マネーフォワード クラウド請求書Plus使い方ガイド

「ワークフロー」機能を利用する方法

概要

このガイドでは、「ワークフロー」機能を利用する方法についてご説明します。
「ワークフロー」機能は、「承認機能を有効にする」「ワークフローを有効にする」を有効にすることで、申請時に承認者や承認経路を指定できます。

対象ページ

設定>承認機能とワークフロー

対象のお客さま

「事業者」にある「承認機能とワークフロー」の「閲覧・編集」権限にチェックが入っているロールをお持ちのお客さま

目次

事前準備

「組織構造」と「役職」の設定

ワークフロー利用時に承認者を組織や役職で指定する場合は、「マネーフォワード クラウドの従業員と組織」または「マネーフォワード クラウド人事管理」で「組織構造」と「役職」を登録します。
登録方法の詳細は以下のガイドをご参照ください。

「マネーフォワード クラウドの従業員と組織」で組織・役職を登録する方法
「マネーフォワード クラウド人事管理」の「組織」画面の使い方

従業員の設定

ワークフローを利用する従業員を「マネーフォワード クラウドの従業員と組織」または「マネーフォワード クラウド人事管理」の「従業員」画面に登録します。
必要に応じて、「組織」画面で登録した「組織」や「役職」を従業員に設定してください。
従業員情報の登録方法については、以下のガイドをご参照ください。

「マネーフォワード クラウドの従業員と組織」で従業員情報を登録する方法
「マネーフォワード クラウド人事管理」の「従業員」画面の使い方

従業員の招待

「マネーフォワード クラウドの従業員と組織」または「マネーフォワード クラウド人事管理」で登録した従業員をマネーフォワード クラウド請求書Plusの「従業員」画面で招待します。

招待方法の詳細は以下のガイドをご参照ください。
「従業員」画面の使い方

ワークフローを作成する方法

手順

  1. 設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
  2. 「承認機能とワークフロー」画面で「ワークフロー」タブをクリックします。
  3. 「新規作成」をクリックします。
  4. 「ワークフロー名」を半角・全角に関わらず60字以内で入力します。
    登録済みのワークフローと重複するワークフロー名は登録できません。
  5. 「+」のアイコンをクリックします。
  6. 「ステップ名」を半角・全角に関わらず45字以内で入力します。
    「ステップ名」の設定は任意です。
  7. 「承認者の指定」の「承認者の候補」で「組織・役職を選択」または「従業員を選択」を選択し、承認者を指定します。
    以降の各選択肢を選んだ場合の挙動はこちらの項をご確認ください。
  8. 「通過条件」で承認に必要な人数を入力します。
    設定内容によっては、通過条件が1名で固定されます。
  9. 「登録」をクリックします。
  10. ステップの追加・削除

    ステップの追加

    「+」のアイコンをクリックすると、前後に異なるステップを追加できます。
    1つのワークフローにつき10ステップまで追加可能です。

    ステップの削除

    1. 削除するステップをクリックします。
    2. 「ステップ」画面右上の「削除」をクリックします。

    「承認者の指定」の設定項目

    「承認者の指定」で設定する項目については、以下をご確認ください。

    項目名選択肢選択肢の説明
    承認者の候補組織・役職を選択
    .
    .
    .
    .


    .
    .
    従業員を選択

    「組織」「役職」の左にあるチェックボックスでどちらか一方のみの選択とすることができます。
    「組織・役職を選択」を両方選択した場合、「組織」で指定した内容に応じて以下を設定します。

    • 次のいずれかを含む:プルダウンから承認者とする「組織」と「役職」を指定する。
    • 申請者が所属する組織:プルダウンから「申請者と同じ階層または申請者より上位の階層」または「申請者と同じ階層」を選択し、承認者とする「役職」を指定する。

    「従業員を選択」を選択した場合、表示された「選択」をクリックすることで、「従業員を選択」画面で承認者とする従業員を指定できます。
    承認者とする従業員にチェックを入れ、「確定」をクリックしてください。
    承認者は最大20名まで選択できます。

    申請者自身が承認者になる場合自己承認を許可するチェックを入れると、自己承認を許可できます。
    承認者が複数人の場合全員に承認依頼する


    申請時に指名させる

    「全員に承認依頼する」を選択した場合、「通過条件」で承認に必要な承認者の人数を設定します。


    「申請時に指名させる」を選択した場合は、申請者が指定した人が承認者となるため設定不要です。

    承認者が存在しない場合申請不可にする
    .


