マネーフォワード クラウド給与使い方ガイド

CSVを使った従業員の登録・更新方法

概要

こちらのページではCSVで従業員情報を登録・更新する方法を説明します。
たくさんの従業員をまとめて登録したり、従業員情報を一度に修正したい場合などにご活用ください。

より詳細なパワーポイントのガイドもご用意しておりますので、ご活用ください。

対象ページ

左メニュー>従業員情報

目次

  1. 従業員情報CSVの作成
  2. 従業員情報CSVのアップロード
  3. アップロード用CSV作成時のご注意点

従業員情報CSVの作成

給与担当者でログインし、「従業員情報」をクリックします。

従業員一覧が表示されます。

従業員が1人も登録されていない場合

従業員が1人も登録されていない時は、「従業員の追加/更新▼」をクリックすると、「サンプルCSVをダウンロードする」と「従業員情報CSVをアップロードする」を選択できます。

従業員情報をCSVで一括登録する場合は、「サンプルCSVをダウンロードする」を選択します。

出力フォーマットを選択してから、「ダウンロード」ボタンをクリックすると、選択したフォーマットのCSVをダウンロードできます。
ダウンロードしたCSVで、アップロード用従業員情報CSVを作成してください。

2行目の従業員識別子に「sample_identifier」と記載されている従業員は、サンプル従業員のためインポート時に取り込まれません。

従業員がすでに登録されている場合

従業員がすでに登録されている時に、「従業員の追加/更新▼」をクリックすると、「従業員情報CSVをダウンロードする」、「従業員情報CSVをアップロードする」を選択できます。

従業員情報をCSVで一括登録する場合は、「従業員情報CSVをダウンロードする」を選択します。

STEP1の出力形式を選択後、「作成を開始」ボタンをクリックすると、従業員情報CSVの作成が開始されます。
「退職者を表示」にチェックを入れると、退職者を含めてCSVを作成します。

STEP2の「ダウンロード」ボタンがオレンジ色に変わったら、作成完了です。
出力フォーマットを選択してから、「ダウンロード」ボタンをクリックすると、選択したフォーマットのCSVをダウンロードできます。

STEP3のダウンロードしたCSVを編集する際には、「CSVのセルに入力可能な項目と選択肢の一覧」に表示されている「入力可能な文字列」を入力してください。「入力可能な文字列」をコピーし、従業員情報CSVに貼りつけることも可能です。

ご注意
従業員情報CSVのダウンロードのご注意点

  • CSV作成処理中は、STEP2の「ダウンロード」はクリックできません。
  • 新しくCSVを作成すると、前回作成したCSVはダウンロードできなくなります。
  • [ダウンロード]ボタンの下に表示されている日時は、CSV作成完了の日時です。
  • CSV作成中に、従業員情報の新規追加または更新を行った場合、「作成を開始」をクリックした時点の従業員情報とは異なった内容のCSVが作成される可能性がございます。

従業員情報CSVのアップロード

「従業員の追加/更新▼」をクリックし、「従業員情報CSVをアップロードする」を選択します。

「ファイルを選択」をクリックし、従業員情報を追加・更新したCSVを選択します。
「アップロード」ボタンをクリックすると、CSVの取込みが開始されます。
インポートの画面が消えたら、アップロード完了です。

アップロード用CSV作成時のご注意点

「Version」「識別子」は変更しない

従業員情報」からCSVをダウンロードした際に表記されている「Version」ついては変更をせずそのままにしてアップロードをしてください。

また、既に従業員情報にて登録されている状態でCSVをダウンロードすると、一部の項目に対して「~識別子」という名称で不規則な文字列が表示されております。
アップロードの際には、この識別子をキーにして登録されている情報を更新されるので、識別子については変更をせずそのままにしてアップロードをしてください。
na_20180530_01
na_20180530_02

なお、新規登録時は識別子は空欄にしてアップロードをしてください。

タイトル行は削除しない

CSVファイルの1行目(タイトル行)を削除すると、アップロードが行えません。
また、タイトル行を含んだ列ごと削除すると、アップロードに失敗するのでご注意ください。

