• 更新日 : 2026年1月23日

パワーポイントをメールで送るには？容量が大きい時の対処法と注意点を解説

パワーポイント（PowerPoint/PPT）で作成した資料をメールで送りたいけれど、ファイルサイズが大きくて送れない、どの方法で送ればいいか分からないと困ったことはありませんか。

本記事では、パワーポイントをメールで送る方法から、容量が大きい場合の対処法、送信時に気をつけるべき注意点まで解説します。

パワーポイントをメールで送る方法は？

PowerPointから直接メール送信する方法と、メールソフトに添付する方法の2つがあります。

パワーポイントファイルをメールで共有する基本的な方法を確認しましょう。

方法1：PowerPointから直接送信する

ファイルを開いた状態から、そのままメール送信できます。

この方法では、現在開いているファイルがそのまま添付されます。PDF形式で送りたい場合は「PDFとして送信」を選択することもできます。

方法2：メールソフトで添付する

一般的なメール添付の方法です。

Gmailの場合は、メール作成画面下部のクリップアイコンからファイルを添付します。Outlookの場合は「挿入」タブまたはメール作成画面の「ファイルの添付」から追加できます。

方法3：OneDriveリンクで共有する

ファイルをクラウドに保存し、リンクを送る方法です。

この方法はファイルサイズの制限を気にせず送れるため、大容量ファイルの共有に適しています。

パワーポイントのファイル容量が大きい時の対処法は？

メールの添付ファイルには容量制限があるため、大きなファイルは圧縮するか、クラウド経由で共有しましょう。

一般的なメールサービスでは、添付ファイルの上限が10〜25MB程度に設定されています。画像や動画を多く含むパワーポイントは、この制限を超えてしまうことがあります。

対処法1：画像を圧縮する

PowerPoint内の画像サイズを小さくします。

この操作で、ファイルサイズを大幅に削減できます。印刷用途でなければ、150ppi以下で十分な画質が保てます。

対処法2：動画を圧縮する

埋め込み動画がある場合は、メディア圧縮を行います。

動画は画像以上に容量を占めるため、圧縮の効果が大きい場合があります。

対処法3：PDF形式に変換する

編集不要な資料はPDFで送ると軽くなることがあります。

PDFに変換すると、アニメーションや動画は再生できなくなりますが、静的な資料として共有するには十分です。

対処法4：ZIPファイルに圧縮する

ファイルを圧縮してサイズを小さくします。

PowerPointファイルを右クリックし、「送る」→「圧縮（zip形式）フォルダー」を選択します。ただし、pptx形式は既に圧縮されているため、ZIP化による効果は限定的です。

対処法5：クラウドストレージを使う

大容量ファイルはクラウド経由で共有するのが確実です。

OneDrive、Google Drive、Dropboxなどにファイルをアップロードし、共有リンクをメールで送ります。ファイルサイズを気にせず送れるうえ、相手がダウンロードに失敗するリスクも減らせます。多くのサービスでは、リンクの有効期限やパスワード設定も可能です。

対処法6：ファイル転送サービスを使う

一時的なファイル共有には転送サービスも便利です。

GigaFile便、firestorageなどのファイル転送サービスを使えば、大容量ファイルを一時的にアップロードし、ダウンロードリンクを相手に送れます。無料で使えるサービスも多く、手軽に利用できます。

パワーポイントをメールで送信する際の注意点

ファイル形式、互換性、セキュリティなど、送信前に確認すべきポイントがあります。

相手にスムーズに受け取ってもらうため、以下の点に注意しましょう。

相手の環境を確認する

PowerPointがインストールされていない場合があります。

受信者がPowerPointを持っていない場合、ファイルを開けない可能性があります。確実に見てもらいたい場合は、PDF形式に変換して送るか、PowerPoint形式とPDF形式の両方を添付すると親切です。

ファイル名を分かりやすくする

ファイル名は内容が分かるものにしましょう。

「プレゼン.pptx」「資料.pptx」といった曖昧なファイル名ではなく、「〇〇企画書_20241015.pptx」のように、内容と日付が分かる名前にすると相手が管理しやすくなります。日本語ファイル名は文字化けする可能性があるため、英数字のみにする方が安全な場合もあります。

フォントの埋め込みを検討する

特殊なフォントを使用している場合は注意が必要です。

相手のPCにインストールされていないフォントは、代替フォントに置き換わってレイアウトが崩れる可能性があります。「ファイル」→「オプション」→「保存」で「ファイルにフォントを埋め込む」を有効にするか、游ゴシックやメイリオなど標準搭載フォントを使用しましょう。

機密情報の取り扱いに注意する

送信先を間違えないよう十分確認します。

機密性の高い資料をメールで送る場合は、誤送信に注意してください。パスワード保護を設定したり、別途パスワードを連絡したりする方法も検討しましょう。「ファイル」→「情報」→「プレゼンテーションの保護」からパスワードを設定できます。

添付漏れを確認する

送信前にファイルが添付されているか確認します。

本文に「添付ファイルをご確認ください」と書いておきながら、実際には添付を忘れるミスは珍しくありません。送信前に添付ファイルの有無とファイル名を必ず確認しましょう。

スムーズなファイル共有でコミュニケーションを円滑に

パワーポイントをメールで送る方法は、直接添付、メールソフトで添付、クラウドリンクの共有など複数あります。容量が大きい場合は、画像や動画の圧縮、クラウドストレージの活用を検討してください。

ファイル名やフォント、セキュリティにも配慮し、相手がスムーズに受け取れる形で送信しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。