接待交際費の仕訳を知ろう!会議費・寄附金・取材費との違いとは?

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接待交際費(交際費、交際接待費とも言います)は、仕入先や事業の関係者に対する接待などのために使うお金を管理するための勘定科目です。

以下ではこの接待交際費の基本的なルールを会議費などの類似の勘定科目との違いを見ていきながら解説するとともに、仕訳の具体的な事例も紹介します。

接待交際費のルールとは?

接待交際費はどんな勘定科目か?

得意先、仕入先その他事業に関係のある者に対して接待・供応・慰安・贈答などを行った場合に、支出した費用(交際費)を管理するための勘定科目が接待交際費です。

但し、法人税法では以下の5つの費用のうち、いずれにも該当しないものを指します。

1.専ら従業員の慰安のために行われる運動会や演芸会、旅行などのための費用。
2.飲食やそれに類する行為のための費用のうち、1人あたりの金額が5,000円以下の費用。
※法人税法第2条第15号に規定されている役員または従業員、これらの親族に対する接待などのために支出する費用は除く。
3.カレンダー、手帳、扇子、うちわ、手ぬぐいその他これらに類する物品を贈与するための費用。
4.会議の際に茶菓子や弁当などの飲食物を提供するための費用。
5.新聞、雑誌などの出版物や放送番組を編集するための座談会、あるいは記事収集や放送のための取材に必要となる費用。

なお消費税区分上は課税対象ですが、商品券やビール券などの金券に関するものは非課税、現金で渡す慶弔費やゴルフ場利用税(金額を明確にしている場合に限る)は対象外となります。

法人税法上の「交際費等」のルール

法人税法では接待交際費は交際費・接待費・機密費その他の費用を指し、「交際費等」に含まれるものとして定義されています。これを損金として算入する場合、その法人の資本金額によって制限がかかるため注意が必要です。

設けられている制限は以下の2点です。

1.期末資本金または出資金の額が1億円超である
→接待交際費のうち飲食その他これに類する行為のために要する費用(接待飲食費)の50%を超える部分の金額及び接待交際費以外の交際費等については全額損金不算入。
※接待飲食費には法人の役員、従業員やこれらの親族のために支出するものは含まれません。

2.期末資本金または出資金の額が1億円以下である。
→次の金額が損金不算入。

・平成25年3月31日以前に開始する事業年度
損金不算入の金額=600万円までの交際費等の金額×10%+00万円を超える交際費等の金額
※平成21年3月31日以前に終了した事業年度については400万円。

・平成25年4月1日から平成26年3月31日までの間に開始する事業年度
→定額控除限度額以上の接待交際費が損金不算入。
800万円×該当事業年度の月数÷12=定額控除限度額

・平成26年4月1日以後に開始する事業年度
→ア・イのうちいずれか低い金額が不算入。
ア:接待交際費のうち飲食その他これに類する行為のために要する費用の50%を超える部分の金額。接待交際費以外の交際費等については全額損金不算入。
イ:定額控除限度額を超える部分の金額。

なお個人事業主の場合は必要性が認められれば、接待交際費は全額損金算入が可能です。

寄附金・取材費・会議費との違い

接待交際費寄附金取材費会議費
営業目的やその他の目的のために仕入先や事業の関係者に対して接待・供応・慰安・贈答などを行った場合に、支出した費用を管理するための勘定科目。事業とは無関係の者に対して行った贈答の費用を管理するための勘定科目。新聞、雑誌などの出版物や放送番組を編集するための座談会、あるいは記事収集や放送のための取材に必要となる費用を管理するための勘定科目。社内もしくは取引先との会議に必要な費用を管理するための勘定科目。接待交際費に類する飲食代のうち1人あたり5,000円以下のものも含む。

接待交際費と混同しやすい勘定科目として、寄附金・取材費・会議費の3つが挙げられます。

寄附金とは事業に直接関係ない者に対して金銭や物品などの贈与をした場合の費用を指します。例えば神社の祭礼などに対する寄贈金や政治団体などへの拠出金などです。

取材費は前掲した法人税法上接待交際費に含まれない5つの費用のうち、「新聞、雑誌などの出版物や放送番組を編集するための座談会、あるいは記事収集や放送のための取材に必要となる費用」を指します。

会議費とは社内や取引先との会議を開く場合に必要な費用です。具体的には「会議の際に茶菓子や弁当などの飲食物を提供するための費用」を指します。

なお5,000円以下の接待交際費に類する飲食代については法人税法上「交際費等」として認められませんが、「一定の記載」があれば会議費として損金算入することができます。

会議費として処理するための「一定の記載」

「一定の記載」とは以下の4点を指します。

1.飲食のあった年月日
2.飲食代の金額、飲食店の名称・住所
3.参加した得意先名とその関係
4.自社を含めた全体の参加人数

1と2は領収書に記載されているため、領収書に3と4を書き込んでおけば「一定の記載」を満たす書類として使用可能です。ただしこれはあくまで接待交際費に類する飲食代にのみ適用される処理方法です。

したがって飲食後の送迎交通費や贈答品は接待交際費として処理しなければなりません。また5,000円を1円でも超えた場合も使えないため、注意が必要です。

接待交際費の仕訳例

得意先へのお土産代4,000円を現金で支払うケース

借方科目金額貸方科目金額
接待交際費4,000現金4,000

お土産として4,000円の品物を購入し、その代金を現金で支払ったケースを考えましょう。この場合、現金4,000円が減っているので貸方科目が現金となり、金額には4,000円と記入します。

この現金が減った理由がお土産代すなわち接待交際費なので、借方科目が接待交際費で金額が4,000円となります。摘要欄に記入するのは「お土産代(取引先)」などです。

飲食代4万円を「接待交際費」で処理していたが実は「会議費」だったケース

借方科目金額貸方科目金額
会議費40,000接待交際費40,000

飲食代4万円を接待交際費として処理していたところ、実はその日の参加人数が10人で1人あたりの費用が5,000円以下であることがわかりました。そのためこの4万円は会議費として処理しなければなりません。

このような場合は交際費から会議費への振替処理をします。したがって振替処理をされる交際費が貸方に記入され、会議費が借方に記入されます。このような場合の交際費の摘要欄には「科目振替」などと記入します。

まとめ

接待交際費を仕訳するときには寄附金や取材日、会議費など類似した勘定科目と混同しないように注意が必要です。特に会議費に関しては金額によっても勘定科目が変わるので、違いをあらかじめ把握しておきましょう。

資本金額ごとに損金算入できる接待交際費も変動するため、間違って接待交際費に仕訳することのないよう注意しましょう。

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