文響社は、人々が自分自身の可能性に気付き、新しい一歩を踏み出すためのきっかけになる作品を提供していく出版業務を行なっております。最近ですと子供向けの「日本一楽しい漢字ドリル　うんこ漢字ドリル」が非常に好評です。

勤怠、給与、会計を担当するバックオフィスは２名体制で、幅広い業務を少人数で対応しているという現状です。発生する経費は、新聞図書、会議費、交際費が主になります。営業が打ち合わせをする際に会議費・交際費が発生し、編集者は担当する作家に関する書籍等を購入する際に新聞図書費が発生します。書籍の購入はAmazonなどでクレジットカードで立て替え、あとでまとめて経費精算するという形をとっています。

以前は経費精算に、外部のシステムではなく自社でGoogle Appsを使って申請を行う方法をとっていました。紙の領収証を添付して申請をする必要があり、紙は紛失しやすいというデメリットがありますから、現場からは管理が面倒という声が上がっていました。経理側としても、提出された紙の領収証を1件ずつチェックする必要があるため、会社に来ないと業務が行えないという不便さもありました。全社員分の領収証とデータの付けあわせを行うだけで3〜4時間、経費精算を締めるのに半日程度かかっていました。

こういった理由から、経費システムの導入を検討することを始めました。今後の拡張性が見込めることや、当社で利用しているソフトとの連携を考慮した上で一番相性が良かったこともあり、マネーフォワード クラウド経費を導入することに決めました。

今後、社員の増員を予定しており、経費精算の処理件数も増えることが想定されます。それに伴い、承認・チェックの件数も増えていくため、今後は承認権限を現場に沿った形に分けていく予定です。金額の上限などで適切な役職や部署で承認ができるワークフローの形を想定しています。条件により承認者を分岐する機能が今後予定されているようなので、リリースされたら利用していきたいと思います。

現在は、マネーフォワード クラウド経費しか使いこなせていないので、請求書処理や給与計算などの業務もマネーフォワード クラウド製品に統一してバックオフィスの業務効率をさらに改善していきたいと思っています。