概要
このガイドでは、「従業員情報」画面の操作方法をご案内します。
「従業員情報」画面では、事業者の従業員情報の登録や登録内容の編集を行うことができます。
対象ページ
人事管理＞従業員情報
目次
従業員の追加方法
「従業員情報」画面では、従業員を追加することができます。
追加方法は「一人追加」または「一括追加」から選択します。
従業員を追加する方法
- 左メニューの「従業員情報」＞「操作を選択してください」から「一人追加」をクリックしてください。
- 入力画面にて従業員情報を入力し、右上に表示される「追加」をクリックしてください。
- 「従業員の追加」画面にて「適用開始日」を設定し「追加」をクリックしてください。
「適用開始日」の登録例に関しては、こちらをご参照ください。
- 「従業員を追加しました」というメッセージが表示されると、従業員の新規登録が完了します。
在籍中の従業員を追加した場合は、続けて「従業員を招待」をクリックして操作を進めます。
追加した内容がこれから入社する従業員の情報の場合は、「設定せずに終了」をクリックしてください。
この設定により、ワンタイムURLを用いた提出依頼ではなく、従業員の自らがログインし手続きを申請できるようになります。
なお、「従業員一覧」画面右上の「操作を選択してください」をクリックして「一括追加」を選択すると、一括で従業員を登録することも可能です。
CSVを使った追加方法の詳細に関しては、下記ガイドをご参照ください。
CSVを使った従業員の登録・更新方法
従業員の招待方法
前述した「一人追加」の操作にて、「従業員を招待」をクリックした場合に続く手順をご案内します。
なお、後から従業員の招待を行うことも可能です。
その場合は、左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面右上の「操作を選択してください」から「従業員を招待」をクリックして、以下の操作に進んでください。
- 従業員情報の横に表示されている「選択」ボタンをクリックします。
- 従業員に紐づけるユーザーを選択します。
ユーザーが見つからない場合は、「管理コンソール」でユーザーを登録し、マネーフォワード クラウド人事管理のページを再読み込みしてください。
「管理コンソール」でのユーザーの登録方法は、こちらをご参照ください。
- 「保存」をクリックすることで招待が完了します。「従業員情報」画面にて登録内容を確認してください。
従業員の招待方法の詳細に関しては、下記ガイドをご参照ください。
従業員を招待する方法を教えてください。
従業員の検索方法
従業員の検索では、項目と条件を指定して従業員の検索を行うことが可能です。
従業員検索の詳細については、下記ガイドをご参照ください。
従業員の検索方法について教えてください。
従業員情報の編集方法
- 左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面にて対象従業員の行をクリックします。
- 編集するカテゴリの右側に表示されている「詳細」をクリックします。
- 「適用開始日」の右側に表示されている「編集」をクリックすることで、登録済みの情報の編集が可能です。
履歴を追加する場合は、こちらをご参照ください。
- 内容を入力し、画面右側の「保存」を押下し「従業員情報」画面にて登録内容を確認してください。
「本人情報」の登録・編集項目
「本人情報」として登録できる従業員本人に関する情報は、以下のとおりです。
- 基本情報
従業員の氏名や生年月日などを登録します。個人メールアドレスは、入社前や退職後の従業員へ申請を依頼するためのメールアドレスです。
登録することで、クラウド人事管理へのログインなく申請を提出することができます。プロフィール画像は、「ファイル選択」からアップロードが可能です。
- 業務
従業員番号と契約種別を登録します。 - 所属
従業員の所属組織や役職を登録します。
事前に「マスタ設定」画面で「組織構造」や「役職」の作成が必要です。
「マスタ設定」画面での操作の詳細は、こちらをご参照ください。各項目については、下記の「説明を見る」をクリックしてご確認ください。
- 入退社
従業員の入社・退職年月日や退職区分などを登録します。 - 現住所
従業員の現住所を登録します。
住所を確認できる書類は、「ファイル選択」からアップロードが可能です。世帯主の続柄は、従業員本人から見た世帯主との関係を選択します。
【例】従業員の息子が世帯主の場合は、続柄で「子」を選択する。 - 緊急連絡先
従業員の緊急連絡先の情報を登録します。 - 住民票住所
従業員の住民票住所を登録します。 - 通勤
従業員に対する通勤手当を登録します。
通勤手段を「電車」「バス」「車」から選択し、情報を登録します。複数の通勤手段を使用している場合は、「通勤手段を追加」をクリックして追加してください。
- 口座
給与の振込先とする従業員の口座情報を登録します。
「口座を追加」をクリックして登録してください。
通帳画像は、「ファイル選択」からアップロードが可能です。 - 健康保険
従業員の健康保険の加入情報を登録します。被保険者整理番号は健康保険証の表面の右上部に記載されている「記号・番号」欄の「番号」にて確認が可能です。
