請求書の郵送依頼方法

概要

このガイドでは、郵送依頼サービスを利用して作成した請求書を普通郵便で郵送する方法をご説明します。

対象ページ

• 請求書＞未送付
• 請求書＞送付済

対象のお客さま

「請求書」の「郵送依頼」権限にチェックが入っているロールでご利用中のお客さま
※1ヶ月無料トライアル中の場合は利用できません。

目次

• 事前設定
• 請求書を個別で郵送依頼する方法
• 請求書を一括で郵送依頼する方法
• 郵送依頼をキャンセルする方法
• 郵送依頼の状況を確認する方法

事前設定・操作

1. 「設定」＞「請求書」＞「郵送依頼」画面で、発送元の情報を登録します。
   登録方法の詳細はこちらをご覧ください。
2. 「案件」画面または「請求書」画面で郵送する請求書を作成します。
   作成方法の詳細はこちらをご覧ください。
3. 「承認機能」を利用している場合は、作成した請求書の申請・承認を行います。
   申請・承認方法の詳細はこちらをご覧ください。

請求書を個別で郵送依頼する方法

1. 「請求書」＞「未送付」画面、または「請求書」＞「送付済」画面で郵送依頼を行う請求書を選択します。
   
2. 画面右上の「郵送」ボタンをクリックします。
   
3. 「請求書の郵送依頼」画面で、送付先情報を登録・確認します。
   登録できる情報の詳細はこちらをご覧ください。
   
4. 入力が完了したら、画面右下の「郵送依頼」ボタンをクリックします。
   

「請求書の郵送依頼」画面で登録可能な情報の詳細

「設定」＞「請求先」画面で事前に住所等の情報が登録されている場合、その情報は「請求書の郵送依頼」画面に自動で反映します。
自動反映した情報が郵送依頼に対応できる文字数を超過している場合は、以下の表に記載の範囲内に編集してから登録してください。

請求書を一括で郵送依頼する方法

ご注意

• 一括郵送依頼を行う場合、あらかじめ「設定」＞「請求先」画面で送付先の住所を登録する必要があります。
• 「設定」＞「請求先」画面では郵送依頼で登録できる文字数以上の情報が登録できるため、こちらに記載の文字数以内に修正してから一括郵送操作を行ってください。
• 一括郵送依頼では、設定した宛名や住所に印字できない文字が利用されていても、送付後「請求書の郵送依頼に失敗しました。再度郵送を依頼してください。」というエラーモーダルが表示されません。郵送できなかった請求書は未送付画面に残った状態となり、送付履歴にステータス「失敗」の表示がされます。送付後に未送付画面に帳票が残った状態となっていないか確認をしてください。

1. 「請求書」＞「未送付」画面で一括送付する請求書にチェックを入れ、「郵送」ボタンをクリックします。
   なお、請求書は最大100件までチェックを入れることが可能です。
   ※ページをまたいで請求書を選択することはできません。
   
2. 送付先の情報を確認し、問題がなければ画面右下にある「郵送」ボタンをクリックします。
   
3. 郵送依頼が完了すると、「請求書●●枚の郵送依頼を受け付けました。」というメッセージを確認します。
   

なお、郵送依頼をキャンセルされたい場合は、「依頼を取り消す」リンクをクリックすると、郵送依頼のキャンセルが可能です。

郵送依頼をキャンセルする方法

郵送依頼を完了した直後に表示される「請求書●●枚の郵送依頼を受け付けました。依頼を取り消す」の「依頼を取り消す」リンクをクリックすると、郵送依頼のキャンセルが可能です。
それ以降は郵送依頼を差し止めることはできませんので、ご留意ください。

郵送依頼の状況を確認する方法

「請求書」＞「送付済」画面で状況を確認する請求書を選択します。
選択した請求書の詳細画面で「送付履歴」を確認してください。

「送付履歴」ステータスの詳細

「送付履歴」に表示されるステータスの詳細は以下のとおりです。