マネーフォワード クラウド給与使い方ガイド

従業員情報の使い方

概要

このページでは、「従業員情報」の画面の操作方法を説明します。
事業者の従業員の情報を登録したり登録内容の編集を行うことができます。

対象ページ

従業員情報

目次

  1. 従業員を登録する
  2. 従業員の詳細情報の登録・編集をする
  3. 従業員を削除する
  4. その他の従業員情報登録方法

従業員を登録する

従業員を登録する方法はいくつかあります。
ここでは手動で登録をする方法について説明をします。

1.従業員情報画面を開く

ホーム画面の左メニュー内の「従業員情報」をクリックします。

従業員情報が一人も登録されていないと、下記のような画面が表示され、入力方式を選ぶ事ができます。

  • 通常方式…マネーフォワード クラウド給与の管理画面を使用し従業員情報を登録する方法
  • チュートリアル方式…説明を確認しながら従業員情報を登録する方法

今回は手動で登録する方法をご案内するので「通常方式で追加」をクリックします。

2.必要情報を登録する

下記のウィンドウが表示されました。従業員の情報を入力し「追加する」ボタンをクリックします。

「従業員の追加」画面では従業員コード以外入力必須項目です。
従業員コードは登録がなくても給与計算には影響はありませんが、登録することで従業員コード順で並び替えができたり、他社サービスと連携をする際に必要な情報となります。
なお、後から登録することもできます。

必要情報を登録すると下記のメッセージが表示され、従業員一覧画面へ遷移します。

別の従業員を登録されたい場合は、従業員一覧画面の右上の「従業員の追加/更新▼」から「1名追加」をクリックして追加が行えます。

2.従業員の詳細情報の登録・編集をする

より詳細な情報を登録されたい場合は従業員一覧画面から対象の従業員をクリックします。

従業員に登録できる情報はタブごとに分かれています。
登録したい情報のタブをクリックしてください。

修正をしたい場合は各項目の右上にある「編集」をクリックします。
入力が終わったら「更新する」ボタンをクリックします。

各タブについての詳細は、以下を参照ください。

「一般情報」の登録

ここでは従業員の住所や氏名の基本情報や、入社日契約種別などの業務情報、また、所得税の計算に関係する扶養情報を登録する事ができます。

基本情報

従業員の氏名や住所などを登録します。
生年月日は保険料計算などに利用をするので正しい情報を登録します。

在籍情報

従業員の入社や退職の日付などを登録します。
「退職理由」は任意の内容を入力できます。

業務情報

従業員の業務に関する内容を登録します。

各項目については下記をご確認ください。

番号タイトル説明
1従業員コード従業員を判別するためのコードです。なお、従業員コードを複数の事業所に設定することはできません。
使用できる文字:半角の英数字、ハイフン(-)、アンダーバー(_)
2契約種別従業員の契約種別の登録をしてください。
契約種別を「役員」とした場合は他の設定にかかわらず労働保険対象外となります。
3給与形態従業員に対する給与の支給形態を指定できます。
4締め日グループ全般設定で複数の締め日グループを設定している場合、こちらより従業員に対して適用をさせたい締め日グループを選択します。
締め日グループについてはこちらをご確認ください。
5所属事業所事業所設定で複数の事業所を設定している場合、こちらより従業員の所属する事業所を選択します。
6部門従業員に対して部門を指定できます。部門を設定すると、「支給控除一覧表(部門別)」で部門別の支給/控除金額の一覧を確認することができます。
部門は全般設定より任意に追加することができます。
7職種従業員に対して職種の設定が可能です。なお、現在職種についてはマネーフォワード クラウド給与で出力する帳票には表記はされませんので、従業員管理のためなどにご活用ください。
職種は全般設定より任意に追加することができます。
8役職従業員に対して役職の設定が可能です。役職を入力すると「退職者の源泉徴収票」へ表記されます。
91日の所定労働時間
所定労働日数(月平均)
所定労働時間(月平均)
従業員個別で所定労働時間を設定したい際にこちらで設定します。
なお、事業者単位で設定をしたい場合は、年度設定より設定が可能です。