- 厚生年金保険
従業員の厚生年金保険の加入情報を登録します。
年金手帳画像は、「ファイルを選択」からアップロードが可能です。各項目については、下記の「説明を見る」をクリックしてご確認ください。
説明を見る
番号 項目名 説明 ① 基礎年金番号 日本年金機構から割り当てられる4桁‐6桁の組み合わせによる番号を登録します。
番号は、年金手帳や基礎年金番号通知書にて確認が可能です。
詳細は下記を参照してください。
自分の基礎年金番号の確認方法を教えてください。｜日本年金機構② 基礎年金番号が分からない 基礎年金番号が分からない場合は「はい」を選択します。 ③ 初めて厚生年金に加入する 初めて厚生年金に加入する場合は「はい」を選択します。 ④ 被保険者整理番号 事業者において各従業員ごとに割り当てる独自の番号を登録してください。 - 労働保険
従業員の労災保険・雇用保険の加入情報を登録します。
雇用保険被保険者証画像は、「ファイルを選択」からアップロードが可能です。被保険者番号は、雇用保険の資格を取得した時に従業員１人ずつ割り当てられる4桁-6桁-1桁の組み合わせによる番号です。
「雇用保険被保険者証」や「離職票」にて確認が可能です。 - 所得税
従業員の所得税情報を登録します。
各項目については、下記の「説明を見る」をクリックしてご確認ください。説明を見る
項目名 説明 寡婦・ひとり親区分 対象外：
「ひとり親」または「寡婦」に該当しない場合は、「対象外」を選択します。ひとり親：
ひとり親とは、原則としてその年の12月31日の現況で、婚姻をしていないこと又は配偶者の生死の明らかでない一定の人のうち、次の三つの要件の全てに当てはまる人です。(1) その人と事実上婚姻関係と同様の事情にあると認められる一定の人がいないこと。
(2) 生計を一にする子がいること。
この場合の子は、その年分の総所得金額等が48万円以下で、他の人の同一生計配偶者や扶養親族になっていない人に限られます。
(3) 合計所得金額が500万円以下であること。
詳細は下記をご参照ください。
No.1171 ひとり親控除｜国税庁寡婦：
「ひとり親」ではなく、下記のいずれかに該当する場合は「寡婦」を選択します。
・夫と離婚したあと婚姻をしておらず、扶養親族がいる人で、合計所得金額が500万円以下の人。（子の年間所得が48万円以下で、他の人の控除対象配偶者や扶養親族となっていない人に限る。）
・夫と死別したあと婚姻をしていない人、または夫の生死が明らかでない一定の人で、合計所得金額が500万円以下の人。
詳細は下記をご参照ください。
No.1170 寡婦控除｜国税庁障害者区分 従業員本人が「一般障害者」や「特別障害者」に該当する場合は、対象の選択肢を選択します。
どちらにも該当しない場合は「対象外」を選択してください。
詳細は下記をご参照ください。
障害者控除｜国税庁勤労学生区分 次の条件をすべて満たす場合は「勤労学生」を選択します。
該当しない場合は、「対象外」を選択してください。
・1月～12月の合計所得金額が75万円以下で、勤労に基づく所得以外の所得が10万円以下であること。（給与所得だけの場合は、給与収入の上限が130万円以下。）
・小学校、中学校、高等学校、大学、高等専門学校、専修学校、職業訓練学校などの学生・生徒であること。
詳細は下記をご参照ください。
No.1175 勤労学生控除｜国税庁
なお、勤労学生である場合は、「学校名」と「入学年月日」を登録します。未成年者区分 従業員本人が未成年者の場合は「未成年」を選択します。
該当しない場合は、「対象外」を選択してください。災害者区分 従業員本人が災害者に該当する場合は「災害者」を選択します。
該当しない場合は、「対象外」を選択してください。外国人区分 日本国籍以外の場合は「外国人」を選択します。
日本国籍の場合は、「外国人でない」を選択してください。居住者区分 日本に住所がある、または現在まで引き続き1年以上「居所」（実際に住んでいる場所）を有する方の場合選択してください。
上記に該当しない場合は、「居住者でない」を選択してください。所得の見積額 所得の見積額とは、年間に得られると見込まれる収入額から、給与所得控除額等を差し引いた金額の合計額です。 - 住民税
従業員の住民税徴収方法と退職時の住民税徴収方法を登録します。 - 単価
従業員の給与区分に合わせた単価を登録します。
給与区分は「時給」「日給」「月給」から選択できます。
【例】時給1,000円の従業員（アルバイト）の場合は、給与区分で「時給」を選択し、「時給」欄に「1,000」を登録します。
記号･番号から振込用の店名・預金種目・口座番号への変換の公式｜ゆうちょ銀行
「家族情報」の登録・編集項目
「家族情報」として登録できる従業員の家族に関する情報は、以下のとおりです。
家族が複数名の場合は、編集画面の「家族情報を追加」をクリックして追加してください。
- 家族の基本情報
家族の氏名や生年月日の情報を登録します。 - 家族の住所
家族の住所情報を登録します。 - 家族の障害者
家族が「一般障害者」や「特別障害者」に該当する場合は、対象の選択肢を選択します。
