インストール型ソフトの更新は、費用や作業の負荷がかかった

担当者3名で2拠点270名のバックオフィス業務を手がける

当社は1952年に創業し、グループ会社が5つあります。大伸社グループは、マーケティングやブランディング支援、リサーチやデザイン業務、戦略的かつ創造的なコンテンツ制作、高品質なプリンティング事業、人事労務・経理などの事務受託業など幅広い業務を行っています。

労務管理に関してはグループ全体でクラウドサービスを利用し、担当者3名で2拠点270名のバックオフィス業務を行っています。

アップデートのたびに、実業務とは関係ない負荷がかかる

マネーフォワード クラウド給与の導入以前は、給与計算はインストール型、勤怠管理は自社制作ソフトを使っていました。

給与計算は、インストール型ソフトだと税制変更のたびにアップデートが必要になります。保守運用という形で更新はできるのですが、そこで新たなコストや作業時間が発生し、実業務とは関係ない負荷がかかっていました。 またインストールしているPCでしか利用できず、業務範囲が狭まることも課題の1つでした。

また、自社制作の勤怠ソフトでは業務が属人化したり、工場勤務などの多様な労働形態に対応する必要があったり、管理が煩雑になってきました。

4つのシステム選定から運用開始まで3カ月

マネーフォワード クラウド給与を選んだ理由

当社役員も、過重勤務対策などのコンプライアンスや、バックオフィスの負荷削減を課題意識として持っていました。そしてプロジェクトを立ち上げ、バックオフィスの効率化に向けた動きを開始しました。

新たなツールの導入に際し、以下3点を必須項目として洗い出しました。

①給与明細などのペーパーレス化。社会保険申請の電子化
②インストール型ではなくクラウド型のソフト
③多様なサービスとの連携が可能で、同時に導入が出来る

これらを元に複数のソフトを比較検討し、マネーフォワードクラウド給与を導入することに決めました。

マネーフォワードクラウド給与は、給与計算や年末調整がペーパーレスで完結するだけでなく、過去分を含めたWeb給与明細をPC・スマホで確認することができます。従業員側の利便性も上がります。また勤怠管理や労務管理、タレントマネジメントといった多数の外部サービスとの連携にも対応していたため、各サービス間の情報をスムーズに連携できる点が選定理由です。

労務管理は「オフィスステーション」、勤怠管理は「KING OF TIME」の導入を決めました。勤怠は「Akerun」というスマートロックサービスを活用した打刻ができるようにしています。出入口から出入りするだけで出社退社ともに確定するんです。

正式なシステム選定から運用開始までは3カ月ほど。具体的には、1月にシステムの組み合わせを選定し、2月に導入決定。その後、システム連携の確認、業務フローや社内制度を見直し。3月に本格的にシステム設定や従業員データを整理し、4月から勤怠を、5月には給与の運用を開始しました。

サービス間連携で、全社で約1,500時間の作業時間削減

「管理側の手間も減りましたが、従業員の喜びも大きかったです」

最初はきちんと運用できるか不安もありましたが、誰でも直感的に操作できるデザインだったため、別拠点への説明もWeb会議で完結し、非常に助かりました。

各システムの導入後は、業務フローの整備とサービス間の連携により、全社で約1,500時間の業務効率化が実現できました。大きな変化としては、年末調整もペーパーレス化でき、全従業員に向けた書類の配布や、細かい内容の記入などを手作業で行ってもらう必要がなくなりました。

もちろん管理側の手間も減りましたが、従業員の喜びも大きかったです。やはりバックオフィス業務を刷新して良かったなと感じています。給与明細を紙で配布するための作業や、紙を見ながらの入力作業などが“やらなくていい業務”となり、作業量は大幅削減されました。もう導入前の世界には戻れません。