住民税

給与支払報告書の提出先や住民税の納付先など、住民税の情報を登録します。
各項目については下記をご確認ください。

番号タイトル説明
1給与支払報告書提出先市区町村年末調整で作成した「給与支払報告書」を提出する市区町村名を登録してください。
2納付先市区町村名住民税の納付先の市区町村名を登録してください。住民税のFBデータを作成する場合に必要です。
くわしくはこちらをご参照ください。
3宛名番号特別徴収税額の決定通知書に記載されている各従業員に付番された番号を入力してください。
市区町村により「整理番号」と表示されていることもあります。

扶養情報

ここでは所得税計算に必要な扶養家族の情報を登録します。
配偶者がいる場合は「あり」にチェックをし、配偶者の情報を入力してください。
扶養家族を追加したい場合は「+扶養追加」ボタンをクリックします。

設定項目については下記をご確認ください。

タイトル説明
扶養区分入力した親族の年収が一定以上、または他の親族の扶養に入っている場合は、所得税の扶養対象外のため、「対象外」にチェックを入れてください。
(参考:国税庁HP 税額表の適用方法
健保扶養区分入力した親族が従業員の健康保険を利用されている場合は「加入」にチェックを入れてください。
他の健康保険に加入されている場合は「未加入」にチェックを入れてください。
配偶者の合計所得金額合計所得金額は、年収の額面や手取りの金額ではなく、給与等の収入金額から給与所得控除額を差し引いた金額を設定してください。
ご注意
扶養情報の人数について

「従業員情報」の「一般情報」内にある「扶養情報」の箇所の扶養等の人数につきましては、源泉徴収税額の算定に用いられる人数となっており、単純な登録人数とは異なります。
具体的には、下記のルールで表示されております。

  • 控除対象配偶者
  • 控除対象扶養親族(16歳未満は控除対象ではないため除外)
  • 本人が障がい者、寡婦、ひとり親、勤労学生等
  • 扶養親族が障がい者等の場合に加算

例えば、お子様が16歳未満である場合、対象外となり、「扶養等の人数」にはカウントされません。

「給与情報」の登録

ここでは従業員の給与にまつわる情報(基本給や通勤手当など)を登録したり、社会保険料や、労災/雇用保険、住民税についての情報を登録します。

ここで設定された内容が「給与計算」の画面で反映されるようになります。

支給項目

ここでは従業員に対しての支給項目の金額を登録します。
任意の支給項目を作成したい場合は、「支給項目設定」より作成が可能です。

通勤手当

ここでは従業員に対しての通勤手当を登録します。
各項目については下記をご確認ください。

 

番号タイトル説明
1通勤手当通勤手当をいつ支給するのかを設定できます。
支給条件にて「定額で支給」または「出勤日数に応じて支給」を選択してください。
「出勤日数に応じて支給」を選択した場合、「使用勤怠項目」を設定いただけます。
「定額で支給」を選択した場合、支給間隔を「毎月・2ヶ月毎・3ヶ月毎・6ヶ月毎」から指定いただけます。
「2ヶ月毎・3ヶ月毎・6ヶ月毎」と指定した場合「支給月」を選択してください。
2交通機関電車・地下鉄・バスなどの公共交通機関で通勤する場合、こちらで設定をします。「+追加」ボタンで追加が可能です。
「通勤手当」の「支給間隔」に「出勤日数」を選択した場合にのみ「上限支給額」が設定できます。
「上限支給額」で入力した金額に支給額が達した場合、給与計算画面上に上限支給額が表示されます。
3交通用具(車・自転車)自家用車や自転車などの交通用具で通勤する場合、こちらで設定をします。「+追加」ボタンで追加が可能です。
「通勤手当」の「支給間隔」に「出勤日数」を選択した場合にのみ「上限支給額」が設定できます。
「上限支給額」で入力した金額に支給額が達した場合、給与計算画面上に上限支給額が表示されます。

