Q. 「メール取込」機能で受領したファイルを電子帳簿保存法の要件を満たして保存する方法を教えてください。

「メール取込」機能によってマネーフォワード クラウドBoxに保存されたファイルは、電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」区分に該当します。
「電子取引データ保存」区分を満たすために必要な対応については、以下をご確認ください。

目次

• 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
• 見読可能装置の備付け等
• 検索機能の確保
• 真実性の確保

電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け

「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け」とは、自社で開発した電子計算機処理システムの概要を記載した書類を備え付けるという要件です。

お客さまが自社開発した電子計算機処理システムを使用する場合は、そのシステムの概要を記載した書類を備え付ける必要があります。
自社開発した電子計算機処理システムを使用しない場合は、対応不要です。

見読可能装置の備付け等

電子計算機（PC）やディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルなどについては、お客さま自身で用意する必要があります。
用意するべきものの詳細については、お近くの税務署などの専門機関にご相談ください。

検索機能の確保

マネーフォワード クラウドBoxの「ファイル」画面では、「電子取引データ保存」区分を満たすために必要とされている以下の方法でファイルを検索できます。

①取引年月日やその他の日付、取引金額および取引先を検索の条件として設定できる。
②日付または金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定できる。
③2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できる。

「ファイル」画面では、ファイル詳細画面に登録されている「取引」や「仕訳」^※の情報を参照して検索を行います。
そのため、「取引」か「仕訳」のいずれかに「取引日」「取引先名」「金額」のデータが入力されていることを確認してください。
未入力の項目がある場合は、以下いずれかの対応を行ってください。

• 「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」の「証憑添付」機能を使って仕訳にファイルを添付し、仕訳の摘要欄に「取引先名」を入力する。
• 「マネーフォワード クラウド会計Plus」の「証憑添付」機能を使って仕訳にファイルを添付し、仕訳に「取引先」を設定する。
• クラウドBoxのファイルの詳細画面で、「取引」にある「取引日」「取引先」「金額」を手入力する。

※「仕訳」は、以下の機能を使用して仕訳に添付したファイルにのみ表示されます。

• 「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」の「証憑添付」、「AI-OCRから入力」機能
• 「クラウド確定申告アプリ」の「証憑添付」、「AI-OCRで仕訳」機能
• 「マネーフォワード クラウド会計Plus」の「証憑添付」機能

真実性の確保

マネーフォワード クラウドBoxでは、「メール取込」機能などの一部機能を利用することで、ファイルの保存時にタイムスタンプが付与される仕組みです。
対象の機能については、以下のページをご参照ください。
これにより、「真実性の確保」について、以下の②に対応しています。

• ②取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理にかかる通常の期間を経過したあと、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく。

ファイルの保存時にタイムスタンプが付与される機能については、以下のガイドをご参照ください。
どのような操作をしたらファイルにタイムスタンプが付与されますか？