ワークフローの作成方法

概要

このガイドでは、「ワークフロー」機能で利用するワークフローの作成方法についてご説明します。

「ワークフロー」機能とは、申請時に承認者や承認経路を指定できる機能です。
機能の詳細は、以下のガイドをご参照ください。
「ワークフロー」機能を利用する方法

対象ページ

対象のお客さま

「事業者」の「承認機能とワークフロー」の「閲覧・編集」権限にチェックが入っているロールをお持ちのお客さま

＜ご注意＞
ワークフローを作成するためには、事前に「マネーフォワードクラウドの従業員と組織」または「マネーフォワードクラウド人事管理」で組織や役職を登録する必要があります。
詳細は以下のガイドをご参照ください。
「ワークフロー」機能を利用する方法

設定条件

本項は、以下の設定条件の場合を例に説明します。

「申請者が所属する組織」の「部長」が承認者となる
「承認者が存在しない場合」は「申請不可」となる
「自己承認」は「許可する」

作成手順

「設定」＞「承認機能とワークフロー」画面で「ワークフロー」タブをクリックします。
「ワークフロー」画面右上の「新規作成」をクリックします。
「ワークフロー名」を半角・全角にかかわらず60字以内で入力します。
「＋」のアイコンをクリックします。
「ステップを追加」を選択します。
「ステップ名」を半角・全角にかかわらず45字以内で入力します。
「承認者の候補」で「組織・役職を選択」を選択します。
「組織」で「申請者が所属する組織」を、「役職」で「部長」を選択します。
各選択肢を選んだ場合の挙動は、こちらの項をご確認ください。
「自己承認」で「許可する」にチェックを入れます。
「承認者が存在しない場合」で「申請不可」を選択します。
「承認者が存在しない場合」の各選択肢を選んだ場合の挙動は、こちらの項をご確認ください。
「必要承認数」で承認に必要な人数を入力するか「1人の承認」「全員の承認」を選択します。
「必要承認数」で設定した際の挙動は、こちらの項をご確認ください。
「登録」をクリックします。

登録済みのワークフローと重複するワークフロー名は登録できません。
「ステップ名」の設定は任意です。
設定内容によっては、「必要承認数」が1名で固定されます。

条件分岐の追加方法

条件分岐を設定すると、設定した条件に一致する場合は「YES」の経路、条件に一致しない場合は「NO」の経路を適用できます。

設定条件

本項は、「ワークフローの作成方法」で作成したワークフローに以下の条件分岐を設定する場合を例に説明します。

「申請者の所属組織」が「営業部」
「申請者の役職」が「部長」

手順

「ステップ1」の下にある「＋」のアイコンをクリックします。
「条件分岐を追加」を選択します。
「条件分岐名」を半角・全角にかかわらず45字以内で入力します。
「条件の指定」の「申請者の所属組織」で「営業部」を、「申請者の役職」で「部長」を選択します。
「条件の指定」の各選択肢を選んだ場合の挙動は、こちらの項をご確認ください。

「条件分岐名」の設定は任意です。
条件分岐内にステップが1つもない場合や、開始から終了までの経路に1つもステップがない場合は、エラーが発生します。詳細はこちらのガイドをご参照ください。
ステップと条件分岐の違いや活用方法については、こちらのガイドをご参照ください。

