「ワークフロー」機能を利用する方法

概要

このガイドでは、「ワークフロー」機能を利用する方法についてご説明します。
「ワークフロー」機能は、「承認機能を有効にする」「ワークフローを有効にする」を有効にすることで、申請時に承認者や承認経路を指定できます。

対象ページ

設定＞承認機能とワークフロー

対象のお客さま

「事業者」の「承認機能とワークフロー」の「閲覧・編集」権限にチェックが入っているロールをお持ちのお客さま

事前準備
ワークフローを作成する方法
ワークフローを編集する方法
作成したワークフローを設定する方法
設定したワークフローを確認する方法
設定したワークフロー経路をシミュレーションする方法
設定したワークフローを解除する方法
作成したワークフローを削除する方法
エラーリストに対応する方法

事前準備

「組織構造」と「役職」の設定

ワークフロー利用時に承認者を組織や役職で指定する場合は、「マネーフォワードクラウドの従業員と組織」または「マネーフォワードクラウド人事管理」で「組織構造」と「役職」を登録します。

登録方法の詳細は以下のガイドをご参照ください。

「マネーフォワードクラウドの従業員と組織」で組織・役職を登録する方法
 「マネーフォワードクラウド人事管理」の「組織」画面の使い方

従業員の設定

ワークフローを利用する従業員を「マネーフォワードクラウドの従業員と組織」または「マネーフォワードクラウド人事管理」の「従業員」画面に登録します。
必要に応じて、「組織」画面で登録した「組織」や「役職」を従業員に設定してください。

従業員情報の登録方法については、以下のガイドをご参照ください。

「マネーフォワードクラウドの従業員と組織」で従業員情報を登録する方法
 「マネーフォワードクラウド人事管理」の「従業員」画面の使い方

従業員の招待

「マネーフォワードクラウドの従業員と組織」または「マネーフォワードクラウド人事管理」で登録した従業員をマネーフォワードクラウド請求書Plusの「従業員」画面で招待します。

招待方法の詳細は以下のガイドをご参照ください。
「従業員」画面の使い方

ワークフローを作成する方法

本項では、以下の場合を例に説明します。

「申請者が所属する組織」の「部長」が承認者となる
「承認者が存在しない場合」は「申請不可」となる
「申請者自身が承認者になる場合」は「自己承認を許可する」

作成手順

「設定」＞「承認機能とワークフロー」画面で「ワークフロー」タブをクリックします。
「ワークフロー」画面右上の「新規作成」をクリックします。
「ワークフロー名」を半角・全角に関わらず60字以内で入力します。
「＋」のアイコンをクリックします。
「ステップを追加」を選択します。
「ステップ名」を半角・全角に関わらず45字以内で入力します。
「承認者の指定」の「承認者の候補」で「組織・役職を選択」を選択します。
「組織」で「申請者が所属する組織」を、「役職」で「部長」を選択します。
「承認者の指定」の各選択肢を選んだ場合の挙動は、こちらの項をご確認ください。
「申請者自身が承認者になる場合」で「自己承認を許可する」にチェックを入れます。
「承認者が存在しない場合」で「申請不可にする」を選択します。
「承認者が存在しない場合」の各選択肢を選んだ場合の挙動は、こちらの項をご確認ください。
「通過条件」で承認に必要な人数を入力するか「全員の承認」を選択します。
「通過条件」で設定した際の挙動は、こちらの項をご確認ください。
「登録」をクリックします。

登録済みのワークフローと重複するワークフロー名は登録できません。
「ステップ名」の設定は任意です。
設定内容によっては、「通過条件」が1名で固定されます。

条件分岐の追加

条件分岐を設定すると、設定した条件に一致する場合は「YES」の経路、条件に一致しない場合は「NO」の経路を適用できます。

本項では、作成手順で作成したワークフローに以下の条件分岐を設定する場合を例に説明します。

「申請者の所属組織」が「営業部」
「申請者の役職」が「部長」

手順

「ステップ1」の下にある「＋」のアイコンをクリックします。
「条件分岐を追加」を選択します。
「条件分岐名」を半角・全角に関わらず45字以内で入力します。
「条件の指定」の「申請者の所属組織」で「営業部」を、「申請者の役職」で「部長」を選択します。
「条件の指定」の各選択肢を選んだ場合の挙動は、こちらの項をご確認ください。

