請求書の申請・承認方法

概要

このガイドでは、「承認機能を有効にする」を有効にした事業者で請求書を申請・承認する方法についてご説明します。

対象ページ

請求書

対象のお客さま

「請求書」の「申請」「承認」「承認取消」にチェックが入っているロールをお持ちのお客さま
※チェックの有無により、操作できる範囲が異なります。

目次

• 事前準備
• 請求書の申請方法
• 請求書の申請を取り消す方法
• 請求書の承認方法
• 請求書の申請を差し戻す方法
• 差し戻された請求書を再申請する方法
• 承認を取り消す方法

事前準備

「承認機能とワークフロー」画面の設定

「承認機能とワークフロー」＞「承認機能」画面で「承認機能を有効にする」を有効にします。
「ワークフローを有効にする」は、必要に応じて有効にしてください。
詳細は以下のガイドをご参照ください。
承認機能を利用する方法
ワークフローを利用する方法

請求書を作成する

申請・承認を行う請求書を作成します。
作成方法の詳細は以下のガイドをご参照ください。
「案件」画面で請求書を作成する方法
「請求書」画面で請求書を作成する方法

請求書の申請方法

「承認機能」のみ有効にした場合

1. 「請求書」＞「未申請」画面で一括申請する請求書にチェックを入れ、「申請」をクリックします。
   
2. 画面上部に「請求書●●枚を一括申請しました。」が表示されたことを確認します。

「承認機能」と「ワークフロー」を両方有効にした場合

以下の手順では、適用されたワークフローが2つあり、利用するワークフローでは2つのステップが設定されている場合を例に説明します。
承認者は、1つ目のステップで「従業員を選択：申請時に指名する」「通過条件：1人の承認」を設定し、2つ目のステップでは承認者を固定しているものとします。

1. 「請求書」＞「未申請」画面で一括申請する請求書にチェックを入れ、「申請」をクリックします。
   
2. 「申請」画面の「選択中のワークフロー」で申請するワークフローを選択します。
   
3. 「申請」画面の「ステップ1」で「選択」をクリックします。
   
4. 「従業員を選択」画面で「ステップ1」の承認を依頼する従業員にチェックを入れ、「確定」をクリックします。
   
5. 必要に応じて「コメント」も入力し「提出」をクリックします。
   
6. 画面上部に「請求書●●枚を一括申請しました。」が表示されたことを確認します。
   
• 申請を行って「承認待ち」ステータスになると、請求書の編集や削除は行えません。編集や削除が必要な場合は申請の取り消しを行ってください。
• 各請求書の詳細画面から個別に申請することも可能です。
• 請求書は最大100件までチェックを入れられます。ページをまたいで請求書を選択することはできません。

請求書の申請を取り消す方法

申請の取り消しは、申請者本人のみが操作できます。
申請の取り消しは一括で行うことができないため、請求書ごとに個別で取り消しを行ってください。

1. 「請求書」＞「承認待ち」画面で申請を取り消す請求書を選択します。
   
2. 「申請取消」をクリックします。
   
3. 「申請を取り消しますか？」画面を確認し、問題がなければ「取消」をクリックします。
   
取り消しを行うと、該当の請求書は「請求書」＞「未申請」画面に移動し、「未申請」ステータスに変更されます。

請求書の承認方法

• ワークフロー設定時に「自己承認を許可する」を選択した場合は、申請者本人による承認が可能です。
• 「承認待ち」ステータスの請求書は、請求書の詳細画面で個別に承認することも可能です。
• 請求書は最大100件までチェックを入れられます。ページをまたいで請求書を選択することはできません。
1. 「請求書」＞「承認待ち」画面で「自身が承認者の請求書」にチェックを入れ、「絞り込み」をクリックします。
   
2. 自身が承認者として指定されている請求書が表示されます。
   承認する請求書にチェックを入れ、「承認」をクリックします。
   
＜ご注意＞
自身が承認者の請求書を絞り込まずに承認操作を行い、自身が承認者ではない請求書を含んで一括操作に進むと、「承認」ボタンがグレーアウトし「現在のステップの承認者ではないため承認できません」というメッセージが表示されます。
自身が承認者である請求書のみ選択して承認してください。

請求書の申請を差し戻す方法

請求書の差し戻しは、申請された請求書の詳細画面でのみ行えます。
一括での差し戻しはできません。

1. 「請求書」＞「承認待ち」画面で「自身が承認者の請求書」にチェックを入れ、「絞り込み」をクリックします。
   
2. 差し戻す請求書を選択します。
   
3. 「差戻し」をクリックします。
   
4. 「●●さんに、請求書✕件を差し戻します」画面で必要に応じてコメントを入力し、「差戻し」をクリックします。
   
• 差し戻しを行うと、該当の請求書は「請求書」＞「未申請」画面に移動し、「差戻し」ステータスに変更されます。
• 「コメント」に入力した内容は、差し戻された請求書に表示されます。

差し戻された請求書を再申請する方法

1. 「請求書」＞「未申請」画面上部の「差戻し」にチェックを入れ、差し戻された請求書を絞り込みます。
   「ステータス」列に表示されているステータスで確認することも可能です。
   
2. 差し戻された請求書をクリックします。
   
3. 請求書の詳細画面で「申請状況」と「コメント」を確認し、「編集」をクリックして帳票を修正・保存します。
   
4. こちらの手順で再度申請を行います。

承認を取り消す方法

請求書の承認の取り消しは、承認された請求書の詳細画面でのみ行えます。
一括での取り消しはできません。

1. 「請求書」＞「未送付」画面で承認の取り消しを行う請求書を選択します。
   
2. 画面右上の縦三点リーダーをクリックし、「承認取消」を選択します。
   
3. 「承認を取り消しますか？」画面を確認し、問題がなければ「承認取消」をクリックします。
   
• 承認の取り消しを行うと、該当の請求書は「請求書」＞「未申請」画面に移動し、「未申請」ステータスに変更されます。
• 承認の取り消しは、承認取消権限があれば取り消しが可能です。
更新日：2024年10月08日

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