• 更新日 : 2026年1月29日

採用KPIとは？KGIとの違いから設定・運用のポイントを解説

採用活動の成果を高めるには、勘や経験に頼るだけでは限界があります。近年注目されているのが「採用KPI」の活用です。採用KPIとは、応募数や内定承諾率など、採用プロセスの進捗や課題を数値で可視化する指標のことを指します。

本記事では、KPIとKGIの違いをはじめ、KPIを設定するメリットや手順、運用上の注意点などを解説します。

採用KPIとは？KGIとの違いは？

採用活動を効率的に管理・改善するには、KPIとKGIの違いを正しく理解することが不可欠です。KPIはプロセスの進捗を示す指標であり、KGIは最終成果の達成度を示す指標です。

採用KPIは、プロセスを数値化して進捗を測る指標

採用KPIとは、採用活動のプロセスを数値で可視化し、目標達成までの進行状況を管理するための指標です。「KPI（Key Performance Indicator）」は「重要業績評価指標」と訳され、採用分野では「応募者数」「書類選考通過率」「内定承諾率」などが該当します。これらの数値を定点観測することで、採用フロー各段階の効率を把握し、どこに課題があるのかを把握できます。

KPIは単なる達成目標ではなく、現状の状態を示す「モニター」としての役割を果たし、的確な改善アクションの判断材料となります。

KGIは最終ゴール、KPIはその途中経過を表す

KGI（Key Goal Indicator）は、採用活動の最終的な成果を定量的に示す指標です。「年間で何名を採用するか」「採用コストの上限」「入社後〇ヶ月の定着率」などがKGIにあたります。これに対しKPIは、KGIを達成するための途中段階の進捗を示す指標であり、両者は常に連動して運用されるべきものです。たとえばKGIが「営業職を年間5名採用する」ならば、そのために「月間応募数○○件」「書類通過率○○％」「内定承諾率○○％」などのKPIが必要です。KGIだけを設定しても、プロセスに対する分析や改善は困難です。だからこそ、KPIを設けてプロセスを定量的に管理することが不可欠です。

採用KPIを設定するメリットは？

採用活動においてKPIを導入し適切に活用することには、業務の属人化を防ぎ、数値に基づいた判断と改善を可能にするという利点があります。以下に、主な利点を解説します。

採用活動の進捗を可視化できる

採用KPIは、プロセスの進行状況を数値で「見える化」する最も基本的なツールです。応募者数や内定承諾率などを定期的に追跡することで、採用活動が計画通り進んでいるか、あるいはどこかで遅れや停滞が発生しているかを即座に把握できます。こうした可視化によって、感覚や経験に依存せず、現実のデータに基づいた適切な意思決定が可能となります。

課題を早期に発見し、改善できる

KPIを継続的にモニタリングすれば、選考フローにおけるボトルネックを早期に発見できます。例えば、書類選考の通過率が著しく低い、一次面接後の辞退が多い、といった異常値は、採用プロセスのどこに改善の余地があるかを明確に示します。このように数値の異常から課題を可視化し、即時に改善施策を講じることで、PDCAサイクルを迅速に回すことができ、採用活動全体の質を向上させることが可能になります。

リソース配分を最適化できる

採用活動には限られた人員、時間、予算が投入されるため、リソースの効率的な配分が重要です。KPIを活用することで、どの媒体や選考工程が最も時間や費用を要しているかを明らかにできます。特定の求人媒体からの応募者の質が高い、または面接調整に過剰な工数がかかっているといった状況を把握すれば、改善の優先順位を客観的に決定できるようになります。これにより、無駄な出費や作業の最小化を図ることができ、効率的な採用運用につながります。

関係者間で状況を共有しやすくなる

採用KPIは、部門間の共通言語としても機能します。人事担当者と現場の責任者、経営陣など、関係者が同じ数値データを基に状況を把握すれば、認識のズレが生じにくくなります。全員が「どの指標が良好か」「現在どの段階に問題があるのか」を同じ視点で共有できるため、採用に関する意思決定や連携がスムーズになります。このようにKPIは、組織内の情報伝達を支えるインフラの役割も果たします。