    次の役職者から指名させる

    「申請不可にする」を選択した場合、承認者の不在時は申請できません。


    「次の役職者から指定させる」を選択した場合は、プルダウンで代理承認者とする役職者を選択します。

    ワークフローを編集する方法

    1. 設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
    2. 「承認機能とワークフロー」画面で「ワークフロー」タブをクリックします。
    3. 編集するワークフローの「編集」をクリックします。
    4. 画面右上の「編集」をクリックします。
    5. 編集内容を入力し、「更新」をクリックします。
    6. 「ワークフローの更新」画面を確認し、問題がなければ「更新」をクリックします。
    7. 設定中のワークフローを更新した場合、更新後に行われた申請から更新内容が適用されます。

      作成したワークフローを設定する方法

      1. 設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
      2. 「承認機能とワークフロー」>「承認機能」画面で「承認機能を有効にする」と「ワークフローを有効にする」を有効にします。
      3. 「ワークフローを選択する」の「選択」をクリックします。
      4. 「ワークフロー適用」画面で「編集」をクリックします。
      5. 「選択するワークフロー」のプルダウンをクリックし、設定するワークフローを選択します。
      6. ワークフローを複数適用する場合は、「追加」をクリックし、設定するワークフローを選択します。
        最大20個まで追加できます。
      7. 「保存」をクリックします。
      8. 設定したワークフローを確認する方法

        1. 設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
        2. 「承認機能とワークフロー」>「承認機能」画面で「ワークフローを選択する」の「編集」をクリックします。
        3. 「ワークフロー適用」画面でワークフロー名のリンクをクリックします。
        4. 適用中のワークフローの閲覧画面で設定内容を確認します。
          ステップをクリックすると、ステップの詳細情報を確認できます。
        5. 設定したワークフローを解除する方法

          1. 設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
          2. 「承認機能とワークフロー」>「承認機能」画面で「ワークフローを選択する」の「編集」をクリックします。
          3. 「ワークフロー適用」画面で「編集」をクリックします。
          4. 解除するワークフローの右横の✗マークをクリックします。
          5. 適用するワークフローが希望する設定になっていることを確認し、「保存」をクリックします。
          6. 進行中の申請がある場合、解除前のワークフローの内容で処理が継続します。

            作成したワークフローを削除する方法

            ワークフロー一覧から削除する場合

            1. 「設定」>「承認機能とワークフロー」画面で「ワークフロー」タブをクリックします。
            2. 「ワークフロー」画面で削除するワークフローの右横にある「削除」をクリックします。
            3. 内容を確認し、問題がなければ「削除」をクリックします。
            4. ワークフローの詳細から削除する場合

              1. 「設定」>「承認機能とワークフロー」画面で「ワークフロー」タブをクリックします。
              2. 削除するワークフローの「編集」をクリックします。
              3. 「削除」をクリックします。
              4. 「ワークフローの削除」画面を確認し、問題がなければ「削除」をクリックします。

              ご注意

              適用中のワークフローは削除できません。

              エラーリストに対応する方法

              ワークフローの登録・更新時に入力内容に不備がある場合、「エラーリスト」が表示されます。
              対応方法は以下のガイドをご確認ください。
              Q. ワークフローの登録・更新時に「エラーリスト」が表示されました。対処方法を教えてください。

              更新日:2024年07月11日

              ※本サポートサイトは、マネーフォワード クラウドの操作方法等の案内を目的としており、法律的またはその他アドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトに記載している内容の正確性・妥当性の確保に努めておりますが、実際のご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家に相談するなど、ご自身の判断でご利用ください。

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