概要
このガイドでは、「郵送依頼」機能を利用して請求書を普通郵便で郵送する方法についてご説明します。
「郵送依頼」機能の利用料金はいくらですか？
対象ページ
対象のお客さま
マネーフォワード クラウド請求書Plusを「請求書」の「郵送依頼」権限にチェックが入っているロールでご利用中のお客さま
無料トライアル中の事業者では利用できません。
目次
事前準備
- 「設定」＞「請求書」＞「郵送依頼」画面で発送元の情報を登録します。
登録方法の詳細は、こちらのガイドをご覧ください。
- 「案件」画面または「請求書」画面で郵送する請求書を作成します。
「案件」画面で作成する場合はこちらのガイドを、「請求書」画面で作成する場合はこちらのガイドをご確認ください。
- 「承認機能」を利用している場合は、作成した請求書の申請・承認を行います。
申請・承認方法の詳細はこちらのガイドをご覧ください。
請求書を個別で郵送依頼する方法
作成した請求書は、「請求書」＞「未送付」画面または「請求書」＞「送付済」画面で郵送依頼できます。
手順
以下の手順では、「請求書」＞「未送付」画面で操作する場合を例に説明します。
- 「請求書」＞「未送付」画面または「請求書」＞「送付済」画面で郵送依頼を行う請求書を選択します。
- 請求書の詳細画面右上にある「郵送」をクリックします。
- 「請求書の郵送依頼」画面で送付先情報を登録・確認します。
登録できる情報の詳細は、こちらの項をご覧ください。
- 画面右下の「郵送依頼」ボタンをクリックします。
「請求書の郵送依頼」画面で登録可能な情報の詳細
「設定」＞「請求先」画面で事前に住所等の情報が登録されている場合、その情報は「請求書の郵送依頼」画面に自動で反映します。
自動反映した情報が既定の文字数を超過している場合は、以下の表に記載の範囲内に編集してください。
| 項目 | 備考 | |
|---|---|---|
| ① | 郵便番号 | 必須項目です。 入力時にハイフンの記載は問いません。 |
| ② | 都道府県・市区町村 | 必須項目です。 全角・半角にかかわらず60字以内で入力します。 |
| ③ | 建物 | 任意項目です。 全角・半角にかかわらず60字以内で入力します。 |
| ④ | 請求先名 | 必須項目です。 全角・半角にかかわらず、1行につき60字以内かつ最大3行までで入力します。 |
| ⑤ | 担当者名 | 任意項目です。 全角・半角にかかわらず60字以内で入力できます。 |
| ⑥ | 敬称 | 必須項目です。 全角・半角にかかわらず5字以内で入力します。 |
| ⑦ | コメント | 任意項目です。 全角・半角にかかわらず、1行につき60字以内かつ最大2行まで入力できます。 |
「都道府県・市区町村」「建物」は改行できません。
請求書を一括で郵送依頼する方法
事前準備
一括郵送依頼を行う場合、あらかじめ「設定」＞「請求先」画面で送付先の住所を登録する必要があります。
設定方法の詳細は、以下のガイドをご参照ください。
「請求先」画面の使い方
手順
- 「請求書」＞「未送付」画面で一括送付する請求書にチェックを入れ、「郵送」をクリックします。
- 送付先の情報を確認し、問題がなければ画面右下にある「郵送」をクリックします。
- 郵送依頼が完了すると、「請求書●●件の郵送依頼を受け付けました。」というメッセージを確認します。
ご注意
- 一括で郵送依頼できる請求書は最大で100件です。
- 「請求書」画面のページをまたいで一括で郵送依頼する請求書を選択することはできません。
- 「設定」＞「請求先」画面で「市区町村」や「建物」を改行して登録していても、一括郵送依頼時は改行できません。
- 「設定」＞「請求先」画面では郵送依頼で入力できる文字数以上の情報が登録できるため、こちらの項を確認し、既定の文字数以内に修正してから一括郵送を行ってください。
- 一括郵送依頼では、設定した宛名や住所に印字できない文字が使用されていても、送付後に「請求書の郵送依頼に失敗しました。再度郵送を依頼してください。」というエラーメッセージは表示されません。郵送できなかった請求書は「未送付」画面に残った状態となり、「送付履歴」にステータス「失敗」と表示されます。送付後に「未送付」画面に帳票が表示されていないかをご確認ください。
郵送依頼をキャンセルする方法
郵送依頼を行った直後に表示される「請求書●●件の郵送依頼を受け付けました。依頼を取り消す」というメッセージの「依頼を取り消す」をクリックすると、郵送依頼をキャンセルできます。
メッセージが表示されなくなると、郵送依頼を差し止めることはできません。
郵送依頼の送付状況や宛先を確認する方法
「請求書」＞「送付済」画面で請求書を選択すると、請求書の詳細画面にある「送付履歴」で請求書の送付状況を確認できます。
選択した請求書の詳細画面で「送付履歴」を確認してください。
「送付履歴」ステータスの詳細
「送付履歴」に表示されるステータスの詳細は以下のとおりです。
| 項目 | 備考 | |
|---|---|---|
| ① | 依頼済 | 送付依頼が完了し、発送準備中の状態です。 郵送依頼を差し止めることはできません。 |
| ② | 発送済み | 郵便局での受付が完了した状態です。 |
| ③ | 送付済み | 郵送中または郵送が完了した状態です。 |
| ④ | 失敗 | 郵送依頼後に即時「失敗」となった場合と、日を置いて「失敗」となった場合で状況が異なります。 詳細はこちらのガイドをご確認ください。 |
宛先の詳細
郵送依頼した請求書は、あとから送付先などの情報を確認できます。
詳細は以下のガイドをご確認ください。
Q. 過去にメール送付や郵送依頼を行った請求書の宛先は確認できますか？
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