さまざまな給与ソフトを選ぶ基準の一つが「コスト」です。給与計算ソフトのタイプにあわせて、コストの考え方を覚えておくと検討時に役立ちます。「クラウド型」では、一般的に初期費用のほかに、月額/年額の形でランニングコストが発生します。
ランニングコストは使用する従業員の人数に応じた従量課金のほか、一定の人数まではいくらという形で固定料金型を採用している場合もあります。法改正に伴うアップデートや導入後のサポートが料金に含まれているプランも数多くあり、費用を抑えつつ、規模にあわせた予算感で導入したいと考える企業に適しています。なかには無料版を提供するクラウド型ソフトもありますが、使用できる機能に制限があったり、法改正のアップデートは有償であったりと、機能・サポート範囲が限定的である点に注意が必要です。パソコンにソフトをインストールする「インストール型」では、パッケージソフトとも呼ばれ、一般的に製品購入時に費用を支払います。クラウド型よりも導入時の費用が高額になる傾向がありますが、使用する人数の制限がなく、また月額費用などのランニングコストも発生しない点が特徴です。近年では、無償アップデートに対応しているソフトもありますが、法改正の変更には手動対応が必要であったり、アップデートが有償になったりするケースもあります。ソフトウェアとハードウェアの両方を有する「オンプレミス型」の場合は、費用が高額になる分、自社の業務フローにあわせたカスタマイズが可能です。ただし、開発コストを投入しても、予定していた機能の実現が難しい、スケジュール通りに開発が進まないといったデメリットを想定しておく必要があります。※ 小規模・中小企業であれば、IT導入補助金を活用することで、導入時のコスト削減が可能な場合があります。自社や導入サービスが補助金かどうかについては、以下の一般社団法人サービスデザイン推進協議会のページを参考にしてください。参考：IT導入補助金2022｜一般社団法人サービスデザイン推進協議会

給与計算ソフトが、既存システムにスムーズに連携できるかも重要なポイントです。勤怠管理、年末調整、人事評価、従業員情報など、バックオフィス業務に関連するシステムは多様であり、会社によって導入している範囲も異なります。そのため、検討時に「どこまでの既存システムとの連携を望むのか」を明確にし、「既存システムとの連携が可能かどうか」を確認する必要があるでしょう。近年、導入する企業が増えているクラウド型の給与計算ソフトは、他社のクラウド型システムとの連携を念頭に置いているものが多くみられます。しかし、全てのシステムに対応しているわけではないため、既存のシステムとの連携ができない場合の対処法も考えておいたほうがいいでしょう。その場合、オンプレミス型のほうが柔軟に既存システムとの連携に対応できる可能性があります。また、給与計算ソフトを提供する企業では、多くの場合、年末調整、人事労務、勤怠管理、社会保険の手続きなど目的に合わせたサービスを提供しています。最初は給与計算ソフトだけだったとしても、予算の範囲内で随時必要なシステムを同じ企業のサービスで導入・組み合わせていけば連携もスムーズです。中小企業は、予算にも限りがあり、必ずしもすべてのバックオフィス業務に対応したシステムが必要とは限りません。予算内で可能な業務に必要なシステムを絞り、既存システムとの連携がスムーズな方法を取るのが、現実的といえるでしょう。

給与計算ソフトが対応している業務範囲を確認しましょう。さまざまな機能を有する給与計算ソフトですが、個々のシステムによってその範囲は異なります。たとえば「給与明細を電子発行したい」と「従業員が給与明細をWEBで簡単に見られるようにしたい」とでは、一見同じような状態を目指しているように思えますが、給与計算ソフトに求められる機能は同じではありません。前者の場合は、ボタン一つで給与明細書をPDF化する機能があれば十分ですが、後者の場合は、WEBを利用してスマートフォンなどで見れるように、従業員側の閲覧機能も有していなければいけません。また、他の帳簿や書類との連携も業務効率化のポイントとなります。賃金台帳や労働者名簿とスムーズに連携できれば、帳簿作成の手間を削減できるでしょう。