「メール種別」機能の使い方

概要

このガイドでは、「メール種別」機能の使い方についてご説明します。

対象ページ

設定＞メール種別

対象のお客さま

マネーフォワード クラウドインボイス [送付]をご利用中のお客さま

目次

• 「メール種別」機能とは
• メール種別の設定
  • メール種別の作成方法
  • テンプレートの設定
• メール種別の適用
• 帳票種別とメール種別の紐づけ
• ご注意

「メール種別」機能とは

「メール種別」機能とは、帳票の送付時に使用するメールの文章と署名を用途別に使い分けられる機能です。
「メール種別」機能を利用して帳票種別とメール種別を紐づけておくことで、請求書と納品書の送付で異なる文面にしたり、部門ごとに署名を変更するといった運用が容易になります。

メール種別の設定

メール種別の作成方法

メール種別は、デフォルトで用意されている「標準メール」を複製・編集することで作成できます。

手順

以下の手順では、送信者名・返信先メールアドレス・署名を変更する場合を例に説明します。

1. 「設定」＞「メール種別」画面で複製するメール種別の右側にある「複製」をクリックします。
   
2. 「メール種別を複製」画面で「メール種別名」を入力し、「追加」をクリックします。
   
3. 追加されたメール種別をクリックします。
   
4. 「メール種別の詳細」画面で「メール共通設定」の「編集」をクリックします。
   
5. 「メール共通設定」画面で「送信者名」「返信先メールアドレス」「署名」を編集し、「保存」をクリックします。
   

設定項目の詳細

テンプレートの設定

「メール」「Web(アクセスキー)」「Web(ID認証)」を利用した帳票送付時に使用するテンプレートを設定できます。

1. 「設定」＞「メール種別」画面でテンプレートを設定するメール種別をクリックします。
   
   
2. 「メール種別の詳細」画面の「テンプレート」で編集するテンプレートをクリックします。
   
   
3. 「テンプレート」画面で内容を確認し、右上の「編集」をクリックします。
   
   
4. 「件名」や「本文」でテンプレートの内容を編集し、右上の「保存」をクリックします。
   
   

メール種別の適用

帳票の送付時にメール種別を選択することで、メール種別に設定した文章や署名を使用できます。

帳票種別とメール種別の紐づけ

仕組み

フォーマット・発行部門・メール種別をあらかじめ帳票種別に紐づけておくことで、インポート時に「帳票種別」を選択するだけで、自動で適用することができます。
例えば、帳票種別の名称を「名古屋拠点用一般請求書」に設定し、フォーマット・発行部門・メール種別の組み合わせを用意しておくことで、「名古屋拠点用一般請求書」を選択するだけで3つが自動で適用されます。

事前にこちらの設定をしていただくことで、インポート時に選択する必要がある項目を減らし、ミスをなくすことができます。

フォーマット・発行部門・メール種別を帳票種別に紐づける場合は、以下の手順で設定します。

手順

1. 「設定」＞「帳票種別」画面を開きます。
   
2. 帳票種別の「メール種別」で紐づけるメール種別を選択します。
   

ご注意

• 1事業者につき最大100件のメール種別を作成できます。
• リマインドメールを送付する場合、送信者名・返信先メールアドレス・署名はリマインド対象の送付時に指定したメール種別の情報が使用されます。
• メールの送付に使用するメール種別は、全項目が入力されている必要があります。
• メール種別の各項目を変更した場合、すでに設定されている送付予約には反映されません。反映させる場合は、設定済みの送付予約を更新してください。
• 郵送で送付する場合、メール種別のテンプレートは適用されません。
• メール種別の作成・編集・削除は、「管理者」ロールを持つユーザーのみ実行できます。「編集」「一般」ロールのユーザーは閲覧のみ可能です。