概要
マネーフォワード クラウド請求書では、請求書などの帳票を取引先にメールで送信することができます。
このガイドでは請求書を例に、帳票のメール送信方法をご説明いたします。
※どの帳票でも操作手順は同一です。
対象ページ
対象ユーザー
マネーフォワード クラウド請求書をご利用中のお客さま
※「一括メール送信」機能を利用できるプランは限定されています。
「一括メール送信」機能
- 「パーソナルプラン」以上のプランをご利用中の個人事業主のお客さま
- 「ビジネスプラン」をご利用中の法人のお客さま
目次
1件の帳票をメール送信する方法
1.メール送信を行う請求書を表示する
「請求書一覧」画面でメール送信する請求書を表示します。
2.メール送信を行う
送信先のメールアドレスや本文を入力して、「送信する」ボタンをクリックします。
複数の帳票を一括でメール送信する方法(一括メール送信)
1.メール送信を行う請求書を選択する
「請求書一覧」画面の中から、メール送信する請求書にチェックを入れます。
件数表示の左にあるチェックボックスにチェックを入れると、一覧に表示されている請求書をすべて選択することが可能です。
2.「一括メール送信」を選択する
「選択した○件を一括操作する」のプルダウンをクリックし、「一括メール送信」を選択します。
3.メール送信を行う
送信先のメールアドレスを入力して、「送信する」ボタンをクリックします。
101件以上選択している状態で、一括メール送信を行うことはできません。
送信先や本文の設定
この項では、1件の帳票をメール送信する際に表示される各項目の詳細をご説明します。
項目 | 内容 |
---|---|
帳票番号 | メール送信する帳票の種類に応じて、「請求書番号」や「納品書番号」等が自動で表示されます。 |
定型文 | 件名や本文の初期値は、既定の文言が自動で反映されます。 また、あらかじめ「メール定型文」を登録することで、任意の文章を反映できます。 「メール定型文」に関する詳細は、こちらをご参照ください。 |
TO | 送信先のメールアドレスを入力します。 「TO」欄に入力する送信先のメールアドレスは、あらかじめ「マスタ管理>取引先」画面で取引先の部門ごとに設定することが可能です。 取引先の設定に関する詳細は、こちらをご参照ください。 ※メールアドレスは1件のみ入力が可能です。 |
送信者名 | 送信者名を入力します。 「送信者名」はあらかじめ「帳票設定」画面で設定する必要があります。 |
返信先 | 返信先のメールアドレスを入力します。 「返信先」はあらかじめ「帳票設定」画面で設定する必要があります。 |
CC | 送信先のメールアドレスを入力します。 「CC」欄に入力する送信先のメールアドレスは、あらかじめ「帳票設定」画面で設定することが可能です。 また、「マスタ管理>取引先」画面で取引先の部門ごとに登録することもできます。 取引先の設定に関する詳細は、こちらをご参照ください。 ※半角カンマで区切ることで、最大10件まで入力が可能です。 |
件名 | メールの件名を入力します。 件名は、あらかじめ「帳票設定」画面で本文や署名とあわせて設定できます。 |
本文 | メールの本文を入力します。 本文は、あらかじめ「帳票設定」画面で件名や署名とあわせて設定できます。 |
また、複数の帳票を一括でメール送信する場合は、送信対象の全帳票に「CCメールアドレス」を一括追加することが可能です。
上部にあるCC欄にメールアドレスを入力して「反映」ボタンをクリックすると、「全帳票」のCC欄にメールアドレスが反映されます。
メール送信後のステータスや編集・削除時の挙動
メール送信後のステータス
メール送信後のステータスは、「請求書一覧」画面または「送付履歴」画面で確認できます。
この項では、「請求書一覧」画面の表示を例にご説明します。
「送付履歴」画面でのステータス表示については、以下のガイドをご参照ください。
「送付履歴」の閲覧方法
メール受信側が帳票を確認していない場合
メール送信した請求書のステータスが「送付済み」と表示されます。
メール受信側が帳票を確認した場合
受信したメールに記載されているURLを開き、「PDFダウンロード」や「ログイン中の事業者で受信」等のいずれかのボタンをクリックすると「受領済み」に切り替わります。
・「PDFダウンロード」ボタンをクリックせずにクレジットカード決済を行うと、「受領済み」ステータスに切り替わらないまま、請求書自体に自動でロックがかかります。このロックは解除することができません。
・「クレジットカード決済」機能に関する詳細は、こちらをご参照ください。
メール送信後に帳票を編集・削除した場合
メール送信側で送信済みの帳票を編集または削除した場合、メール受信側へ以下の影響があります。
帳票への操作 | メール受信側への影響 |
---|---|
編集 | 編集後の内容は反映されない(送信当時の内容が保持される) |
削除 | PDFファイルのダウンロードができない |
メール受信側の画面表示
メールに記載されたURLは、送信側の設定や受信側の状況により表示される画面が異なります。
- メール送信側に「クレジットカード決済」機能がついているか
- メール受信側がマネーフォワード クラウド請求書にログインしているか
メール送信側に「クレジットカード決済」機能がついていない請求書の場合
メール受信側:非ログイン状態
「PDFダウンロード」ボタンをクリックすると、帳票の内容を確認することができます。
メール受信側:ログイン状態
マネーフォワード クラウド請求書にログインしているブラウザでメール内のURLを開くと、「PDFダウンロード」ボタンおよび「ログイン中の事業者で受信」ボタンが表示されます。
「受信」機能を利用する場合は、「ログイン中の事業者で受信」ボタンをクリックします。
「受信」機能に関する詳細は、以下ガイドをご参照ください。
受信機能
詳細はこちらをご参照ください。
メール送信側に「クレジットカード決済」機能がついている請求書の場合
メール受信側:非ログイン状態
「PDFダウンロード」ボタンをクリックすると帳票の内容を確認することができます。
決済するクレジットカード情報を入力して「クレジットカードで支払う」ボタンをクリックすると、決済が完了します。
メール受信側:ログイン状態
マネーフォワード クラウド請求書にログインしているブラウザでメール内のURLを開くと、「PDFダウンロード」ボタンおよび「ログイン中の事業者で受信」ボタンが表示されます。
決済するクレジットカード情報を入力して「クレジットカードで支払う」ボタンをクリックすると、決済が完了します。
「受信」機能を利用する場合は、「ログイン中の事業者で受信」ボタンをクリックします。
「受信」機能に関する詳細は、以下ガイドをご参照ください。
受信機能
・「クレジットカード決済」機能に関する詳細は、こちらをご参照ください。
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