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【電帳法かんたんガイド】「スキャナ保存」に対応するために必要な設定・操作について

概要

このガイドでは、「電子帳簿保存法」の区分である「スキャナ保存」について、「スキャナ保存ってなに?」「スキャナ保存の要件は?」「スキャナ保存に対応するためにクラウド会計・確定申告で何をしたらいいの?」などの疑問をわかりやすく説明しています。

「電子帳簿保存法って結局なに?」「電子帳簿保存法に関する用語がそもそもわからない!」という方は、以下のページをご参照ください。
【電帳法かんたんガイド】電子帳簿保存法について
【かんたんガイド】インボイス制度・消費税・電子帳簿保存法に関する用語集

目次

「スキャナ保存」とは?

「スキャナ保存」は、「電子帳簿保存法」の3つの保存区分のうちの1つです!

「スキャナ保存」に該当するのは、「」で受け取った「取引関係書類」です!
「紙」で受け取った書類が対象なので、契約書・請求書・領収書(レシート)・見積書など、いろんな書類が対象となります!

なお、「スキャナ保存」に該当する書類は、「重要書類」と「一般書類」に分けられます。

「スキャナ保存」の要件については、このあと詳しくご説明します。
「重要書類」と「一般書類」でそれぞれ要件が少し異なるので注意して見ていきましょう!

<ご注意>
手元の書類が電子帳簿保存法のどの区分に該当するかがご不明な場合は、税務署等の専門機関に確認するようにしましょう。

「スキャナ保存」の要件は?

「スキャナ保存」の要件は以下のとおりです。

各要件の詳細については、「クラウド会計・確定申告で何をしたらいいの?」で詳しくご説明します。
表の中のリンクからも確認が可能です!

2024年(令和6年)1月1日以降にスキャナ保存を行う書類の要件

番号要件要件の説明
ファイルの画質要件ファイルの解像度・階調について、以下の要件を満たしたうえでその情報を読み取ること

  • 解像度が200dpi相当以上であること
  • カラーが赤・緑・青それぞれ256階調以上(24ビットカラー)であること※1
スキャナ保存の期間制限以下どちらかの期間内にスキャナ保存およびそのスキャナデータの情報の入力・保存を行うこと※2

  • 【早期入力方式】書類を作成または受領してからおおむね「7営業日」以内
  • 【業務処理サイクル方式※3 】それぞれの会社で採用している業務処理サイクルの期間(最長2ヶ月以内)+おおむね「7営業日」以内
タイムスタンプの付与一定期間内にスキャナデータにタイムスタンプの付与を行うこと
ヴァージョン管理スキャナデータの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用すること
帳簿との相互関連性スキャナデータとそのデータに対応する帳簿との間で、相互に関連性が確認できること※4
モニター等の出力要件
  • 14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンター・操作マニュアルを備え付けること※5
  • データを以下の状態で速やかに出力できること
    • できる限り分割されずに元の形で出力できる
    • 元の紙と同じくらい鮮明に出力できる
    • 拡大・縮小ができる
    • 4ポイントの大きさの文字を認識できる
システム概要書等の備え付けスキャナ保存を行う際の事務処理規程に関する以下のような書類を備え付けること

  • システム等の概要書
  • 仕様書
  • 操作説明書
  • スキャナ保存を行う際の手順や担当部署・対象書類などを明らかにした書類(スキャナによる電子化保存規程)
検索機能の確保
  • 1:取引年月日・取引金額・取引先により検索できること
  • 2:日付または金額の範囲指定により検索できること※6
  • 3:2つ以上の項目を組み合わせて検索できること※6

※1 一般書類の場合は、白黒(グレースケール)でも問題ありません。
※2 一般書類の場合、「要件②:スキャナ保存の期間制限」の対応を不要とすることもできます。
※3 【業務処理サイクル方式】は、その会社における、書類を作成または受領してからスキャナ保存を行うまでの事務処理規程を定めている場合のみ採用できます。
※4 2024年(令和6年)1月1日以降、一般書類の場合は「要件⑤:帳簿との相互関連性」の対応が不要となります。
※5 白黒(グレースケール)の一般書類は、カラーに対応していないディスプレイ・プリンターでの出力でも問題ありません。
※6 税務調査時に税務職員から帳簿・書類データのダウンロードを求められた際、これに応じることができるようにしている場合、「要件⑧:検索機能の確保」のうち2および3の要件への対応が不要となります。

