概要
このガイドでは、CSVを使って従業員情報を追加・更新する際の操作手順についてご案内します。
CSVをインポートすることで、複数従業員の情報を一括で取り込むことができます。
対象のお客さま
マネーフォワード クラウド人事管理をご利用中のお客さま
対象ページ
人事管理＞従業員情報
目次
従業員情報CSVの出力方法
- 左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面右上の「操作を選択してください」をクリックして「CSVエクスポート」＞「従業員」を押下します。
- 出力する項目にチェックを入れ、最下部の「基準日」を登録して「CSVを作成」をクリックします。
「基準日」については、こちらをご参照ください。
- 「従業員一覧」画面の上部に「従業員のCSVエクスポートを開始しました。」というメッセージが表示されます。
- 再度「従業員一覧」画面右上の「操作を選択してください」をクリックして、「CSVエクスポート」＞「従業員」を選択します。
- 「前回 yyyy/mm/dd に作成しました。」と表示されている右側の「CSVをダウンロード」をクリックすることで、ダウンロードが完了します。
従業員情報CSVの一括追加方法
マネーフォワード クラウド人事管理に登録されていない従業員を追加する場合は、以下の手順で一括追加が可能です。
すでに登録されている従業員情報を更新する場合は、こちらをご参照ください。
1.テンプレートをダウンロードする
- 左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面右上の「操作を選択してください」をクリックして「一括追加」を押下します。
- ファイルのアップロード画面で「テンプレートはこちらからダウンロードできます。」をクリックします。
- 表示された出力画面で「CSV（UTF-8）」または「CSV（SHIFT-JIS）」のいずれかを選択すると、ダウンロードが完了します。
2.CSVファイルに従業員データを入力する
CSVファイルにA列の「適用開始日」をはじめ従業員のデータを入力します。
各セルには、「従業員の一括追加（CSV インポート）」画面下部の「CSVに入力する選択肢一覧」の内容を用いて入力します。
なお、「従業員番号」は既存の従業員と重複しないように入力してください。
「適用開始日」については、こちらをご参照ください。
3.CSVファイルをインポートする
- 左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面右上の「操作を選択してください」をクリックして「一括追加」を押下します。
- ファイルのアップロード画面が表示されたら、対象ファイルをクリックで選択するか、ドラッグします。
- 「ファイル内容を読み込んでいます」と表示されている間はシステム上で処理が行われているため、そのままお待ちください。
- 取り込む内容が表示されます。
内容を確認し、問題がなければ「登録」をクリックします。
- 「処理を実行しています」と表示されている間は登録処理が行われています。
「従業員情報を追加しました。」と表示されたら追加は完了です。
アップロード画面右上に「CSV ファイルにエラーが含まれています。エラーログを確認」と表示されている場合は、エラーのため取り込めない状態です。
「エラーログを確認」をクリックしてエラーメッセージの内容を修正し、再度アップロードを行ってください。
4.インポート内容の確認
左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面で対象従業員の行をクリックします。
従業員情報が表示されたら、インポートした内容が反映されていることをご確認ください。
従業員情報CSVの一括更新方法
マネーフォワード クラウド人事管理に登録されている従業員の情報を更新する場合は、以下の手順で一括更新が可能です。
1.従業員情報CSVをダウンロードする
- 左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面右上の「操作を選択してください」をクリックして「一括更新」を押下します。
- ファイルのアップロード画面で「従業員一覧はこちらから エクスポート できます。」をクリックします。
- 出力する項目にチェックを入れ、最下部の「基準日」を登録して「CSVを作成」をクリックします。
- 画面の上部に「従業員のCSVエクスポートを開始しました。」というメッセージが表示されます。
再度「従業員一覧はこちらから エクスポート できます。」をクリックします。
- 「前回 yyyy/mm/dd に作成しました。」と表示されている右側の「CSVをダウンロード」をクリックすることで、ダウンロードが完了します。
2.CSVファイルに従業員データを入力する
