「電子取引」について、経理部門にとって大きな変化がありました。電子メールやウェブサービス、EDIから受け取った領収書や請求書などの電子データは電子データのまま保存する必要があり、紙へ出力して保存した場合は、税務上（法人税、所得税）認められなくなります。「電子で受け取ったものはそのまま電子で保存、書面で出力しない」がポイントです。
令和3年度の税制改正によって過去類をみない大幅な規制緩和がされました。事前承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和、相互牽制が不要など電子帳簿保存法に即した運用を始めやすくなりました。一方で、不正に対する措置（罰則強化）も整備され企業として内部統制の重要性が高まりました。
| 要件など | 改正前 | 改正後 |
|---|---|---|
| 保管方法 / 媒体 | 紙に出力して保管 ※ 電子データで保管も認められていたが 一般的には紙出力だった | 電子データで保管 ※ 紙に出力しての保管が禁止になります |
| 保管期間 | 7年間、紙に出力して保存 | 電子データで7年間 |
| 国税庁の承認 | 不要 ※ 紙運用の場合 | 不要 |
| 検索機能の確保 | 不要 ※ 紙運用の場合 | 必要 |
| 相互けん制 | 不要 ※ 紙運用の場合 | 不要 |
| 定期的な検査 | 不要 ※ 紙運用の場合 | 不要 |
| タイムスタンプ | 不要 ※ 紙運用の場合 | 訂正または削除を行った事実及び内容が確認できれば、 タイムスタンプに代えられる |
| タイムスタンプの付与期間 | 不要 ※ 紙運用の場合 | 速やか（概ね7営業日以内）に登録 ※ 業務サイクル（最長2か月＋概ね7営業日以内）に延長する場合は別途規定を定める必要あり |
| 要件など | 改正前の紙保存 ※ 改正後も紙の原本保存は可能 | 改正前のスキャナ保存 | 改正後 |
|---|---|---|---|
| 保管方法 / 媒体 | 原本を保管 | 原本を保管かつ、スキャンして画像データで保管が必要 | 画像データで保管 原本は不要 |
| 保管期間 | 原本を7年間保管する | 原本とスキャンした画像データを 7年間保管する | スキャンした画像データを 7年間保管する |
| 国税庁の承認 | 不要 | 申請後見なし承認 | 不要 |
| 検索機能の確保 | 不要 | 必要 | 必要 |
| 相互けん制 | 不要 | 必要 ※ 一定の要件下であれば不要 | 不要 |
| 定期的な検査 | 不要 | 必要 ※ 一定の要件下であれば不要 | 不要 |
| タイムスタンプ | 不要 | 必要 | 必要 ※ 訂正削除履歴が確認できれば不要 |
| タイムスタンプの付与期間 | 不要 | 概ね2ヶ月以内 ※ 受領者等が読み取る場合は3営業日以内 | 概ね2ヶ月以内 ※ 訂正削除履歴が確認できれば不要 |
| 解像度 / 階調の要件 | 不要 | 解像度 / 階調の要件を満たす必要あり | 解像度 / 階調の要件を満たす必要あり |
電子帳簿保存法の制度概要や区分ごとの特徴はもちろん、2022年1月の電帳法の改正ポイントや弊社製品ごとの電帳法対応状況についてご紹介します。
スキャナ保存制度に対応した経費精算システムとしてJIIMAから日本初で認証を受けています。
電子取引とスキャナ保存どちらも対応しているソフトはまだ世の中的にも珍しい＆スキャナ保存対応では経費精算システムでは国内初となります。
リアルタイムに連携される取引データに含まれる支払先、日付、金額情報を使い、簡単に経費精算。電子帳簿保存法の活用でペーパーレス化も進めることができます。
交通機関や宿泊サービス、物販、ICカードなどの明細データを連携できます。転記不要、科目の自動分類機能もあるので入力ミスや不正防止にも効果があります。
領収書などが送られてくるメールを専用アドレスへ転送するだけで、日付や金額データが自動で作成されます。
専用アプリから領収書を撮影するだけで、タイムスタンプが付与。特別な業務フローは不要なので、申請現場の負担を増やさず制度対応が可能。
国税庁の一問一答に「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引、と記載されています。
経理の皆様にとって、上記に該当する取引を例に挙げると、メールやインターネットサービスから受領した電子請求書や電子領収書等、クレジットカードの利用明細データ、EDIシステムを利用して受領した取引データ等を指します。
詳細は以下をご覧ください。
クラウド経費では、スキャナ保存と電子取引の両方に対応した、国内でも珍しいサービスです。電子帳簿保存法の施行に向け、現行システムでの対応に不安があり、システムのリプレイスをご検討されている方は、ぜひ一度ご相談ください
お問い合わせクラウド経費で電子帳簿保存法に対応するには、オプション料金でのご契約が必要です。詳細は是非ご相談ください。
お問い合わせクラウド経費では、経理部の負荷の高い業務を外部に業務委託することが可能です。
BPO化することで、システム導入後の課題を解決し、より価値のある業務に取り組める環境を実現します。
大変恐縮ではございますが、規程に関してはお客様の運用によるためマネーフォワード クラウドではサンプルの用意がございません。
国税庁が公表している各種規程のサンプルをご活用下さい。
スキャナ保存を開始する場合は、「スキャナによる電子化保存規程」と「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」を事前に社内規程として設置いただく必要がございます。
社内や税理士、税務署と相談のうえご作成下さい。
タイムスタンプ
タイムスタンプとは、電子的な時刻証明書を発行する技術のことです。
通常、PC上のファイルには時刻データを持っていますが、それだけでは証明書として信憑性を担保できません。そこでタイムスタンプでは、外部機関からの発行を経て証明します。タイムスタンプを付与することにより、付与時点で確かにデータが存在したこと、付与後にデータが改ざんされていないことを証明します。
「誰かが判子を押す行為」と勘違いされることも多いタイムスタンプですが、実際にはタイムスタンプに対応したシステム側で付与します。