「発行」画面の操作方法

概要

このガイドでは、「発行」画面の操作方法についてご説明します。

対象ページ

発行

対象のお客さま

マネーフォワードクラウドインボイス [送付]で「承認ワークフロー」機能をご利用中のお客さま

事前準備

「設定」＞「承認ワークフロー」画面でワークフローの設定や適用を行います。
詳細は以下のガイドをご参照ください。
「承認ワークフロー」の設定方法

帳票データのインポート

「発行」画面右上の「インポート」をクリックすると、ファイルをインポートして帳票の下書きを作成できます。
「CSV」「PDF」のいずれかを選択し、インポートを行ってください。

CSVファイルをインポートする方法

「発行」画面で「インポート」をクリックし、「CSV」を選択します。
「レイアウト選択」画面で送付する帳票のレイアウトを選択します。
選択したレイアウトを確認し、問題がなければ「ファイルアップロードへ」をクリックします。
「CSVファイルのインポート」画面で帳票に印字する内容を入力したCSVファイルをアップロードします。
「選択」をクリックしてファイルを選択するか、ファイルをドラッグ＆ドロップしてください。
「データの確認へ」をクリックします。
項目マッピングを行っていない場合は、「項目のマッピングへ」をクリックし、マッピングを完了させてください。
画面上部のメッセージを確認します。
「以下の内容でデータの取り込みを行います。」と表示されている場合は、画面右下の「帳票プレビューへ」をクリックします。

エラーメッセージが表示されている場合は、赤くなっている部分にカーソルをあわせてエラー内容を確認し、CSVファイルを修正して再度アップロードします。
すべてのエラーを解消してから、「帳票プレビューへ」をクリックしてください。

「帳票作成を開始する」をクリックします。
「帳票作成の開始」画面で必要に応じて「作業メモ」を入力し、「作成開始」をクリックします。
「送付」画面で「下書き」タブをクリックし、作成した帳票を選択します。
「送付詳細」画面で「送付情報」を設定します。
「メモ」は必要に応じて入力してください。

複数の帳票で「送付時間」の「送付予約」に同一の日付と時刻を設定すると、複数の帳票を同時に送付できます。
同一の取引先に送付する場合、メールであれば1通のメールに複数の帳票が添付されます。郵送では1通の封筒に複数の帳票が封入されます。
送付予約を行った時点で「取引先マスタ」「事業者」「メール」「郵送」の各画面に登録されている住所やメールアドレスなどの情報をもとに帳票が送付されます。
アップロードしたCSVファイルによっては、作成処理に5～15分程度の時間を要します。作成が完了するまでは表示がグレーアウトし、クリックできません。

PDFファイルをインポートする方法

「発行」画面で「インポート」をクリックし、「PDF」を選択します。
「PDFインポート」画面でPDFファイルをアップロードします。
「PDFファイルを選択」をクリックしてファイルを選択するか、ファイルをドラッグ＆ドロップしてください。
「送付情報」で「送付時間」を設定します。
「メモ」は必要に応じて入力してください。
「取引先名」で帳票を送付する取引先を選択します。
画面右上の「下書き保存」をクリックします。

帳票のPDFアップロード時にファイル名を「{取引先コード}_{取引日}_{金額}_NO_{帳票番号}_自由記述.pdf」のような形式で入力しておくと、アップロード後にそのファイル名から自動で取引先を選択できるとともに、「取引日」「金額」「帳票No.」を読み取ることができます。
「取引先名」を読み込むことはできません。

PDFファイルを分割してインポートする方法

「インポート」をクリックし、「PDF分割」を選択します。
「帳票種別選択」画面で帳票種別を選択し、「次へ進む」をクリックします。
分割を行いたいPDFファイルをドラッグ＆ドロップするか、「ファイルを選択」をクリックしてファイルを選択します。

＜ご注意＞

アップロードできるファイルの拡張子は「.pdf」のみです。
アップロードできるファイルは100MB以下としてください。
アップロードできるファイルは20,000ページ以下としてください。