「一般書類」向けのルールを採用する場合、スキャナ保存を行う際の「事務処理規程」を備え付ける必要があります。
国税庁のサンプルページを参考に、事務処理規程を準備しておきましょう!
事務処理規程を作成する際に分からないことがあれば、お近くの税務署等の専門機関にご相談ください。
参考資料(各種規程等のサンプル)>スキャナ保存に関するもの|国税庁

2022年(令和4年)1月1日~2023年(令和5年)12月31日にスキャナ保存を行う書類の要件

2022年(令和4年)1月1日~2023年(令和5年)12月31日にスキャナ保存を行う場合は、「2024年(令和6年)1月1日以降にスキャナ保存を行う書類の要件」にプラスして、以下の要件を満たす必要があります。

番号要件要件の説明
ファイルの大きさ情報の保存ファイルの大きさ情報を保存すること※7
入力者等情報の確認スキャナデータに関する情報を入力した人またはその人を監督している人に関する情報を確認できること

※7 書類原本のサイズがA4以下である場合または一般書類の場合、大きさ情報の保存は不要です。

クラウド会計・確定申告で何をしたらいいの?

要件を満たすためにマネーフォワード クラウド会計・確定申告や関連サービスで行う操作や設定についてご説明します。

お客さまの対応が必要な要件もあるので、1つずつ一緒に確認していきましょう!

要件①:ファイルの画質要件

「要件①:ファイルの画質要件」は、ファイルの解像度・階調について、以下の要件を満たしたうえでその情報を読み取るという要件です。

  • 解像度が200dpi相当以上であること
  • カラーが赤・緑・青それぞれ256階調以上(24ビットカラー)であること※1
    ※一般書類の場合は、白黒(グレースケール)でも問題ありません。

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面

※クラウド会計・確定申告の「スキャナ保存機能」を利用すると、仕訳に「アップロード」の手順でデータを添付した際、そのデータが解像度要件を満たさない可能性がある場合にアラートを表示します。

解像度や階調を満たしてデータを保存するためには、お客さま自身の対応が必要です!
条件を満たすように、紙の書類をスキャンまたはスマホ撮影してアップロードしましょう!

解像度・階調のアラート

クラウド会計・確定申告では、添付したデータの解像度を判定してアラートを表示できます。

アラート機能を利用する場合は、以下の操作を行ってください。

  • 事業者」画面で「スキャナ保存」の「スキャナ保存機能を利用する」を有効にする。
  • 振替伝票入力」画面や「仕訳帳」画面で「アップロード」を選択してデータを添付する。

詳細は事業者区分に応じて以下のガイドをご参照ください!
証憑添付機能の使い方(個人事業主用)
証憑添付機能の使い方(法人用)

<ご注意>
上記の操作を行っても、そもそもデータから画素数や解像度の情報を取得できなかった場合はアラートが表示されません。

解像度・階調情報の保存

2022年(令和4年)1月1日~2023年(令和5年)12月31日にスキャナ保存を行う場合、そのデータの解像度・階調の情報を保存する必要があります。

クラウド会計・確定申告で仕訳にデータを添付すると、解像度と階調の情報が「マネーフォワード クラウドBox」に連携されます。
これにより、解像度と階調情報の保存にも対応可能です!

要件②:スキャナ保存の期間制限

「要件②:スキャナ保存の期間制限」は、以下どちらかの期間内にスキャナ保存およびそのスキャナデータの情報の入力・保存を行うという要件です。※1

  • 【早期入力方式】書類を作成または受領してからおおむね「7営業日」以内
  • 【業務処理サイクル方式※2】それぞれの会社で採用している業務処理サイクルの期間(最長2ヶ月以内)+おおむね「7営業日」以内

※1 一般書類の場合、「要件②:スキャナ保存の期間制限」の対応を不要とすることもできます。
※2 【業務処理サイクル方式】は、その会社において、書類を作成または受領してからスキャナ保存を行うまでの事務処理規程を定めている場合のみ採用できます。

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面

この要件を満たすためには、お客さま自身で期間内にスキャナ保存やスキャナデータの情報の入力・保存が必要です!
ご自身の事業者が「早期入力方式」と「業務処理サイクル方式」のどちらを採用しているかを確認し、データの保存や入力を行いましょう!

「事務処理規程」の整備

「業務処理サイクル方式」は、その会社において、書類を作成または受領してからスキャナ保存を行うまでの「事務処理規程」を定めている場合のみ採用できます。
「事務処理規程」を定めている場合、定めていない場合に比べて期間が延びるため、「事務処理規程」を定めておくことをおすすめします!

