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【電帳法かんたんガイド】「電子取引データ保存」に対応するために必要な設定・操作について

概要

このガイドでは、「電子帳簿保存法」の区分である「電子取引データ保存」について、「電子取引データ保存ってなに?」「電子取引データ保存の要件は?」「電子取引データ保存に対応するためにクラウド会計・確定申告で何をしたらいいの?」などの疑問をわかりやすく説明しています。

「電子帳簿保存法って結局なに?」「電子帳簿保存法に関する用語がそもそもわからない!」という方は、以下のページをご参照ください。
【電帳法かんたんガイド】電子帳簿保存法について
【かんたんガイド】インボイス制度・消費税・電子帳簿保存法に関する用語集

2024年(令和6年)1月1日から、「電子取引データ保存」の対応がすべての法人・個人事業者で必須となります。
このページを読んで、「電子取引データ保存」の対応に備えましょう!

目次

「電子取引データ保存」とは?

「電子取引データ保存」は、「電子帳簿保存法」の3つの保存区分のうちの1つです!

「電子取引データ保存」に該当するのは、「電子データ」で送受信した「取引関係書類」です!
「電子データ」の具体例は以下のとおりです。

  • 電子メールに添付されているファイルをダウンロードした場合
  • クラウドサービスにログインして請求書や領収書などをダウンロードした場合
  • スマートフォンでWebサイトに表示されている請求書や領収書などの写真を撮影した場合

<ご注意>
手元の書類が電子帳簿保存法のどの区分に該当するかがご不明な場合は、税務署等の専門機関に確認するようにしましょう。

「電子取引データ保存」の要件は?

「電子取引データ保存」の要件は以下のとおりです。

各要件の詳細については、「クラウド会計・確定申告で何をしたらいいの?」で詳しくご説明します。
表の中のリンクからも確認が可能です!

番号要件要件の説明
真実性の要件以下のいずれかの条件を満たすこと

  • タイムスタンプを付したあとに、電子取引データのやりとりを行う
  • 電子取引データのやりとりを行ったあと、速やかにタイムスタンプを付す
  • 電子取引データの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用して、電子取引データのやりとりおよび保存を行う
  • 訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程を備え付けてその規程に沿った運用を行う
電子計算機処理システムの
概要書の備え付け
電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
見読可能性の確保
  • PCなどを備え付けて帳簿・書類データをいつでも確認できるようにすること
  • 使用しているPCなどの操作マニュアル等を備え付けること
検索機能の確保
  • 取引年月日・取引金額・取引先により検索できること
  • 日付または金額の範囲指定により検索できること
  • 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること

※自社で開発したプログラムを使用する場合に限ります。

クラウド会計・確定申告で何をしたらいいの?

要件を満たすためにマネーフォワード クラウド会計・確定申告で行う操作や設定についてご説明します。
お客さまの対応が必要な要件もあるので、1つずつ一緒に確認していきましょう!

要件①:真実性の要件

「要件①:真実性の要件」は、以下4つのうちいずれかの条件を満たすようにするという要件です。

  • タイムスタンプを付したあとに、電子取引データのやりとりを行う
  • 電子取引データのやりとりを行ったあと、速やかにタイムスタンプを付す
  • 電子取引データの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用して、電子取引データのやりとりおよび保存を行う
  • 訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程を備え付けてその規程に沿った運用を行う

※「タイムスタンプ」とは、ある日時にそのデータが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。詳細はこちらをご確認ください。

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で
操作が必要な画面
振替伝票入力」画面 など

※「マネーフォワード クラウドBox」での対応も含みます。

クラウド会計・確定申告では、上記のうち「電子取引データのやりとりを行ったあと、速やかにタイムスタンプを付す」に対応しています!
一定の期間内に「手動で仕訳」>「振替伝票入力」画面などで「証憑添付」機能を利用してデータを添付し、クラウドBoxに連携してタイムスタンプの付与を行ってください!

タイムスタンプの付与期間

タイムスタンプを付与するまでの期間は、電子取引データの訂正および削除の防止に関する「事務処理規程」を定めているかによって異なります。
事業者が事務処理規程を定めているかどうかを確認し、それぞれの期間内にタイムスタンプの付与を行ってください!

  • 「事務処理規程」を定めていない場合:書類を作成または受け取ってからおおむね「7営業日」以内
  • 「事務処理規程」を定めている場合:書類を作成または受け取ってから最長「2ヶ月」以内+おおむね「7営業日」以内

「事務処理規程」を定めている場合、定めていない場合に比べて期間が延びるため、「事務処理規程」を定めておくことをおすすめします!

国税庁のサンプルページを参考に、事務処理規程を準備しておきましょう!
事務処理規程を作成する際に分からないことがあれば、お近くの税務署等の専門機関にご相談ください。
参考資料(各種規程等のサンプル)>電子取引に関するもの|国税庁

要件②:電子計算機処理システムの概要書の備え付け

「要件②:電子計算機処理システムの概要書の備え付け」は、自社で開発した電子計算機処理システムの概要を記載した書類を備え付けるという要件です。

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面

お客さまの事業者で電子計算機処理システムを開発してそのシステムを使用する場合は、お客さま自身でその概要書を備え付ける必要があります!

<ご注意>
「要件②:電子計算機処理システムの概要書の備え付け」は、自社開発プログラムを使用する場合以外は対応不要です。

要件③:見読可能性の確保

「要件③:見読可能性の確保」は、以下どちらも対応できるようにするという要件です。

  • PCなどを備え付けて帳簿・書類データをいつでも確認できるようにすること
  • 使用しているPCなどの操作マニュアル等を備え付けること

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で
操作が必要な画面

PCなどの機器類やその操作マニュアルを備え付けるという要件であるため、お客さま自身の対応が必要です!
PCなどの使用している機器類が使用できるか、機器類の操作マニュアルが手元にあるかを確認し、備えておきましょう!

要件④:検索機能の確保

「要件④:検索機能の確保」は、以下3つすべてに対応できるようにするという要件です。

  • 取引年月日・取引金額・取引先により検索できること
  • 日付または金額の範囲指定により検索できること
  • 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること

対応が必要か否かは以下のとおりです。

お客さまの対応が必要かクラウド会計・確定申告での
対応は可能か
クラウド会計・確定申告で操作が必要な画面
振替伝票入力」画面 など

「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の項目を組み合わせて検索できること」は、クラウド会計・確定申告の「振替伝票入力」画面や「仕訳帳」画面で要件を満たした形で検索できます。

ですが、「取引年月日・取引金額・取引先により検索できること」を満たすためには、仕訳に「取引先」の情報を記載する必要があります。
仕訳登録時に以下いずれかの対応をお客さま自身で行ってください!

  • 仕訳の摘要欄に取引先名を入力する
  • 仕訳の借方・貸方に「取引先」を設定する

電子帳簿保存法についてのサポートページまとめ

電子帳簿保存法に関するサポートページは以下にまとめています。
こちらもぜひご参照ください。
電子帳簿保存法について

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必要に応じて、以下ページで条件等を指定し、お申し込みください。
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更新日:2023年12月22日

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