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  3. ワードでマニュアルを作成するには？見やすいデザインのコツや無料テンプレート、エクセルとの使い分けを解説
  • 作成日 : 2026年2月10日

ワードでマニュアルを作成するには？見やすいデザインのコツや無料テンプレート、エクセルとの使い分けを解説

業務の標準化や引き継ぎにおいて、マニュアルは不可欠なツールです。専用のマニュアル作成ソフトもありますが、多くの企業では導入コストがかからず、誰もが使い慣れている「Microsoft Word（ワード）」が選ばれています。しかし、ただ文字を並べただけでは「読まれない」「分かりにくい」マニュアルになってしまいます。

この記事では、ワードを使って「見やすく、使われるマニュアル」を作成するための具体的なテクニックや手順、無料で使えるテンプレートの活用法、そしてエクセルやパワーポイントとの使い分けについて解説します。

ワードでマニュアルを作成するメリットとデメリットは？

文章主体の詳細な説明や印刷して配布する用途には適していますが、検索性や動画の活用には不向きな側面があります。

マニュアル作成ツールとしてワードを選ぶ前に、その得意・不得意を理解しておくことが重要です。

ワードで作るメリット

  • 多くのPCに標準搭載されており、新たなコストがかからない。
  • 「見出し」機能を使うことで、長文でも文書構造（目次）をしっかり作れる。
  • A4サイズでの印刷やPDF化に適しており、紙のマニュアルとして配布しやすい。
  • 契約書や就業規則など、堅実なフォーマットが求められる文書に強い。

ワードで作るデメリット

  • 検索機能がファイル内に限定されるため、欲しい情報を探すのに時間がかかる。
  • 動画やGIFアニメーションを埋め込んで再生するのには向いていない。
  • 編集者が増えると、レイアウト崩れや「先祖返り（古いファイルへの上書き）」が起きやすい。

見やすいマニュアルにするためのWord機能と作成のコツ

「スタイル（見出し）」機能で階層構造を作り、画像やスクリーンショットを効果的に配置することが重要です。

読みやすいマニュアルは、パッと見てどこに何が書いてあるかが分かります。そのために必須となるワードの機能を紹介します。

「スタイル」機能で統一感を出す手順

手動でフォントサイズを変えるのではなく、「スタイル」機能を使います。

  1. 見出しにしたい文字を選択します。
  2. 「ホーム」タブの「スタイル」ギャラリーから「見出し1」や「見出し2」をクリックします。
  3. これにより、文書全体でデザインが統一され、後から「目次」を自動生成できるようになります。
  4. 「表示」タブの「ナビゲーションウィンドウ」にチェックを入れると、左側に目次が表示され、構成を把握しやすくなります。

画像や図解をきれいに配置するコツ

文字だけのマニュアルは読む気を削ぎます。操作画面のキャプチャ（スクショ）などを積極的に入れましょう。

  • 画像を挿入したら、「レイアウトオプション」で「文字列の折り返し」を「前面」または「四角形」にします。これで自由に配置できます。
  • 画像には必ず「図枠（枠線）」をつけます。背景が白い画像の場合、紙の白と同化して見にくくなるのを防ぐためです。

表を活用して情報を整理する

「いつ」「誰が」「何を」といった情報は、文章で書くよりも「表」にした方が伝わります。

  1. 「挿入」タブから「表」を選択して作成します。
  2. 項目の背景に色を付け、メリハリを出します。

効率化するための無料テンプレート活用法

マイクロソフト公式やビジネス素材サイトから「業務マニュアル」のテンプレートをダウンロードして利用します。

一からレイアウトを考えるのは時間がかかります。既存のテンプレートを使えば、項目を埋めていくだけで完成します。

おすすめのテンプレート入手先

  • Microsoft 楽しもう Office：さまざまなワードテンプレートが無料で公開されています。デザインが洗練されており、簡単に資料を作成できます。
  • bizocean（ビズオーシャン）：
    日本のビジネス慣習に合った実用的な書式が豊富です。シンプルなものから詳細なものまで選べます。

自社専用テンプレートを作る場合

テンプレートが見つからない場合は、自社でフォーマットを定めます。

  1. ヘッダーに「マニュアル名」と「作成日・更新日」を入れるエリアを作ります。
  2. フッターに「ページ番号」を挿入します。
  3. これを「Wordテンプレート形式（.dotx）」で保存しておけば、次回からひな形として使えます。

エクセルやパワーポイントとの使い分けは？

手順やフローチャート重視ならエクセルやパワポ、規定や詳細説明重視ならワードが適しています。

すべてのマニュアルをワードで作る必要はありません。内容によって最適なツールを選びましょう。

エクセル（Excel）が向いているケース

  • 「手順書」や「チェックリスト」を作成する場合。
  • 操作画面のスクショと説明文を左右に並べて、ステップごとに解説したい場合（セルを使えばレイアウトが崩れにくい）。

パワーポイント（PowerPoint）が向いているケース

  • 接客マニュアルなど、ビジュアル（写真・イラスト）をメインに見せたい場合。
  • スライドショー形式で研修に使いたい場合。
  • 1ページ1トピックで、直感的に理解させたい場合。

ワードの機能をフル活用して資産となるマニュアルを作る

本記事では、ワードを使ったマニュアル作成について、見やすくするコツやテンプレートの活用、他ツールとの使い分けを解説しました。

  • 構造化：スタイル機能で見出しを整え、目次を作る。
  • 視覚化：画像には枠線をつけ、表で情報を整理する。
  • 効率化：無料テンプレートを活用する。

マニュアルは作って終わりではなく、現場で使われて更新され続けることが重要です。ワードの校閲機能なども活用しながら、チームの資産となるわかりやすいマニュアルを作成してください。

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※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：千葉 清美（日商簿記1級/建設業経理士1級）

    日商簿記1級・税理士科目（簿記論・財務諸表論）の確かな会計理論と、経理実務での決算・税務申告経験を兼ね備える。システム部門での業務効率化ツールの開発経験を活かし、会計・税務の知識に裏打ちされた、実効性の高い業務効率化支援を行っている。建設業経理士1級保有。

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