「条件分岐名」の設定は任意です。
条件分岐内にステップが1つもない場合や、開始から終了までの経路に1つもステップがない場合は、エラーが発生します。詳細はこちらのガイドをご参照ください。
ステップと条件分岐の違いや活用方法については、こちらのガイドをご参照ください。

ステップと条件分岐の削除

ステップと条件分岐は、同じ手順で削除できます。
以下の手順では、ステップを削除する場合を例に説明します。

手順

削除するステップをクリックします。
「ステップ」画面右上の「削除」をクリックします。

条件分岐を削除すると、条件分岐内に含まれるステップと条件分岐も同時に削除されます。

「承認者の指定」の設定項目

ステップを選択した際に「承認者の指定」で設定する項目については、以下をご確認ください。

項目名	選択肢	選択肢の説明
承認者の候補	組織・役職を選択 . . . . . . 従業員を選択 . . . . . . 申請者自身	「組織」「役職」の左にあるチェックボックスでどちらか一方のみの選択とすることができます。「組織・役職を選択」を両方選択した場合、「組織」で指定した内容に応じて以下を設定します。次のいずれかを含む：プルダウンから承認者とする「組織」と「役職」を指定する。申請者が所属する組織：プルダウンから「申請者と同じ階層または申請者より上位の階層」または「申請者と同じ階層」を選択し、承認者とする「役職」を指定する。「従業員を選択」を選択した場合、表示された「選択」をクリックすることで、「従業員を選択」画面で承認者とする従業員を指定できます。承認者とする従業員にチェックを入れ、「確定」をクリックしてください。承認者は最大20名まで選択できます。「申請者自身」を選択した場合、請求書を申請した本人のみがその請求書を承認できるようになります。
申請者自身が承認者になる場合	自己承認を許可する	チェックを入れると、自己承認を許可できます。
承認者が複数人の場合	全員に承認依頼する申請時に指名させる	「全員に承認依頼する」を選択した場合、「通過条件」で承認に必要な承認者の人数を入力するか、「全員の承認」を選択します。「申請時に指名させる」を選択した場合は、申請者が指定した人が承認者となります。
承認者が存在しない場合	申請不可にする . 次の役職者から指名させる	「申請不可にする」を選択した場合、承認者の不在時は申請できません。「次の役職者から指定させる」を選択した場合は、プルダウンで代理承認者とする役職者を選択します。
通過条件	●人の承認 . 全員の承認	「●人の承認」で人数を指定した場合、指定した人数分の承認が必要です。「全員の承認」を選択した場合は、承認者全員の承認が必要です。「承認者が複数人の場合」で「全員に承認依頼する」を選択した場合のみ選択できます。

「条件の指定」の設定項目

条件分岐を選択した際に「条件の指定」で設定する項目については、以下をご確認ください。

選択肢	選択肢の説明
申請者の所属組織	「選択してください」のプルダウンをクリックすると、申請者の所属組織を選択できます。「申請者の所属組織」を選択した場合、右端のプルダウンに組織の選択肢が表示されます。
申請者の役職	「選択してください」のプルダウンをクリックすると、申請者の役職を選択できます。「申請者の役職」を選択した場合、右端のプルダウンに役職の選択肢が表示されます。
＝（次の値と等しい）	「＝（次の値と等しい）」を選択した場合、右端のプルダウンで設定した内容と一致する状態を条件として設定できます。
≠（次の値と等しくない）	「≠（次の値と等しくない）」を選択した場合、右端のプルダウンの値と一致しない状態を条件として設定できます。
＋ANDの条件を追加	「＋ANDの条件を追加」をクリックすると、指定した内容をすべて満たした状態を条件として設定できます。【例】「＋ANDの条件を追加」をクリックして以下2つの条件を設定した場合、所属組織が営業部かつ役職が部長の申請者のみ、「YES」の経路が適用されます。申請者の所属組織＝営業部申請者の役職＝部長
＋ORの条件を追加	「＋ORの条件を追加」をクリックすると、指定した内容のどちらかを満たした状態を条件として設定できます。【例】「＋ORの条件を追加」をクリックして以下2つの条件を設定した場合、所属組織が営業部または役職が部長の申請者のみ、「YES」の経路が適用されます。申請者の所属組織＝営業部申請者の役職＝部長