「分割可能なファイルです」と表示されたことを確認したら、画面右下の「次へ」をクリックします。
画面右の「キーワードの抽出」から、項目ごとにPDFを分割するに当たり区切りとして抽出したい項目の鉛筆マークをクリックします。
キーワード抽出の対象となる範囲をマウスで選択します。

　数字の桁が増えることや、文言が長くなることを想定して、やや大きめに選択することを推奨します。
＜ご注意＞
- 画像やアウトライン化されたものは読み取ることができません。
- パスワード付きのPDFは読み取ることができません。
キーワードの抽出が完了したら、「抽出したキーワードの確認」をクリックします。
正しく抽出できた場合は、選択範囲に指定し読み取った内容が「抽出されたデータ」に表示されます。
「オプション」をクリックすることで、抽出されたデータの置換や空白時の扱いを設定することができます。
「加工した値」をクリックすることで、「オプション」での設定内容の反映を確認することができます。
「分割ルール」項目で「キーワードで分割」を選択します。
「分割に利用するキーワード」をクリックして、PDF分割のポイントとなるキーワードにチェックします。
分割のための設定が完了したら、画面右下の「次へ」をクリックします。
分割件数等が表示されますので、内容確認後に画面右下の「分割を開始」をクリックします。
分割前に、メモや設定の保存を行うことができます。
「作業タイトル」は必須項目となります。
その他項目については必要に応じて入力及び選択を行ってください。
確認後、「分割開始」をクリックします。

ファイル名の設定

分割後の各ファイルの名称の設定を行います。

「ファイル番号」や「作業日付」などの選択肢から選択することもできますが、「ファイル名をカスタマイズ」をクリックすることで、ファイル名のルールをカスタマイズすることも可能です。
ファイル名に反映したいキーワードなど選択すると「ファイル名」に反映されます。
「サンプル：」に実際のファイル名サンプルが表示されますので、ご確認ください。

ファイルに印鑑を押印したい場合

分割した各ファイルに押印を行うことができます。
「押印する」をオンにしてから、「ファイルを選択」から押印画像をアップロードすると、帳票ファイルに押印を行うことができます。
「位置」や「サイズ」「不透明度」なども自由に設定可能です。

ファイル名を変換してインポートする方法

「インポート」をクリックし、「ファイル名変換」を選択します。
「帳票種別選択」画面で帳票種別を選択し、「次へ進む」をクリックします。
「ファイルアップロード」画面で「ファイルを選択」をクリックしてファイル名を変換するPDFファイルを選択するか、ファイルをドラッグ＆ドロップします。
「ファイル名の変換が可能なファイルです」と表示されたことを確認し、画面右下の「次へ」をクリックします。
画面右側の「キーワードの抽出」で、「キーワードの抽出を行う」をクリックします。
「キーワードの抽出」画面でファイル名に利用する項目の右側にある鉛筆のアイコンをクリックします。
ファイル名に利用できる項目は、フォーマット内に含まれる項目のみです。
キーワード抽出の対象となる範囲をマウスで選択します。
数字の桁が増えることや文言が長くなることを想定し、やや大きめに選択することを推奨します。
キーワードの抽出が完了したら、「抽出したキーワードの確認」をクリックします。
「抽出されたデータ」画面で選択範囲から読み取った内容が表示されたことを確認します。
オプションを設定する場合はこちらの項をご確認ください。
キーワード抽出の設定が完了したら、画面右下の「抽出を終了」をクリックします。
「ファイル名」でファイル名のルールを設定します。
プルダウンから選択するか、「ファイル名をカスタマイズ」をクリックしてルールをカスタマイズします。
ルールをカスタマイズする場合はこちらの項をご確認ください。
ファイル名の設定ができたら画面右下の「変換を開始」をクリックします。
「確認」画面で「作業内容」と「変換設定の保存」を設定し、「変換開始」をクリックします。

＜ご注意＞

アップロードできるファイルの拡張子は「.pdf」のみです。
アップロードできるファイルはパスワード保護されていないファイルのみです。
1ファイルあたりのファイル容量は10MB以下としてください。
1ファイルあたりのページ数は100ページ以下としてください。
一度にアップロードできるファイル数は100ファイルまでです。

