message) {

var webhookUrl = ‘YOUR_WEBHOOK_URL’;

var payload = {

‘text’: message,

‘channel’: ‘#daily-reports’,

‘username’: ‘日報Bot’};

UrlFetchApp.fetch(webhookUrl, {

‘method’: ‘post’,

‘contentType’: ‘application/json’,

‘payload’: JSON.stringify(payload)});}

スプレッドシートの日報データの分析と活用方法

蓄積された日報データを分析することで、業務の傾向把握、生産性の測定、問題の早期発見など、経営判断に役立つインサイトを得ることができます。 データドリブンな業務改善により、組織全体のパフォーマンス向上を実現します。

ピボットテーブルによる多角的分析

日報データが蓄積されたら、ピボットテーブルを使用して様々な角度から分析を行います。「データ」→「ピボットテーブル」から、以下のような分析が可能です。

これらの分析結果をグラフ化することで、視覚的に分かりやすいダッシュボードを作成できます。

条件付き書式による異常値の検出

条件付き書式を使用して、通常と異なるパターンを自動的に検出する仕組みを構築します。例えば、実働時間が10時間を超える日を赤色でハイライトする、特定のキーワード（「トラブル」「クレーム」など）を含む日報を黄色で表示するなど、注意が必要な事項を視覚的に強調できます。

カスタム数式を使用した高度な条件設定も可能です。=AND($G2>10,WEEKDAY($A2,2)<6)という数式（列番号に$を付与して固定）を設定することで、平日の残業時間が多い行全体をハイライトするなど、複合的な条件での検出が行えます。

トレンド分析と予測

FORECAST関数やTREND関数を使用して、将来の業務量や成果を予測することも可能です。過去の日報データから、月末の受注額予測、繁忙期の人員必要数、プロジェクトの完了時期などを統計的に推定できます。

時系列グラフを作成し、移動平均線を追加することで、短期的な変動を除いた長期トレンドを把握できます。これにより、季節変動や成長傾向を正確に理解し、適切な経営判断を下すことができます。

スプレッドシートで効果的な日報運用をするには？

日報システムを成功させるためには、技術的な仕組みだけでなく、運用ルールの明確化、継続的な改善、フィードバック文化の醸成が不可欠です。 これらの要素を組み合わせることで、日報が単なる義務ではなく、価値ある情報共有ツールとして機能します。

入力負荷の軽減策

日報入力の負担を最小限にするため、以下の工夫を実施します。

フィードバックループの確立

日報に対する上司からのフィードバックを可視化する仕組みを作ります。コメント機能を活用して、良い取り組みへの賞賛や、改善提案を記録することで、双方向のコミュニケーションを促進します。

週次や月次でのレビューミーティングを設定し、日報データを基にした振り返りと改善計画の策定を行います。これにより、日報が形骸化することなく、実際の業務改善につながる仕組みとなります。

セキュリティとプライバシーの考慮

日報には機密情報や個人情報が含まれる可能性があるため、適切なアクセス権限の設定が重要です。「共有」設定で、閲覧権限と編集権限を適切に分離し、必要最小限の人員のみがアクセスできるようにします。

また、「データ」→「保護されたシートと範囲」から、過去の日報データを編集不可にすることで、改ざんを防ぎます。定期的なバックアップも欠かせません。Google Apps Scriptで自動バックアップスクリプトを作成し、別のスプレッドシートに定期的にデータをコピーする仕組みを構築します。

スプレッドシートで作る高機能な日報システム

Googleスプレッドシートを活用した日報は、入力規則や関数によるテンプレート作成と、GASを用いたフォーム生成やSlack連携などの自動化により、運用負荷を大幅に軽減できます。

本記事ではこれらの技術に加え、ピボットテーブルでデータを分析して経営判断に活かす手法や、セキュリティ対策といった運用ルールも解説しました。

日々の記録をデータとして蓄積し可視化することで、日報は業務改善や意思決定に役立ちます。組織に合わせた仕組みを整え、生産性向上を実現してください。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。