どちらにも該当しない場合は「対象外」を選択してください。なお、「一般障害者」および「特別障害者」は、各種の障害者手帳が交付されている場合や、市町村長や福祉事務所長などの認定を受けている場合に「該当」とみなします。
詳細は下記を参照してください。
障害者控除｜国税庁障害手帳画像は、「ファイルを選択」からアップロードが可能です。
- 家族の社会保険扶養情報
家族の社会保険における扶養区分を登録します。 - 家族の所得税扶養状況
家族の所得税法における扶養区分を登録します。
一般的には、以下に該当する場合に「扶養する」を選択します。・配偶者が「源泉控除対象配偶者」に該当する
・扶養親族の年間所得が48万円以下である詳細に関しましては、こちらをご参照ください。
各項目については、下記の「説明を見る」をクリックしてご確認ください。
説明を見る
「扶養区分」で「扶養する」を選択した場合
項目名 説明 年間所得見積額 年間に得られると見込まれる家族の収入額から、必要経費や給与所得控除額、公的年金等控除額を差し引いた金額の合計金額を登録します。 被扶養者になった日 家族が所得税法上の扶養に追加された日付を登録します。 扶養に追加された理由 家族が所得税法上の扶養に追加された理由を登録します。
【例】結婚／退職「扶養区分」で「扶養しない」を選択した場合
項目名 説明 被扶養者でなくなった日 家族が所得税法上の扶養から削除された日付を登録します。 扶養から削除された理由 家族が所得税法上の扶養から削除された理由を選択します。 その他の扶養から削除された理由 上記で該当する理由がない場合に登録します。
【例】別の家族の扶養に入った
従業員の家族に関する情報を登録できます。
家族が複数名の場合は、画面右上の「家族情報を追加」から追加してください。
詳細に関してはこちらをご参照ください。
各項目については、下記の「説明を見る」をクリックしてご確認ください。
説明を見る
「扶養区分」で「扶養する」を選択した場合
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 年間収入額 | 会社から受け取った給与や賞与などの年間の合計金額を登録します。 源泉徴収税額や社会保険料などの税が差し引かれる前の金額が該当します。 |
| 月間収入額 | 会社から受け取った給与や賞与などの月間の合計金額を登録します。 年間収入額を12か月で除した金額が該当します。 |
| 扶養に追加された理由 | 家族が社会保険の扶養に追加された理由を登録します。 【例】結婚／出生／退職 |
| 被扶養者になった日 | 家族が社会保険の扶養に追加された日付を登録します。 |
「扶養区分」で「扶養しない」を選択した場合
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 被扶養者でなくなった日 | 家族が社会保険の扶養から削除された日付を登録します。 |
| 扶養から削除された理由 | 家族が社会保険の扶養から削除された理由を選択します。 |
| その他の扶養から削除された理由 | 上記で該当する理由がない場合に登録します。 【例】別の家族の扶養に入った／雇用保険の受給を開始した |
家族情報の削除
家族情報を削除する場合は、削除する家族の右上にある「編集」をクリックし、最下部に表示される「削除」から削除します。
なお、削除を行うと、すべての情報が削除されます。
削除した情報は元に戻すことができませんので、ご注意ください。
従業員情報の削除方法
左メニューの「従業員情報」＞「従業員一覧」画面で対象従業員の行をクリックし、従業員情報画面を開きます。
その後、画面右上の「操作を選択してください」から「削除」をクリックすると、従業員の削除が可能です。
なお、以下の従業員は削除することができませんので、ご注意ください。
- 現在ログインしているユーザー自身は削除ができません。
- 事業者に「全権管理者」が1名しかいない場合、全権管理者は削除できません。
・従業員の削除を行うと、該当従業員の申請内容を含む全ての情報が削除され、紐づく家族情報も削除されます。
・削除の操作は取り消すことができませんのでご注意ください。
・連携先のサービスからは削除されないため、別途削除する必要があります。
なお、削除操作を行うと注意喚起のメッセージが表示されます。
メッセージを確認し、問題がなければ「削除」をクリックしてください。
他サービスとの連携状況
左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面右上の「操作を選択してください」をクリックして「連携状況を確認」を押下します。
この画面では、マネーフォワードクラウドの他サービスと連携する上で必要な従業員情報報が不足している従業員が表示されます。
なお、必須項目を登録している従業員は表示されません。
連携を行うサービスのタブをクリックして、対象従業員の行を押下すると、編集が可能です。
各サービスごとの連携方法の詳細は、以下をご参照ください。
マネーフォワード クラウド給与との連携
マネーフォワード クラウド勤怠との連携
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