オプションを設定する場合

「抽出されたデータ」画面で「オプション」をクリックすると、抽出されたデータの置換や空白時の扱いを設定できます。

「オプション」画面で「値の加工」「空白とマスキング」タブを選択し、必要に応じて設定を行ってください。

「抽出されたデータ」画面で「加工した値」をクリックすると、「オプション」画面で設定した内容を確認できます。

ファイル名をカスタマイズする場合

「ファイル名」のプルダウンで「ファイル名をカスタマイズ」を選択すると、ファイル名のルールをカスタマイズできます。

「ファイル名のカスタマイズ」画面の「変数」でファイル名に反映させるルールを選択してください。

「サンプル：」では、実際に表示されるファイル名のサンプルが確認できます。

帳票の申請方法

以下の手順では、適用されたワークフローが2つあり、利用するワークフローでは2つのステップが設定されている場合を例に説明します。
承認者は、1つ目のステップで「従業員を選択：申請時に指名する」「通過条件：1人の承認」を設定し、2つ目のステップでは承認者を固定しているものとします。

「発行」＞「未申請」画面で申請する帳票をクリックします。
「帳票データ詳細」画面で「申請」をクリックします。
「申請内容」画面の「選択中のワークフロー」で申請するワークフローを選択します。
「ステップ1」で「選択」をクリックします。
「従業員を選択」画面で「ステップ1」の承認を依頼する従業員にチェックを入れ、「確定」をクリックします。
「提出」をクリックします。
「コメント」は必要に応じて入力してください。
「「発行」＞「申請済」画面を開き、申請した帳票の「承認待ち」に件数が表示されたことを確認します。

申請を行うと、承認者に対して通知メールが送付されます。

申請の修正方法

「発行」＞「申請済」画面で修正する申請をクリックします。
「帳票データ詳細」画面の「編集」をクリックします。
「送付情報を編集」画面で「メモ」や「送付時間」を修正し、「保存」をクリックします。
修正内容が反映されていることを確認します。

申請の取り消し方法

「発行」＞「申請済」画面で取り消す申請をクリックします。
「帳票データ詳細」画面で「承認待ち」タブをクリックし、取り消す帳票のチェックボックスにチェックを入れます。
取り消す帳票が複数ある場合は、「申請取消」の左側にあるチェックボックスにチェックを入れることで、すべての帳票にチェックが入ります。
「申請取消」をクリックします。
「申請を取消しますか？」画面を確認し、問題がなければ「取消」をクリックします。
「帳票データ詳細」画面の「取消済」タブをクリックし、取り消した帳票が表示されたことを確認します。

申請の取り消しは、申請者のみ可能です。
取り消した申請を再申請に利用することはできません。帳票のアップロードを行い、再申請を行ってください。

帳票の確認方法

下書きした帳票の確認

下書きした帳票は、「発行」＞「未申請」画面で確認できます。

申請済みの帳票の確認

申請済みの帳票は、「発行」＞「申請済」画面で申請ごとに送付状況を確認できます。

申請をクリックすると、帳票ごとに送付先や送付方法などの詳細を確認することができます。

「帳票データ詳細」画面のタブごとに表示される内容は以下をご参照下さい。

タブ名	タブの説明
承認待ち	申請が完了し、承認待ちの帳票の一覧が表示されます。
取消済	申請を取り消した帳票の一覧が表示されます。
差戻し済	承認者によって差し戻された帳票の一覧が表示されます。
送付予約中	承認が完了し、送付前の帳票の一覧が表示されます。
送付済	送付済みの帳票の一覧が表示されます。

「帳票データ詳細」画面で帳票を選択し、「申請状況」画面でステップごとの承認状況や差し戻しのコメントなどを確認することができます。

更新日：2025年04月22日

※本サポートサイトは、マネーフォワードクラウドの操作方法等の案内を目的としており、法律的またはその他アドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトに記載している内容の正確性・妥当性の確保に努めておりますが、実際のご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家に相談するなど、ご自身の判断でご利用ください。

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