データに基づき戦略を強化できる

KPIの蓄積データを分析することで、採用活動の傾向や成功パターンを見出すことができます。たとえば、ある属性の応募者が高い定着率を示す、または特定の媒体経由の候補者が内定率が高いといった傾向は、戦略の再構築に役立ちます。数値に裏付けされたインサイトをもとに採用手法やターゲット像を見直すことで、より成果の出やすい採用計画を策定することが可能になります。

採用KPIを設定する手順は？

採用KPIを効果的に設定するためには、ゴールから逆算して設計する視点が欠かせません。最終的な目標であるKGIを明確にし、採用プロセスを段階ごとに可視化した上で、現実的かつ定量的なKPIを設計していく必要があります。以下に、実務で活用できる具体的なステップを5つに分けて解説します。

① KGIを明確に設定する

KPIの設計は、採用活動のゴールであるKGI（Key Goal Indicator）を数値で具体化するところから始まります。KGIは「何を、いつまでに、どれだけ達成したいか」を示す指標であり、たとえば「6ヶ月以内に営業職を5名採用する」「今年度中に新卒を30名内定させる」などが該当します。事業計画や組織戦略と連動した現実的な目標を設定することが重要です。KGIが曖昧だと、KPIも具体性を欠き、的確な運用が困難になります。

② 採用プロセスを可視化し分解する

KGIを達成するために必要な採用フローを細かく分解して可視化します。一般的には、募集・応募・書類選考・面接・内定・入社といったステップに分かれますが、自社のフローに即して工程を洗い出します。そのうえで、各フェーズごとに「応募数」「通過率」「面接所要日数」など、定量的に測れる指標を設定する準備を整えます。プロセスを分解することで、KPIを設定すべき箇所が明確になります。

③ 各段階の指標と目標値を設定する

分解した各工程に対し、どのようなKPIを設けるかを検討します。「書類選考通過率70％」「一次面接通過率50％」「内定承諾率80％」といったように、過去のデータや業界平均などを参考にしながら目標値を定めましょう。このとき、現場で実行可能な範囲に収めることが肝心です。目標値を明確にすることで、進捗の良し悪しを数値で判断でき、改善に向けた根拠のある対応が可能になります。

④ KPIをKGIに連動させる

設定した各KPIがKGIの達成にどのように貢献するかを整理し、全体の構造を「KPIツリー」のように視覚化します。たとえば、営業職5名を採用するKGIに対して、必要な応募者数、面接通過数、承諾数を逆算することで、KPIに必要な水準を明確に設定できます。仮にKPIがKGIと結びついていなければ、その指標をいくら達成しても最終目標に貢献しない恐れがあります。必ずKGIとの関連性を意識して設計することが求められます。

⑤ SMARTの法則で妥当性を検証する

設定したKPIが「SMARTの法則」を満たしているかをチェックします。SMARTとは、Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性）、Time-bound（期限の明確性）の5要素を指します。例えば、「応募者数を増やす」では曖昧すぎますが、「来月末までに応募者数を100名にする」であればSMARTなKPIになります。この5つの観点でKPIを見直すことで、実行性の高い目標へと精度を高めることができます。

採用KPI運用のポイントと注意点は？

採用KPIは一度設定したら終わりではなく、継続的なモニタリングと改善があってこそ、真に意味のある指標として機能します。以下に、採用KPIを適切に運用するためのポイントと注意点を解説します。

定期的なモニタリングで素早く対処する

KPIは設定するだけではなく、採用活動の進行中に定期的にモニタリングする必要があります。採用終了後にまとめて評価しても、その時点ではプロセス上の改善ができません。リアルタイムで数値の推移を確認し、応募数や通過率、面接辞退などに異常があれば、その都度原因を分析し、即座に対策を講じることが求められます。こうしたサイクルを継続していくことで、採用の現場での判断が素早くなり、機会損失や無駄な工程の発生を防ぐことができます。KPIは、まさにPDCAサイクルを回すための起点です。

