電子契約を自動取り込みする方法

概要

このガイドでは、他社サービスで締結した電子契約を自動で取り込む方法についてご説明します。
契約書を取り込むためのメールアドレスを発行し、そのメールアドレスで契約書を受信すると、契約書のPDFファイルをマネーフォワード クラウド契約に自動で取り込むことが可能です。

対象ページ

取込み
※「契約データ自動取込み用メールアドレス」が発行されると左側のメニューに表示されます。

対象のお客さま

マネーフォワード クラウド契約を「単体契約」でご利用中のお客さま

目次

• 対応している他社サービス
• 事前設定
• 取込みした電子契約データを登録する方法
• 取込みのメール通知

対応している他社サービス

本機能に対応している他社サービスは以下のとおりです。

• クラウドサイン
• GMOサイン
• DocuSign
• AdobeSign
• freeeサイン

※記載されている会社名および商品・製品・サービス名（ロゴマーク等を含む）は、各社の商標または各権利者の登録商標です。

事前設定

1.自動取り込みを行うユーザーの設定

※マネーフォワード クラウド契約を「全権限」「システム管理者」の権限でご利用中のお客さまと、「契約データ自動取込みの利用ユーザー設定」権限を付与された「書類管理者」「一般」権限のお客さまが操作可能です。

1. 設定＞「連携・オプション」＞「API連携」画面にて、「契約データ自動取込み」の「利用ユーザー」をクリックします。
   
2. 「契約データ自動取込み」画面で「ユーザーを追加」をクリックします。
   
3. 設定するユーザーを選択し、「保存」をクリックします。
   複数人設定する場合は、「ユーザーを追加」をクリックしてユーザーを選択してください。
   

2.契約データの自動取り込み用のメールアドレスを発行する

※「1.自動取り込みを行うユーザーの設定」で追加されたユーザーの操作です。

1. 「1.自動取り込みを行うユーザーの設定」では、設定したユーザー宛にメールが送信されます。
   受信したメールに記載されているURLをクリックしてください。

   なお、「個人設定」画面から操作することも可能です。
   「個人設定」画面は、サービス画面右上のユーザー名をクリックし、「個人設定」を選択して表示してください。

   

2. 「個人設定」画面の「契約データ自動取込み用メールアドレス」に表示されている「発行」をクリックします。
   
3. メールアドレスが発行されたことを確認します。
   
• 1ユーザーに対して1つのメールアドレスが発行されます。
• 「契約データ自動取込み用メールアドレス」の発行数に上限はありません。
• 「契約データ自動取込み用メールアドレス」が発行されたユーザーは、取り込んだ契約データの「新規登録」または「登録済契約との紐付け」権限を有します。
• 「契約データ自動取込み用メールアドレス」単体でのメールの送受信はでません。

3.発行したメールアドレスを設定する

契約データを自動で取り込むためには、「契約データ自動取込み用メールアドレス」で契約締結完了メールを受信する必要があります。

なお、「契約データ自動取込み用メールアドレス」は「 *****@inbox.moneyforward.com」です。
メールボックス内のメールは確認できないため、以下のいずれかの方法での運用を推奨いたします。

• Gmailの自動転送機能を利用する（Google Workspace限定）
  Gmail のメールを他のアカウントに自動転送する｜Gmail
  ※「確認コード」はシステムにより自動入力されます。転送先のメールアドレスを追加し、画面更新を行ってください。
• Gmailで直接メールを転送する
  「契約データ自動取込み用メールアドレス」宛にメールを転送してください。
  ※本文に追記をすると取り込めません。編集をせずそのまま転送をしてください。
• 取引先に依頼し、締結完了時のメールの宛先に「契約データ自動取込み用メールアドレス」を含める
  締結完了時のメールへメールアドレスを含む方法については、各サービスのサポートページをご参照ください。
  • クラウドサイン：共有メールで締結内容を第三者に通知する｜クラウドサイン
  • GMOサイン：受領者の追加設定｜GMOサイン
  • DocuSign：受信者を追加する｜DocuSign
  • AdobeSign：他のユーザーに文書への署名を依頼｜Adobe Sign
  • freeeサイン：現状未対応です。Gmailの転送機能をご利用ください。

取り込んだ電子契約データを登録する方法

1. 「取込み」画面で契約書データを選択します。
   
2. 「新規で登録」をクリックするか、「承認済リスト」から紐づけ対象の契約を選択します。
   
3. 契約書の必要事項を入力します。
   
   詳しい操作方法につきましては、以下ガイドをご参照ください。
   締結済み書類の登録方法
   

取り込みのメール通知

24時間以内に取り込まれた登録が未完了のデータがある場合、毎日午前9時に以下のメール通知が行われます。

宛先：「契約データ自動取込み用メールアドレス」を発行したユーザー
件名：契約データ自動取込みで取り込まれた契約情報の確認をお願いします（マネーフォワード クラウド契約）

メールに記載されているURLをクリックすると「取込み」画面に移動します。