ステップと条件分岐を削除する方法

ステップと条件分岐は、同じ手順で削除できます。
以下の手順では、ステップを削除する場合を例に説明します。

削除手順

削除するステップをクリックします。
「ステップ」画面右上の「削除」をクリックします。

条件分岐を削除すると、条件分岐内に含まれるステップと条件分岐も同時に削除されます。

「ステップ」の設定項目

ワークフロー作成時に設定可能な項目の詳細は以下をご確認ください。

「ステップ」の設定項目
「条件の指定」の設定項目

「ステップ」の設定項目

項目名	選択肢	選択肢の説明
承認者の候補	組織・役職を選択	「組織」「役職」の左にあるチェックボックスでどちらか一方のみの選択とすることができます。「組織」「役職」の両方にチェックを入れた場合、「組織」で指定した内容に応じて以下を設定します。次のいずれかと等しい：プルダウンから、承認者とする組織と役職を指定する。申請者が所属する組織：プルダウンから「申請者と同じ階層または申請者より上位の階層」または「申請者と同じ階層」を選択し、承認者とする役職を指定する。
	従業員を選択	「従業員を選択」を選択した場合、表示された「選択」をクリックすることで、「従業員を選択」画面で承認者とする従業員を指定できます。承認者とする従業員にチェックを入れ、「確定」をクリックしてください。承認者は最大20名まで選択できます。
	申請者自身	「申請者自身」を選択した場合、請求書を申請した本人のみがその請求書を承認できるようになります。
自己承認	許可する	チェックを入れると、自己承認を許可できます。
承認依頼先	全員	「全員」を選択した場合、承認候補者全員に承認依頼が送信されます。
	申請者が指名	「申請者が指名」を選択した場合、申請者が指定した人に承認依頼が送信されます。
	次の条件	「次の条件」を選択した場合、「役職が最も低い人」または「役職が最も高い人」^※を指定します。役職が最も低い人：承認候補者のうち、役職が最も低い人に承認依頼が送信される。役職が最も高い人：承認候補者のうち、役職が最も高い人に承認依頼が送信される。
承認者が存在しない場合	申請不可	「申請不可」を選択した場合、承認者の不在時は申請できません。
	スキップ	「スキップ」を選択した場合、対象のステップが省略され、次のステップにスキップします。申請時にすべてのステップがスキップされた場合は、「すべてのステップがスキップされているため、ステップが存在しません。管理者にお問い合わせください。」というエラーメッセージが表示されます。正しい承認者が設定されているかなど、設定したワークフローを見直してください。
	次の役職者から指名させる	「次の役職者から指定させる」を選択した場合は、プルダウンで代理承認者とする役職者を選択します。申請時には、選択した役職者の中から申請者が指名した1名が承認者となります。
必要承認数	●人の承認	「●人の承認」で人数を指定した場合、指定した人数分の承認が必要です。
必要承認数	全員の承認	「全員の承認」を選択した場合は、承認者全員の承認が必要です。「承認依頼先」で「全員」または「次の条件」を選択した場合にのみ設定できます。
自動承認の条件	他のステップで承認した人が承認者になる場合	対象のステップの承認者が、このステップよりも前のステップですでに承認をしている場合、このステップは自動承認されます。
自動承認の条件	申請者自身が承認者になる場合	対象のステップの承認者が申請者の場合、その承認者（申請者）は自動承認されます。以下のいずれかの条件を満たす場合に設定できます。「承認者の候補」で「申請者自身」を選択している。「自己承認」で「許可する」にチェックが入っている。

※ 役職の順位は、「マネーフォワードクラウドの従業員と組織」または「マネーフォワードクラウド人事管理」の「組織」＞「役職」画面の表示順が反映します。

「自動承認の条件」を設定しても、以下のいずれかに該当する従業員が承認者となる場合、自動承認は実行されません。

「マネーフォワードクラウド人事管理」で設定した「退職日」が過ぎている場合
「従業員」画面に登録されていない場合

「条件の指定」の設定項目

選択肢	選択肢の説明
申請者の所属組織	「選択してください」のプルダウンをクリックすると、申請者の所属組織を選択できます。「申請者の所属組織」を選択した場合、右端のプルダウンに組織の選択肢が表示されます。
申請者の役職	「選択してください」のプルダウンをクリックすると、申請者の役職を選択できます。「申請者の役職」を選択した場合、右端のプルダウンに役職の選択肢が表示されます。
次のいずれかと等しい	「次のいずれかと等しい」を選択した場合、右端のプルダウンで設定した内容と一致する状態を条件として設定できます。
次のいずれとも等しくない	「次のいずれとも等しくない」を選択した場合、右端のプルダウンの値と一致しない状態を条件として設定できます。
次の組織または配下である	「申請者の所属組織」を選択した場合にのみ指定できます。「次の組織または配下である」を指定した場合、右端のプルダウンで指定した組織とその配下の組織に一致する状態を条件として設定できます。
次の組織または配下でない	「申請者の所属組織」を選択した場合にのみ指定できます。「次の組織または配下でない」を指定した場合、右端のプルダウンで指定した組織とその配下の組織に一致しない状態を条件として設定できます。
＋ANDの条件を追加	「＋ANDの条件を追加」をクリックすると、指定した内容をすべて満たした状態を条件として設定できます。【例】「＋ANDの条件を追加」をクリックして以下2つの条件を設定した場合、所属組織が営業部かつ役職が部長の申請者のみ、「YES」の経路が適用されます。申請者の所属組織＝営業部申請者の役職＝部長
＋ORの条件を追加	「＋ORの条件を追加」をクリックすると、指定した内容のどちらかを満たした状態を条件として設定できます。【例】「＋ORの条件を追加」をクリックして以下2つの条件を設定した場合、所属組織が営業部または役職が部長の申請者のみ、「YES」の経路が適用されます。申請者の所属組織＝営業部申請者の役職＝部長

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