ワークフローを編集する方法

「設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
「承認機能とワークフロー」画面で「ワークフロー」タブをクリックします。
編集するワークフローの「編集」をクリックします。
画面右上の「編集」をクリックします。
編集内容を入力し、「更新」をクリックします。
画像変更
「ワークフローの更新」画面を確認し、問題がなければ「更新」をクリックします。

設定中のワークフローを更新した場合、更新後に行われた申請から更新内容が適用されます。

作成したワークフローを設定する方法

「設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
「承認機能とワークフロー」＞「承認機能」画面で「承認機能を有効にする」と「ワークフローを有効にする」を有効にします。
「ワークフローを選択する」の「選択」をクリックします。
「ワークフロー適用」画面で「編集」をクリックします。
「適用するワークフロー」のプルダウンをクリックし、設定するワークフローを選択します。
ワークフローを複数適用する場合は、「追加」をクリックし、設定するワークフローを選択します。
最大20個まで追加できます。
「保存」をクリックします。

設定したワークフローを確認する方法

「設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
「承認機能とワークフロー」＞「承認機能」画面で「ワークフローを選択する」の「編集」をクリックします。
「ワークフロー適用」画面でワークフロー名のリンクをクリックします。
適用中のワークフローの閲覧画面で設定内容を確認します。
ステップをクリックすると、ステップの詳細情報を確認できます。

設定したワークフロー経路をシミュレーションする方法

「設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
「承認機能とワークフロー」＞「承認機能」画面で「ワークフローを選択する」の「編集」をクリックします。
「ワークフロー適用」画面でワークフロー名のリンクをクリックします。
ワークフローの閲覧画面で「シミュレーション」をクリックします。
「シミュレーション」画面で「従業員を選択」をクリックします。
「従業員を選択」画面でシミュレーションする従業員を選択し、「確定」をクリックします。
「申請者に表示される画面」でシミュレーション結果を確認します。

設定したワークフローを解除する方法

「設定」画面で「承認機能とワークフロー」をクリックします。
「承認機能とワークフロー」＞「承認機能」画面で「ワークフローを選択する」の「編集」をクリックします。
「ワークフロー適用」画面で「編集」をクリックします。
解除するワークフローの右横にある「×」をクリックします。
適用するワークフローが希望する設定になっていることを確認し、「保存」をクリックします。

進行中の申請がある場合、解除前のワークフローの内容で処理が継続します。

作成したワークフローを削除する方法

ワークフロー一覧から削除する場合

「設定」＞「承認機能とワークフロー」画面で「ワークフロー」タブをクリックします。
「ワークフロー」画面で削除するワークフローの右横にある「削除」をクリックします。
内容を確認し、問題がなければ「削除」をクリックします。

ワークフローの詳細から削除する場合

「設定」＞「承認機能とワークフロー」画面で「ワークフロー」タブをクリックします。
削除するワークフローの「編集」をクリックします。
「削除」をクリックします。
「ワークフローの削除」画面を確認し、問題がなければ「削除」をクリックします。

ご注意

適用中のワークフローは削除できません。

エラーリストに対応する方法

ワークフローの登録・更新時に入力内容に不備がある場合、「エラーリスト」が表示されます。
対応方法は以下のガイドをご確認ください。
Q. ワークフローの登録・更新時に「エラーリスト」が表示されました。対処方法を教えてください。

更新日：2025年03月12日

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