• 更新日 : 2025年12月8日

スプレッドシートでタグ管理をするには？効率的なデータ分類と検索の実現方法

Googleスプレッドシートには、NotionやEvernoteのような専用のタグ機能は搭載されていません。しかし、タグ列の作成、スマートチップの活用、AI関数の利用といった代替手法を組み合わせることで、効果的なタグ管理システムを構築できます。

本記事では、スプレッドシートでタグを実装する具体的な方法から、検索性を高める運用テクニックまで、実務で活用できる手順を詳しく解説します。顧客管理、タスク管理、在庫管理など、様々なデータ整理にタグを活用することで、情報の検索性と分類精度を大幅に向上させられます。

スプレッドシートにタグ機能はある？

Googleスプレッドシートには、データベースソフトのような専用のタグ機能は標準搭載されていません。これは、スプレッドシートが表計算ソフトとして設計されているためで、NotionやAirtableのようなデータベース型ツールとは根本的な設計思想が異なります。

しかし、タグ機能がないことは、タグ管理ができないことを意味しません。むしろ、スプレッドシートの柔軟性を活かして、用途に応じたカスタムタグシステムを構築できます。専用列を作成してタグを記入する方法、スマートチップでタグをインタラクティブに管理する方法、AI関数で自動タグ付けを行う方法など、複数のアプローチが可能です。

多くのユーザーが「グーグルスプレッドシート タグ機能」で検索しても標準機能が見つからず戸惑いますが、これらの代替手法を理解することで、より柔軟で強力なタグ管理が実現できます。実際、専用のタグ機能よりも、スプレッドシートの関数や機能を組み合わせた方が、より高度な自動化や分析が可能になるケースも少なくありません。

タグ列を作成する基本的な方法は？

タグ列を作成する方法は、最もシンプルで実装しやすいタグ管理手法です。専用の列を設けて、カンマ区切りや特定の区切り文字でタグを記入します。この方法なら、今すぐにでもタグシステムを導入でき、特別な設定も不要です。

基本的なタグ列の設計

タスク管理表を例に、基本構造を説明します。

タグの記述ルール設定

統一的な管理のため、以下のルールを設定することを推奨します。

データ入力規則でタグを制御

タグの一貫性を保つため、データ入力規則を活用できます。「データ」メニューから「データの入力規則」を選択し、プルダウンリストでよく使うタグを登録します。これにより、タグの表記揺れを防ぎ、入力効率も向上します。

フィルタと検索でタグを活用するには？

作成したタグ列は、フィルタ機能やQUERY関数と組み合わせることで、強力な検索・分類ツールになります。特定のタグを持つデータだけを抽出したり、複数タグでの絞り込みも可能です。

フィルタビューでの活用

フィルタビューを作成することで、タグ別の表示を瞬時に切り替えられます。

QUERY関数での高度な検索

より柔軟な検索には、QUERY関数が有効です。

=QUERY(A:D,”SELECT * WHERE C CONTAINS ‘#重要'”)

複数タグのAND検索：

=QUERY(A:D,”SELECT * WHERE C CONTAINS ‘#重要’ AND C CONTAINS ‘#緊急'”)

OR検索の実装：

=QUERY(A:D,”SELECT * WHERE C CONTAINS ‘#重要’ OR C CONTAINS ‘#緊急'”)

これらの関数を別シートに配置することで、動的なダッシュボードも構築できます。

スマートチップでインタラクティブなタグを実現するには？

スマートチップは、Googleスプレッドシートの比較的新しい機能で、セル内にインタラクティブな要素を追加できます。人物、日付、ファイルなどをタグのように活用することが可能です。この機能により、単なるテキストではない、クリッカブルで視覚的なタグシステムを構築できます。

スマートチップの挿入方法

カスタムスマートチップの作成

プルダウンチップを使って、独自のタグシステムを構築できます。

以下の3つの方法で作成：

色分けされたチップを作成でき、視覚的な分類が可能になります。優先度（高・中・低）、カテゴリ（営業・開発・管理）などの分類に最適です。

スマートチップの利点

AI関数で自動タグ付けを行うには？

Google Sheets AIの関数を使用すると、データの内容を分析して自動的にタグを生成できます。特に大量のデータを扱う場合、手動でのタグ付けよりも効率的です。2024年以降、Googleは実験的機能としてAI関数を提供しており、これを活用した自動分類が可能になっています。

基本的なAI関数の使用

テキストデータから自動的にカテゴリを抽出：

=AI(“次のデータを 営業 / マーケティング / 開発 / 管理 のカテゴリに分類してください”,A2)

感情分析によるタグ付け：

=AI(“次のデータを ポジティブ / ネガティブ / 中立 で分類してください”,B2)

カスタム関数での実装例

Apps Scriptを使用した、より高度な自動タグ付け：

function autoTag(text) {

const keywords = {

‘緊急’: [‘至急’, ‘今すぐ’, ‘ASAP’],

‘重要’: [‘重要’, ‘優先’, ‘クリティカル’],

‘会議’: [‘ミーティング’, ‘打ち合わせ’, ‘会議’]};

let tags = [];

for (let tag in keywords) {

if (keywords[tag].some(keyword => text.includes(keyword))) {

tags.push(‘#’ + tag);}}

return tags.join(‘, ‘);}

AI関数活用の注意点

AI関数は強力ですが、以下の点に留意が必要です。

複数の方法を組み合わせた実践的なタグ管理システムは？

実務では、タグ列、スマートチップ、AI関数を組み合わせることで、より強力なタグ管理システムを構築できます。それぞれの長所を活かし、短所を補完する統合的なアプローチが効果的です。

ハイブリッド型タグシステムの構築

理想的な構成例：

CONCATENATE関数での統合

複数列のタグを一つにまとめる：

=CONCATENATE(B2,”, “,C2,”, “,D2)

タグ分析ダッシュボードの作成

COUNTIF関数でタグの使用頻度を分析：

=COUNTIF(D:D,”*#重要*”)

ピボットテーブルを使用して、タグ別の集計や分析も可能です。月次でのタグ使用傾向、担当者別のタグ分布など、様々な角度からデータを可視化できます。

スプレッドシートでもタグ管理はここまでできる！

Googleスプレッドシートにはタグ専用機能はないものの、タグ列・スマートチップ・AI関数を組み合わせることで柔軟なタグ管理が可能です。手動でのタグ列管理はシンプルかつ即導入でき、スマートチップは視覚的で直感的な分類を実現します。

さらに、AI関数を活用すれば自動タグ付けや分類分析まで行えます。QUERY関数やフィルタとの連携により、必要なデータの抽出や可視化も容易になり、業務効率を大幅に高めることができます。スプレッドシートの拡張性を活かせば、専用ツールに劣らないタグ管理環境を実現できます。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。