CSVファイルにA列の「適用開始日」をはじめ従業員のデータを入力します。
各セルには、「従業員の一括更新（CSV インポート）」画面下部の「CSVに入力する選択肢一覧」の内容を用いて入力します。
「適用開始日」については、こちらをご参照ください。
従業員情報の更新は、「従業員番号」をもとに行われます。
対象の従業員について、誤りのないように従業員番号を入力してください。
3.CSVファイルをインポートする
- 左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面右上の「操作を選択してください」をクリックして「一括更新」を押下します。
- ファイルのアップロード画面が表示されたら、対象ファイルをクリックで選択するか、ドラッグします。
- 「ファイル内容を読み込んでいます」と表示されている間はシステム上で処理が行われているため、そのままお待ちください。
- 取り込む内容が表示されます。
内容を確認し、問題がなければ「登録」をクリックします。
- 「処理を実行しています」と表示されている間は登録処理が行われています。
- 「従業員情報を更新しました。」と表示されたら更新は完了です。
アップロード画面右上に「CSV ファイルにエラーが含まれています。エラーログを確認」と表示されている場合は、エラーのため取り込めない状態です。
「エラーログを確認」をクリックしてエラーメッセージの内容を修正し、再度アップロードを行ってください。
4.インポート内容の確認
左メニューの「従業員情報」を選択し、「従業員一覧」画面で対象従業員の行をクリックします。
従業員情報が表示されたら、インポートした内容が反映されていることをご確認ください。
主なエラーリスト
| 事象 | 対応策 |
|---|---|
| 「基本情報 – 性別」の値「」は無効な選択肢です。選択肢一覧を確認してください。 | 「男性」または「女性」以外の文字が入力されています。 【例】男の子、女 性別は「男性」または「女性」を入力してください。 |
| 「入退社 – 入社年月日」は正しい形式で入力してください。 | 入社年月日の形式が誤っています。 【例】2020年7月1日 入社年月日は「yyyy/mm/dd」の形で入力してください。 |
| 「通勤 1 – 通勤手段」を入力してください | 「電車」「バス」「車」以外の文字が入力されているまたは未入力です。 通勤の情報を登録するためには必須項目です。 |
| 主務を1つだけ選択してください。 | 主務が複数の所属で選択されています。 主務は1つのみ設定可能です。 「主務かどうか」を1つの所属のみ「主務」と入力してください。 |
| 「家族の基本情報 1 – 続柄」の値「」は無効な選択肢です。選択肢一覧を確認してください。 | 選択肢一覧にない続柄が入力されています。 【例】息子、娘、奥さん 選択肢一覧に表示される続柄を入力してください。 |
CSVにて履歴を追加・更新する際のご注意
「適用開始日」が空欄の場合
CSVファイルで「適用開始日」の項目が空欄の場合は、インポート操作を行った日を適用開始日として履歴が追加されます。
具体例
2022年10月1日に「適用開始日」を空欄にしてCSVファイルをインポートした場合、「2022年10月1日」を適用開始日とした履歴が追加される。
「適用開始日」に入力した日付の履歴が存在する場合
CSVファイルにて指定した「適用開始日」と同じ日付で、すでに履歴が存在する場合は、情報が上書きされます。
具体例
すでに存在する「所属」の履歴と同じ日付を「適用開始日」に入力したCSVファイルをインポートした場合、CSVファイルの内容で上書きされる。
履歴管理できないカテゴリの場合
履歴管理ができないカテゴリは、適用開始日の入力の有無にかかわらず、情報が上書きされます。
具体例
「基本情報」と「所属」をインポートした場合
「通勤情報」「口座情報」「所属情報」を追加・更新する場合
通勤情報・口座情報・所属情報を追加・更新する場合は、CSVファイルに各カテゴリ内のすべての項目の列が必須となります。（文字や数値の入力は必須ではありません。）
具体例
「所属」を入力したCSVファイルをインポートした場合、CSVファイルにすべての列を入力していないとエラーが発生する。
「家族情報」を追加・更新する場合
家族情報を追加・更新する場合は、CSVファイルに以下の列を入力する必要があります。
・家族情報に関するすべてのカテゴリ
・家族情報のカテゴリ内にあるすべての項目
同じ従業員番号と適用開始日を入力する場合
CSVファイルには、同じ従業員番号と適用開始日を入力した行を複数入力することはできません。
「組織コード」をインポートする場合
「マスタ設定」画面にて、未来日で予約している組織コードをインポートすることはできません。
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