KPIを必要に応じて更新・調整する

採用市場の変化や社内の人材ニーズの見直しにより、設定したKPIが実情に合わなくなることもあります。そのため、KPIは定期的に振り返り、必要があれば指標や目標値を見直す柔軟性が重要です。市場の競争が激化して応募者が集まりにくくなった場合や、採用フローの改善によって面接通過率が変化した場合などは、従来の基準のままでは現場が苦しむことになります。過去のデータや業界平均なども参考にしつつ、実態に即したKPIへと適宜調整する姿勢が、KPIを形骸化させないためのポイントです。

指標の数や質にも配慮する

KPIは多ければ良いというものではありません。項目を増やしすぎると、集計や分析の工数が増えるだけでなく、何を重視すべきかが不明確になります。運用負荷を考慮し、主要なKPIは3～5個程度に絞り込むことが望ましいとされています。必要に応じて補助的なKPIを追加する場合でも、常に「目的と連動しているか」を基準に選定するようにしましょう。

また、KPIが量的な側面に偏りすぎないよう注意が必要です。たとえば「応募者数」ばかりを追い求めた結果、対象外の層ばかりが集まり、採用の質が低下するケースもあります。内定承諾率や入社後定着率など、質を示す指標もバランス良く設定し、必要に応じて「面接官による評価」「候補者満足度」といった定性的な情報も活用することで、数字に現れない要素も反映した運用が実現します。

採用KPIの具体例と使い方は？

代表的な採用KPIを把握しておくと、自社の採用活動でどの指標を追うべきかが明確になります。ここでは多くの企業で利用される指標を取り上げ、採用プロセスのどの段階で役立つのか、どのように改善へつなげるのかを解説します。

【応募数・応募経路別割合】母集団形成の状態を捉える指標

応募数や応募経路別の割合は、採用活動の入口となる母集団形成の状況を把握するために用いられます。媒体ごとに応募者数の差異を把握すれば、費用対効果の高いチャネルと改善が必要なチャネルが見えてきます。また、応募の質に偏りがある場合には、求人票の内容やターゲット設定が適切かどうかを見直す材料にもなります。

応募数が伸びない場合は掲載時期、訴求ポイント、検索ワード、採用広報の強化など複数の打ち手を検討できます。このように応募段階のKPIは、採用全体の成果を左右する出発点の判断に欠かせません。

【書類通過率や一次面接通過率】はプロセスの効率を見極める指標

書類選考通過率や一次面接通過率は、採用フロー各段階の効率を測るために用いられます。通過率が著しく低い場合は、そもそもの応募者のマッチ度が低いのか、選考基準が厳しすぎるのかといった原因を検討できます。逆に通過率が高すぎる場合には、フィルタリングが機能していない可能性も考えられます。段階ごとの通過率を継続的に観察することで、どの工程がボトルネックになっているかが明確になり、採用フローの改善や面接体制の見直しにつながります。

【内定承諾率や採用単価】最終的な効率と質を測る指標

内定承諾率は採用活動全体の質を測る重要なKPIです。承諾率が低ければ、選考中のコミュニケーション、他社との競合状況、提示条件の魅力度など改善すべき点が浮かび上がります。また採用単価はコスト管理の基本指標であり、媒体費や工数、紹介手数料などを含めた総額を振り返ることで費用対効果の検証が可能になります。これらの指標を組み合わせて運用することで、採用活動の最終成果に近い部分を定量的に評価し、次の採用戦略に反映できます。

適切なKPI設定で採用力を向上させよう

採用KPIは採用活動をデータによって可視化し、継続的な改善を促す強力な指標です。KGIと連動させて正しく設計・運用することで、人事担当者は効率的かつ効果的に採用目標を達成できます。数値に裏付けられたKPI管理を通じて、組織の採用力向上につなげていきましょう。

• 監修：柴田充輝（社会保険労務士/1級FP技能士）

  厚生労働省やハローワークでの勤務を通じて、社会保険や労働保険の実務を担当。現在はFP1級や社会保険労務士資格を活かして、家計見直しや資産運用に関するアドバイス、企業へ労務管理のアドバイスなどを行っている。1,200記事以上の金融・不動産・社会保険系の記事の執筆・監修もしており、正しい情報をわかりやすく伝えるために活動中。