国税庁のサンプルページを参考に、事務処理規程を準備しておきましょう!
事務処理規程を作成する際に分からないことがあれば、お近くの税務署等の専門機関にご相談ください。
参考資料(各種規程等のサンプル)>スキャナ保存に関するもの|国税庁

要件③:タイムスタンプの付与

「要件③:タイムスタンプの付与」は、スキャナデータに「一定期間」内に「タイムスタンプの付与」を行うという要件です。
「タイムスタンプ」とは、あるデータについて以下の点を証明する技術のことをいいます。

  • ある日時にそのデータが存在していたこと
  • それ以降改ざんされていないこと

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で
操作が必要な画面
振替伝票入力」画面 など

※クラウドBoxでの対応も含みます。

この要件を満たすためには、一定期間内にお客さま自身でスキャナデータにタイムスタンプを付与する必要があります!

「一定期間」とは、「事務処理規程」を定めているかによって異なります。
事業者が事務処理規程を定めているかどうかを確認し、それぞれの期間内にタイムスタンプの付与を行ってください!

  • 「事務処理規程」を定めていない場合:書類を作成または受け取ってからおおむね「7営業日」以内
  • 「事務処理規程」を定めている場合:書類を作成または受け取ってから最長「2ヶ月」以内+おおむね「7営業日」以内

「事務処理規程」を定めている場合、定めていない場合に比べて期間が延びるため、「事務処理規程」を定めておくことをおすすめします!

国税庁のサンプルページを参考に、事務処理規程を準備しておきましょう!
事務処理規程を作成する際に分からないことがあれば、お近くの税務署等の専門機関にご相談ください。
参考資料(各種規程等のサンプル)>スキャナ保存に関するもの|国税庁

タイムスタンプに関する詳細は、以下の用語集ページをご確認ください!
【かんたんガイド】インボイス制度・消費税・電子帳簿保存法に関する用語集

タイムスタンプを付与したデータの保存

2022年(令和4年)1月1日~2023年(令和5年)12月31日にスキャナ保存を行う場合、そのデータの解像度・階調の情報を保存する必要があります。

「手動で仕訳」>「振替伝票入力」画面などで「証憑添付」機能を利用してデータを添付すると、データがクラウドBoxに連携されます。
これにより、タイムスタンプを付与した状態でデータを保存できます!

要件④:ヴァージョン管理

「要件④:ヴァージョン管理」は、スキャナデータの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用するという要件です。

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面
事業者」画面
振替伝票入力」画面 など

※クラウドBoxでの対応も含みます。

この要件を満たすためには、スキャナデータの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステムや、スキャナデータの訂正・削除自体を制限するシステムを利用する必要があります!

クラウド会計・確定申告では、以下の操作でアップロードしたデータをクラウドBoxで削除できないため、「要件④:ヴァージョン管理」を満たすことが可能です。

  • 事業者」画面で「スキャナ保存」の「スキャナ保存機能を利用する」を有効にする。
  • 振替伝票入力」画面や「仕訳帳」画面で「アップロード」を選択してデータを添付する。

アップロードしたデータをクラウドBoxに連携する「証憑添付」機能については、事業者区分に応じて以下のガイドをご参照ください!
証憑添付機能の使い方(個人事業主用)
証憑添付機能の使い方(法人用)

要件⑤:帳簿との相互関連性

「要件⑤:帳簿との相互関連性」は、スキャナデータとそのデータに対応する帳簿との間で、相互に関連性が確認できるようにするという要件です。
例えば、スキャナデータとそのデータに対応する仕訳が確認できる仕訳帳においては、仕訳の取引No.で関連性を持たせることで要件を満たせます。

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で
操作が必要な画面

※クラウドBoxでの対応も含みます。

クラウド会計・確定申告では、仕訳登録時に各仕訳に「取引No.」が付番されます。
また、仕訳にデータを添付すると、仕訳の「取引No.」等の情報もクラウドBoxに連携されます。

この「取引No.」によってスキャナデータと仕訳帳が関連性を持つようになるため、お客さまの対応は不要です!

2024年(令和6年)1月1日以降、「一般書類」の場合は「要件⑤:帳簿との相互関連性」の対応は不要です。

要件⑥:モニター等の出力要件

「要件⑥:モニター等の出力要件」は、以下すべてに対応した状態でデータを出力できるようにするという要件です。

  • 14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンター・操作マニュアルを備え付けること
  • データを一定の状態で速やかに出力できること

「一定の状態」とは、以下の状態のことを指します。

  • できる限り分割されずに元の形で出力できる
  • 元の紙と同じくらい鮮明に出力できる
  • 拡大・縮小ができる
  • 4ポイントの大きさの文字を認識できる

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面

この要件を満たすためには、お客さま自身で要件に対応できるカラーディスプレイ・カラープリンター・その操作マニュアルを備え付ける必要があります!
お持ちのカラーディスプレイ・カラープリンターが要件を満たすか、またそれらの操作マニュアルが手元にあるかを確認して備えておきましょう!

