更新日 : 2024年10月30日

業績改善提案書の書き方は？無料テンプレート・例文つき

業務改善提案書は、業務の効率化や問題解決を目指して提案を行う際に提出する重要な書類です。適切な内容に書かれた提案書は、企業全体のパフォーマンス向上や問題解決の糸口となることがあります。この記事では、提案書を提出する理由や基本的な書き方、具体的な例文を交えながら、作成時に押さえておくべきポイントをわかりやすく解説します。

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業務改善提案書とは？

業務改善提案書は、組織内の業務プロセスや効率性を向上させるための具体的な提案を文書化したものです。この提案書は、、業務の効率化、品質向上、コスト削減、そして職場環境の改善を主な目的とし、現状の問題点を明確にし、改善策とその効果を詳細に記述します。経営陣や関係部署に対して、改善の必要性と具体的な方法を説明し、実行の承認を得るための重要なツールにもなるのです。

業務改善提案書を作成する目的は？

業務改善提案書の作成には、以下のような具体的な目的があります。

効率化

業務プロセスの無駄を排除し、作業時間を短縮することで、生産性を向上させます。自動化ツールの導入や業務フローの見直しにより、同じ時間でより多くの成果を生み出すことが可能です。これにより、人的リソースを他の重要なタスクに振り分けることができます。

品質向上

業務の質を高めることで、顧客満足度の向上や社内プロセスの改善を図ります。例えば、チェック体制の強化やトレーニングプログラムを導入すると、ミスの減少や成果物の品質向上を実現でき、長期的な企業価値の向上にもつながるでしょう。

リスク管理

情報セキュリティの強化や法令遵守のためのプロセス改善などによって、潜在的なリスクを特定し、その対策を提案することで、企業の安定性を高めます。これによって、予期せぬ損失や評判の低下を防ぐことができるでしょう。

職場環境の改善

フレックスタイム制の導入やオフィスレイアウトの改善などを行うと、従業員の働きやすさや満足度を向上させることができ、モチベーションアップや離職率の低下になります。これにより、生産性の向上と人材の定着を図れるでしょう。

業務改善提案書の書き方は？

業務改善提案書の書き方に決まりはありませんが、読んだ側が内容を正確に理解し、提案される改善案に対してポジティブなイメージを持ってもらう必要があります。

以下の流れを参考に書き進めていきましょう。

概要

提案書の冒頭に、改善案の要点を簡潔にまとめます。

概要では提案の目的、主な改善点、期待される効果を1〜2段落で記述します。読み手が短時間で提案の全体像を把握できるようにすることが重要です。

現状と問題点

現状と問題点では、現在の業務プロセスや状況を詳細に説明し、具体的な問題点を明確にします。

可能な限り数値やデータを用いて客観的に記述することが重要です。

例えば「月間の作業時間が平均100時間」「エラー率が5%」などの具体的な数字を示すことで、問題の深刻さを明確に伝えることができます。

業務改善案

問題点に対する具体的な解決策を提案します。改善案は実現可能で、かつ効果的なものにしておく必要があります。

例えば、新しいソフトウェアの導入、業務プロセスの再設計、トレーニングプログラムの実施などが例です。

各改善案について、実施手順や必要なリソースを詳細に記述します。

メリット・効果

メリット・効果の項目では、提案した改善案を実施した場合に期待される効果を具体的に記述します。可能な限り、数値化された目標を設定することが重要です。

「作業時間を20%削減」「顧客満足度を10%向上」などの具体的な目標を示すことで、提案の価値を明確に伝えることができます。

コスト・期間

コスト・期間の項目では、改善案の実施に必要なコストと期間を明確に示します。

初期投資額、運用コスト、人員配置、実施スケジュールなどを詳細に記述することで、提案を受ける側が具体的な検討を開始できます。

想定されるリスク

改善案の実施に伴う潜在的なリスクを特定し、その対策を提案します。

新システム導入時の一時的な業務停滞や、従業員の抵抗感などが例です。

各リスクに対する具体的な対応策を記述することで、提案の実現性を高められます。

特記事項

特記事項の項目には、その他、提案に関連する重要な情報や補足事項を記述します。類似の改善事例や、関連する法規制への対応などが主な例です。提案の背景や重要性をより深く理解してもらえるような一文を記載すると効果的と言えるでしょう。

業務改善提案書の無料テンプレート

業務改善提案書を書きなれていない場合、何をどのように書いたらよいかの判断が難しいかもしれません。不慣れな場合は以下の無料テンプレートを活用し、必要な情報を抜け漏れなく入れてみましょう。

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業務改善提案書の例文は？

以下では、業務改善提案書の例文をご紹介します。

業務改善提案書

1．概要

本提案は、営業部門の顧客管理プロセスの効率化を目的としています。現在の手動入力によるデータ管理をCRMシステムに移行することで、作業時間の短縮と顧客情報の精度向上を図ります。

2．現状と問題点

現在、顧客情報はExcelシートで管理されており、以下の問題が発生しています。

データ入力に1日平均2時間を要している
情報の重複や誤入力が月平均10件発生している
リアルタイムでの情報共有が困難

3．業務改善案

クラウド型CRMシステムを導入し、以下の改善を行います。

顧客情報の一元管理
データ入力の自動化（名刺スキャン機能の活用）
リアルタイムでの情報共有と更新

4．メリット・効果

データ入力時間を50%削減（1日1時間の削減）
情報の重複・誤入力を90%削減
顧客対応の迅速化による顧客満足度15%向上

この例文では、問題点を具体的に示し、改善案とその効果を明確に記述しています。

実際の提案書では、さらに詳細な情報や数値データを追加することで、より説得力のある内容になるでしょう。

業務改善提案書を作成するときのポイントは？

この章では、業務改善提案書を作成する際のポイントを4つご紹介します。

データに基づいた提案をする

提案の根拠となる具体的なデータや数値を示すことが重要です。例えば、現状の問題点を示す際には具体的な数値（作業時間、エラー率など）を用いると、改善の必要性を客観的に示しやすくなります。同様に、改善後の効果予測も可能な限り数値化して示すと効果的です。

実現の可能性について考慮する

提案する改善案は、実現可能性が高いものにしましょう。ここでは、必要なリソース（人員、予算、時間）を明確にし、それらが現実的に調達可能かを検討します。

また、段階的な実施計画を立てておけば、リスクを最小限に抑えつつ、確実な改善を進めやすくなります。

関係者からの意見を反映する

関係者からの意見は、業務改善提案書の中でも重要な項目です。関係者からの意見を取り入れることにより、現場の実情に即した実効性の高い提案が可能になり、提案実施時の協力も得やすくなるでしょう。

誰が読んでもわかるように書く

提案書は、直接の上司だけでなく経営陣や他部署の人たちも読む可能性があります。そのため、専門用語や略語の使用は最小限に抑え、誰が読んでもわかりやすい表現を心がけましょう。必要に応じて図表やグラフを活用し、視覚的な理解を助けることも効果的です。

業務改善提案書は「理解してもらうこと」が重要

業務改善提案書の最終的な目的は、提案内容を関係者に理解してもらい、実行の承認を得ることです。

そのためには、単に情報を羅列するだけでなく、読み手の立場に立って内容を構成する必要があります。

また提案書の提出後も、必要に応じて補足説明や質疑応答の機会を設けるなど、積極的なコミュニケーションを心がけることで、提案内容の理解を深め、実行の可能性を高めることができるでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：坪義生（社会保険労務士）
じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。