控除項目

ここでは控除項目として「確定拠出年金」の金額を登録します。
「基本設定」>「控除項目」の「確定拠出年金」を有効にすることで表示されます。

社会保険料

ここでは、「健康保険料」「介護保険料」「厚生年金保険料」について標準報酬月額を元に自動計算するのか、手入力をした金額で控除をさせるのかを登録します。

健康保険 / 厚生年金保険

ここでは健康保険、厚生年金保険についての標準報酬月額や加入情報の設定することができます。
なお、社会保険料控除の自動計算を標準報酬月額を元に自動計算されたい場合は、こちらで「保険料額表」から選択していただく必要がございます。
「標準報酬月額を追加」より、適用開始月の異なる複数の標準報酬月額を登録できます。

労災保険 / 雇用保険

ここでは労災保険、雇用保険の加入情報を登録します。
なお、マネーフォワード クラウド給与で「年度更新」を行う場合は、「従業員区分」を設定してください。
また、雇用保険料の自動計算をされる場合はには、「資格取得日」の設定が必要です。

住民税納付額

ここでは住民税を控除したい「支給月」に「金額」を登録します。

住民税を控除したい「支給月」と金額を指定してください。
○月の金額/×月以降の各月の金額
(例)6月支給分は17,000円控除し、7月支給分以降は10,000円控除したい。
「6月の金額:17,000円/7月以降の各月の金額:10,000円」と設定する。

「支払情報」の登録

従業員へ給与を支払う際の口座についての情報を登録します。

口座情報

従業員へ給与を振り込む口座を登録します。
「+追加」ボタンから作成が可能です。
登録された振込先金融機関情報は、FBデータ作成時に使用します。

給与(賞与)支払い・固定額1/給与(賞与)支払い・固定額2

給与・賞与の支給のうち、一定の金額を「固定額」として別の振込先を登録できます。
また、口座振込とするか、現金支給とするかを設定することができます。
全額の支給方法が同じ場合は、こちらの設定は必要ありません。
※「給与」「賞与」をクリックして、どちらを設定するかの切り替えができます。

給与支払い・残額

給与の支給方法、振込口座を設定することができます。
「給与(賞与)支払い・固定額1/給与(賞与)支払い・固定額2」で固定額を指定している場合は、全体の支給額からその固定額を引いた残額の振込口座を指定することになります。

「連携情報」の登録

マネーフォワード クラウドマイナンバーや他社サービスとの連携状況を確認することができます。

マネーフォワード クラウドマイナンバー マイナンバー提供状況

「マネーフォワード クラウドマイナンバー」を利用されている場合、提供状況やマイナンバーの利用目的を確認することができます。

マネーフォワード クラウドマイナンバーとの連携方法については、以下のガイドをご参照ください。
マネーフォワード クラウドマイナンバー連携」機能の使い方

勤怠連携状況

他社サービスとマネーフォワード クラウド給与を連携されている場合、その従業員との連携をすることができます。
その従業員に対してマネーフォワード クラウド給与と他社サービスとの連携を解除したい場合は「解除する」を押してください。

(例)JOBCAN連携を行っている場合
20180528_15

なお、他社サービスとの連携の詳細については下記のガイドをご確認ください。
他社サービス情報の取り込み

3.従業員を削除する

テスト用に登録をしたなどの不要な従業員情報を削除したい場合、「従業員一覧」より削除をしたい従業員をクリックします。

画面右上の「メニュー」をクリックし、「この従業員を削除する」を選択します。

表示される注意のメッセージを確認のうえ、「削除する」をクリックします。

再度注意のメッセージが表示されますので、確認のうえ、問題がなければ「OK」をクリックします。

従業員削除を行うと、当該従業員に関連するデータは全て削除されます。
下記のメッセージが表示され、従業員の削除は完了となります。

ご注意
従業員の情報は「給与計算」「賞与計算」「年末調整」の確定を行っている場合、削除できません。
削除が完了するとメンバーの追加・管理からも削除されます。
一度削除された従業員情報は、復旧することはできません。

4.その他の従業員情報登録方法

その他にも従業員を登録する方法があります。

「従業員一覧」画面右側の「従業員の追加/更新▼」をクリックして、メニューから選択してください。

それぞれの詳細な手順は下記のガイドをご参照ください。

また、連携設定より他社サービスと連携設定することで、従業員情報を他社サービスから取り込むこともできます。

他社サービスとの連携の詳細については下記のガイドをご参照ください。
他社サービス情報の取り込み

更新日:2022年07月13日
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