アップロード時の必須項目

従業員情報CSVをアップロードする際には、入力が必須とされている項目があります。
以下の項目が空欄の場合、アップロードが失敗するのでご注意ください。

項目名入力内容
苗字従業員の苗字を入力します。
性別「男」「女」のいずれかを入力します。
都道府県住所の都道府県を入力します。
契約種別「役員」「使用人兼務役員」「正社員」「契約社員」「嘱託社員」「パート」「アルバイト」「派遣社員」「その他」から、いずれかを入力します。
給与形態「月給制」「日給制」「時給制」のいずれかを入力します。
入社年月日従業員の入社年月日(YYYY/MM/DDの形式)を入力します。

配偶者および扶養親族がいる場合のアップロード時の必須項目

項目名入力内容
苗字(配偶者/家族)配偶者ないしは扶養親族の苗字を入力します。
生年月日(配偶者/家族)生年月日を入力します。
同居区分(配偶者/家族)「同居」「対象外」「対象外(国外)」のいずれかを入力します。
扶養区分(配偶者/家族)「対象」「対象外」のいずれかを入力します。
障がい者区分(配偶者/家族)「対象外」「一般障がい者」「特別障がい者」のいずれかを入力します。
健保扶養区分(配偶者/家族)「加入」「未加入」のいずれかを入力します。
続柄(家族)従業員からみた続柄を選択してください。

標準報酬月額(社会保険)をアップロード時の必須項目

項目名入力内容
適用開始月(社会保険)標準報酬月額の適用を開始する支給月を入力します。
YYYY年MM月の形式で入力してください。

※「標準報酬月額(社会保険)」と「健康保険の報酬月額の下限値(社会保険)」のどちらにも入力がある場合には、「健康保険の報酬月額の下限値(社会保険)」が優先されます。

空欄だった場合に反映される初期値

従業員情報CSVをアップロードした際に、入力が必須ではない項目が空欄だった場合には、以下の初期値が反映します。

なお、CSVで従業員情報の更新を行う場合、空欄で取り込みを行った項目については、すでに登録されている情報が初期値に上書きされる場合がございます。
そのため、更新を行いたい項目のみ編集を行った上で、インポートをしてください。

項目名初期値
締め日グループ基本設定>全般>締め日グループで、一番上に登録されている締め日グループ
所属事業所本社の名称
税額表区分「甲」
寡婦区分「対象外」
ひとり親区分「対象外」
障がい者区分「対象外」
勤労学生区分「対象外」
未成年者区分「対象外」
災害者区分「対象外」
外国人区分「対象外」
居住者区分「居住者」
従業員区分「常用」
坑内夫「対象外」
短時間就労者「対象外」

配偶者の情報をアップロードする際、空欄だった場合に反映される初期値

項目名初期値
同一生計配偶者区分「対象」

主なエラーリスト

エラーメッセージ対応策
○行目: ××を入力してくださいCSVファイル内に登録に必要な情報が入力されていない可能性がございます。
エラーメッセージに記載されている行と、項目名を確認し、CSVファイル内へ入力をお願いします。
○行目: ××が不正です
○行目: ××は一覧にありません
CSVファイル内に弊社が想定していない形式で入力をされている箇所がある可能性がございます。
「CSVのセルにご入力いただける項目一覧」を参考に、必ず選択肢にある文言をご入力のうえ、アップロードをお願いします。
CSVの中に存在しない従業員(家族/通勤経路)が指定されています。最新のCSVファイルをダウンロードし、識別子を変更せずにインポートしてください。CSVファイル内の「~識別子」の項目のいずれかが存在しない識別子を指定している可能性がございます。
従業員情報」から最新の従業員情報のCSVをダウンロードし、「識別子」を変更せずCSVファイルの作成をしてください。
現在利用できないVersionです。
最新のCSVファイルをダウンロードし、Versionを変更せずにインポートしてください。
アップロードをしたCSVファイルが最新のサンプルCSVでない可能性がございます。
従業員情報」から最新の従業員情報のCSVをダウンロードし、「Version」を変更せずCSVファイルの作成をしてください。
CSVのタイトル行が一致しませんでした。サンプルCSVをダウンロードし、必要な列を追加してください。アップロードをしたCSVファイルが最新のサンプルCSVではないか、もしくはダウンロード後タイトル行を改変された可能性がございます。
従業員情報」から最新の従業員情報のCSVをダウンロードし、タイトル行は改変せずCSVファイルの作成をしてください。
更新日:2022年06月09日
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