白黒(グレースケール)の一般書類は、カラーに対応していないディスプレイ・プリンターでの出力でも問題ありません。

要件⑦:システム概要書等の備え付け

「要件⑦:システム概要書等の備え付け」は、スキャナ保存を行う際の事務処理規程に関する以下のような書類を備え付けるという要件です。

  • システム等の概要書
  • 仕様書
  • 操作説明書
  • スキャナ保存を行う際の手順や担当部署・対象書類などを明らかにした書類(スキャナによる電子化保存規程)

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面
クラウド確定申告のサポート(個人事業主用)
クラウド会計のサポート(法人用)
クラウドBoxのサポート

※「事務処理規程」はお客さま自身で用意する必要があります。

クラウド会計・確定申告をはじめとする「マネーフォワード クラウド」のサービスを利用してスキャナ保存を行う場合、会計ソフトの仕様書や操作マニュアルとしてサポートサイトを活用できます!
クラウド確定申告のサポート(個人事業主用)
クラウド会計のサポート(法人用)
クラウドBoxのサポート

その事業者でスキャナ保存を行う場合の「事務処理規程」については、お客さま自身で作成・管理を行ってください!

事務処理規程は、国税庁のページにサンプルが用意されています。
以下のページを参考に、事務処理規程を準備しておきましょう!
参考資料(各種規程等のサンプル)>スキャナ保存に関するもの|国税庁

要件⑧:検索機能の確保

「要件⑧:検索機能の確保」は、以下3つすべてに対応できるようにするという要件です。

  • 取引年月日・取引金額・取引先により検索できること
  • 日付または金額の範囲指定により検索できること
  • 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面
振替伝票入力」画面 など

※クラウドBoxでの対応も含みます。

この要件を満たすためには、クラウド会計・確定申告で仕訳に「取引先」の情報を記載する必要があります!

「摘要」欄に取引先の情報を入力して仕訳を登録すると、「摘要」欄の情報が「取引先」としてクラウドBoxに連携されます。
これにより、クラウドBoxで「要件⑥:検索機能の確保」を満たす形で検索が行えます!

要件⑨:ファイルの大きさ情報の保存

「要件⑨:ファイルの大きさ情報の保存」は、ファイルの大きさ情報を保存するという要件です。

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面
振替伝票入力」画面 など

※クラウドBoxでの対応も含みます。

書類原本のサイズがA4より大きい「重要書類」では、お客さま自身でファイルの大きさ情報を登録する必要があります!

クラウド会計・確定申告では、「振替伝票入力」画面などで仕訳にデータを添付する際に、大きさ情報を登録できます。
データの添付後に「添付ファイル」ボタンをクリックし、大きさ情報を入力するファイルにカーソルをあわせてください。

表示されたメニューから「サイズ入力」をクリックし、「サイズ入力」画面でサイズを入力しましょう!

「サイズ入力」画面でサイズを入力すると、入力した情報がクラウドBoxに連携されます!

<ご注意>

  • 書類原本のサイズがA4以下の場合または一般書類の場合は対応不要です。
  • 2024年(令和6年)1月1日以降、スキャナ保存を行う書類に関する「要件⑨:ファイルの大きさ情報の保存」の対応は不要です。

要件⑩:入力者等情報の確認

「要件⑩:入力者等情報の確認」は、スキャナデータに関する情報を入力した人またはその人を監督している人に関する情報を確認できるようにするという要件です。

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面
振替伝票入力」画面 など

※クラウドBoxでの対応も含みます。

クラウド会計・確定申告では、「振替伝票入力」画面などで仕訳にデータを添付すると、クラウドBoxにそのデータが連携されます。
連携されたデータには添付操作を行った人の情報も連携されるため、お客さま自身による操作は必要ありません!

データを添付した人の情報は、クラウドBoxで確認してください!

<ご注意>
2024年(令和6年)1月1日以降、スキャナ保存を行う書類に関する「要件⑩:入力者等情報の確認」の対応は不要です。

電子帳簿保存法についてのサポートページまとめ

電子帳簿保存法に関するサポートページは以下にまとめています。
こちらもぜひご参照ください。
電子帳簿保存法について

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更新日:2023年12月22日

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