従業員一覧

概要

このガイドでは、マネーフォワード クラウド経費を利用する従業員の登録や権限等の設定についてご説明します。

対象ページ

管理設定＞従業員＞従業員一覧

対象のお客さま

マネーフォワード クラウド経費を「管理」権限でご利用中のお客さま

目次

• 従業員を個別に登録する場合
• 従業員を一括登録する場合
• 従業員情報の編集方法
• 従業員削除時の注意点

従業員を個別に登録する場合

1. 「管理設定」＞「従業員」＞「従業員一覧」で設定します。
2. 「従業員追加」ボタンの「新規招待」をクリックします。
   
3. メールアドレスなど必要事項を入力します。
   

項目名称	項目の説明
ログイン方法	ログイン方法として「メールアドレス」でのログインか、「ログインID」からのログインかのいずれかの項目を選択します。
メールアドレス	「ログイン方法」で「メールアドレス」を選択すると表示されます。「マネーフォワード ID」や、クラウド経費への招待メールなど各種通知メールの送信先となるメールアドレスを登録します。
ログインID	「ログイン方法」で「ログインID」を選択すると表示されます。 従業員がログイン時に入力するIDを半角英数字（ハイフンとアンダーバーを含む）4〜191文字で入力してください。 「管理コンソール」で「ログインID」を設定済みの場合は、完全一致するように入力してください。
仮パスワード	「ログイン方法」で「ログインID」を選択すると表示されます。 半角英数字記号8〜16文字で入力してください 管理コンソールで仮パスワードが設定されている場合は、そちらの仮パスワードが優先されます。
氏名	従業員の氏名を登録します。
従業員番号	会計ソフトや基幹システムと連携する場合は、同一の社員番号を登録してください。 空白の場合は、自動採番されます。
所属部門(役職)	「部門」で設定した部門情報を選択します。 部門ごとに「役職」で設定した役職情報から選択できます。
権限	5つの権限から選択します。 詳細は、以下の表をご参照ください。
優先順	承認ルートの設定をおこなう際に、「代表者」と設定した場合、優先順の高い方（数値の小さい方）が選択されます。
従業員追加時に招待メールを送信	チェックを入れた状態で「保存する」をクリックすると「招待メール」が送信されます。チェックしない場合は登録のみとなり、「招待メール」は送信されません。

権限名	申請	承認	経理業務 管理設定	付与例	操作範囲
管理	〇	〇	〇	管理者 経理担当者	マネーフォワード クラウド経費の全ての操作が可能です。 承認を行うには、承認者か代理承認者に指定されている必要があります。
承認	〇	〇	✖	役職者 （部長/課長）	経費登録と経費申請が行えます。 承認者に指定されている場合は、承認が行えます。
一般	〇	✖	✖	一般	経費登録と経費申請が行えます。
閲覧	✖	✖	✖	監査担当者	閲覧のみ可能です。 ※事業者ごとに最大5名までとなります。
権限なし	✖	✖	✖	–	ログインできなくなります。

4. 「保存する」をクリックします。
＜ご注意＞
ログインIDの従業員に付与できる権限は、「一般」、「承認」、「閲覧」、「権限なし」のみとなります。

従業員を一括登録する場合

「新規追加」＞「csv一括招待」をクリックすることで、従業員招待・権限設定をcsvインポートで一括で登録することも可能です。
「CSVサンプルはこちら」より、CSVフォーマットをダウンロードし、従業員登録に必要なデータを入力して、アップロードしてください。
なお、クラウド給与などの他サービスの従業員情報をそのままインポートすることはできません。

従業員情報の編集方法

従業員の「編集」をクリックして、各項目を選択または入力します。

招待状況

経費基本項目表示

経費登録時に、通常「詳細項目」に表示される項目を、「基本項目」に変更することができます。
「表示しない」に設定した場合は、「詳細項目」に表示のままとなります。

費用負担部門
「表示する」にした場合、経費登録時に「費用負担部門」が基本項目に表示されます。

プロジェクト
「表示する」にした場合、経費登録時に「プロジェクト」が基本項目に表示されます。

貸方科目
「表示する」にした場合、経費登録時に「貸方科目」が基本項目に表示されます。

借方税区分
「表示する」にした場合、経費登録時に「借方税区分」が基本項目に表示されます。

支出元口座
「表示する」にした場合、経費登録時に「支出元口座」が基本項目に表示されます。

テンプレート登録
「表示する」にした場合、経費登録時に「テンプレート登録」が基本項目に表示されます。

事前申請番号
「表示する」にした場合、経費登録時に「事前申請番号」が基本項目に表示されます。

※同じ設定は各従業員が「個人設定＞入力フォーム＞経費基本項目表示」からも行うことができます。

経費入力初期値

経費登録画面に表示される、経費科目等の初期値を設定できます。

費用負担部門
管理権限者が管理設定>事業者設定>部門に登録している部門の中から、初期値として表示されるものを選択します。
※「所属主部門が変更されたらその部門に更新する」にチェックすると、管理者権限者が従業員一覧画面で所属主部門を変更した際に、自動的に初期表示の費用負担部門も変更されます。

プロジェクト
管理権限者が管理設定>事業者設定>プロジェクトに登録しているプロジェクトの中から、初期値として表示されるものを選択します。

貸方科目
経費登録画面の貸方科目（勘定科目/補助科目）の初期値を設定できます。

経路検索から経費入力時の経費科目
「経路から登録」で経費登録する際の経費科目（借方科目）の初期値を設定できます。

走行距離から経費入力時の経費科目の初期表示
「走行距離から登録」で経費登録する際の経費科目（借方科目）の初期値を設定できます。

領収書一括から経費入力時の領収書処理種別
「領収書一括アップロード」を利用する際の「処理種別の初期値」と「オペレーター入力の利用可否」を設定できます。
「事業者の設定に従う」を選択された場合、「事業者設定>利用プラン」で設定された「領収書処理種別の初期表示」に準じます。

※同じ設定は各従業員が「個人設定＞入力フォーム＞経費入力初期値」からも行うことができます。

明細の編集権限

税区分、貸方科目の編集可否を設定できます。

仮払設定

仮払に関わる各従業員の設定を行います。

受取方法
「振込」か「現金」か選択します。

受取方法の編集
「受取方法」で設定した内容を申請者が編集可能にするか編集不可にするか選択します。

仮払借方科目初期値
仮払申請時の借方勘定科目のデフォルト値を設定できます。

仮払借方補助科目初期値
仮払申請時の借方勘定補助科目のデフォルト値を設定できます。

仮払借方科目の編集
「仮払借方科目初期値」「仮払借方補助科目初期値」で設定した内容を申請者が編集可能にするか編集不可にするか選択します。

通知

メール通知とアプリのプッシュ通知について設定できます。

従業員削除時の注意点

• 削除予定の従業員が承認者として指定されている場合、従業員削除後は「代理承認」もできません。「申請書の承認」は、従業員削除前に実施してください。
• 削除予定の従業員の「精算データ作成」も従業員削除前に実施ください。
• 従業員を削除しても、登録済みの経費明細や申請そのものは削除されませんが、明細一覧画面等で「従業員名」での検索はできなくなります。