マネーフォワード クラウド請求書使い方ガイド

「一括メール送信」機能の使い方

概要

このガイドでは、複数の帳票を一括で送信する方法についてご説明します。

  • 本ガイドでは請求書を例に説明していますが、その他の帳票でも操作方法は同一です。
  • 「メール送信」機能の操作方法についてはこちらをご参照ください。

対象ページ

対象のお客さま

  • マネーフォワード クラウド請求書を「ビジネス」プランでご利用中の法人のお客さま
  • マネーフォワード クラウド請求書を「パーソナル」「パーソナルプラス」プランでご利用中の個人事業主のお客さま

目次

送信方法

手順

  1. 請求書一覧」画面でメール送信する請求書にチェックを入れます。
  2. 「選択した●件を一括操作する」のプルダウンをクリックします。
  3. 「一括メール送信」を選択します。
  4. .「一括送信」画面で帳票ごとに各項目を入力します。
    各項目の詳細については、こちらをご参照ください。
  5. 「帳票保存」で「マネーフォワード クラウドBox」に帳票データを連携するか否かを選択します。
    クラウドBoxへの連携については、こちらをご参照ください。
  6. 「送信する」ボタンをクリックします。
  7. 「一括メール送信」画面を確認し、問題がなければ「OK」ボタンをクリックします。
  8. 送付履歴」画面にメール送信履歴が反映されていることを確認します。
件数表示の左にあるチェックボックスにチェックを入れると、「請求書一覧」画面に表示されている請求書をすべて選択できます。

「一括メール送信」画面の説明

「一括メール送信」画面の各項目については、以下をご確認ください。

番号項目名項目の説明
カード決済有効期限カード決済の有効期限を設定できます。
「カード決済」機能の詳細についてはこちらをご参照ください。
カード決済請求書に「カード決済」機能を付けるかどうかを選択できます。
名称帳票種別と帳票番号が表示されます。
リンクをクリックすると、当該帳票のPDFを確認できます。
送付先(TO)送信先のメールアドレスを入力します。
送信先のメールアドレスを1件まで入力します。
「TO」欄に入力する送信先のメールアドレスは、あらかじめ「取引先」画面で取引先の部門ごとに設定できます。
取引先の設定に関する詳細はこちらをご参照ください。
CC:「CC:」欄にメールアドレスを入力して「反映」ボタンをクリックすると、全帳票の「CC:」欄にメールアドレスが一括反映します。
半角カンマで区切ることで、最大10件まで入力が可能です。
各帳票の「CC:」帳票ごとにCCメールアドレスを入力できます。
半角カンマで区切ることで、最大10件まで入力が可能です。
CCメールアドレスは、あらかじめ「一般」画面で設定できます。
また、「取引先」画面で取引先の部門ごとに登録することも可能です。
ステータス該当の帳票をすでにメール送信済みの場合は、「送付済み」と表示されます。
定型文選択プルダウンをクリックすると、「メール定型文」画面で登録した定型文のタイトルを選択できます。
タイトルを選択すると、定型文として登録した件名や本文が反映します。
「メール定型文」に関する詳細は、こちらをご参照ください。

ご注意

  • 一度に選択できる帳票数は最大100件です。
  • 複数回メール送信すると、同じ内容の帳票データが複数回クラウドBoxに連携されます。
  • 一括メール送信では、メール定型文として設定済みの「件名」や「本文」を個別に編集することはできません。

メール送信後のステータス

メール送信後のステータスは、「請求書一覧」画面または「送付履歴」画面で確認できます。

この項では、「請求書一覧」画面で確認する場合を例に説明します。
送付履歴」画面におけるステータスの表示については、以下のガイドをご参照ください。
「送付履歴」の閲覧方法

取引先が帳票を確認していない場合

取引先がまだ帳票を確認していない場合、メール送信した請求書のステータスは「送付済み」と表示されます。

取引先が帳票を確認した場合

取引先が受信したメールに記載されているURLを開き、「PDFダウンロード」や「ログイン中の事業者で受信」等のボタンをクリックした場合、メール送信した請求書のステータスは「受領済み」に切り替わります。

<ご注意>

  • 「受領済み」ステータスは帳票が閲覧されたことを示しています。入金の有無を示すステータスではありません。
  • 「PDFダウンロード」ボタンをクリックせずにクレジットカード決済を行うと、「受領済み」ステータスに切り替わらないまま、請求書自体に自動でロックがかかります。このロックは解除することができません。
  • 「カード決済」機能に関する詳細はこちらをご参照ください。

メール送信後に帳票を編集・削除した場合

送信済みの帳票を編集または削除した場合、メールを受信した取引先には以下の影響があります。

帳票への操作取引先への影響
編集送信当時の内容が保持され、編集後の内容は反映しない。
削除PDFファイルをダウンロードできない。

メール受信側の画面表示

メールに記載されたURLをクリックすると、「カード決済」機能の有無によって表示される画面が異なります。

「カード決済」機能が付いていない請求書の場合

メール受信側がログインしていない状態

「PDFダウンロード」ボタンをクリックすると、帳票の内容を確認できます。

メール受信側がログインしている状態

マネーフォワード クラウド請求書にログインしているブラウザでメールに記載されているURLを開くと、「PDFダウンロード」ボタンと「ログイン中の事業者で受信」ボタンが表示されます。

「受信」機能を利用する場合は、「ログイン中の事業者で受信」ボタンをクリックします。
「受信」機能に関する詳細は、以下ガイドをご参照ください。
受信機能

<ご注意>
見積書をメール送信した場合、受信側で発注書と検収書をダウンロードできます。
詳細は以下のガイドをご参照ください。
発注書・検収書の作成方法

「カード決済」機能が付いている請求書の場合

「マネーフォワード クラウド請求書カード払い」のサービス画面で請求書の確認を行う仕組みです。
詳細については、以下のガイドをご参照ください。
受信した請求書を「マネーフォワード クラウド請求書」に連携する方法

クラウドBoxへの連携

「一括メール送信」機能で「帳票保存」にチェックを入れてメールを送信すると、送信時の帳票データを「マネーフォワード クラウドBox」に保存できます。

マネーフォワード クラウド請求書は、証憑専用のストレージサービスであるクラウドBoxとの連携により、電子帳簿保存法に対応しています。
詳細については、以下のガイドをご参照ください。
Q. クラウドBoxへファイルを連携する方法について教えてください。

更新日:2024年05月31日

※本サポートサイトは、マネーフォワード クラウドの操作方法等の案内を目的としており、法律的またはその他アドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトに記載している内容の正確性・妥当性の確保に努めておりますが、実際のご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家に相談するなど、ご自身の判断でご利用ください。

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