電子帳簿保存法運用の注意点（解像度要件の確認）

電子帳簿保存法の解像度要件について

電子帳簿保存法には一定の明瞭さで画像が確認できるよう、解像度要件があります。

マネーフォワード クラウド債務支払をご利用いただく上で、この解像度要件を満たす運用プロセスについて説明します。

目次

1.画像の解像度要件について
2.解像度要件を下回る利用方法
3.解像度要件のチェック
4.不備を見つけた場合の対応

1.画像の解像度要件について

電子帳簿保存法 スキャナ保存に対応する場合、一定の画質を担保して保存する必要があります。具体的に25.4ミリメートル当たり200ドット以上(200dpi)相当以上かつ256階調(24ビットカラー)以上という基準があります。

ハンドスキャナ・複合機

ハンドスキャナや複合機で請求書を読み取る場合は、このdpiの基準が適用されます。おおよそ一般的なスキャナの設定であれば200dpi以上を超えていますので、そのままスキャンすることで問題ありません。
ただ、必ずカラーでスキャン、PDF等で保存するようにお願いします。

2.解像度要件を下回る利用方法

スキャナを使う場合は、解像度要件を下回ることはありません。一方で以下の使い方をすると解像度要件を下回る場合がありますのでご注意ください。

1. メール添付、チャットに貼り付け、ファイル共有サービスなどでPCに画像を送る
2. Webでクラウド債務支払にログインし、画像付きで支払依頼申請を作成

この操作を行った場合、解像度要件が満たされない場合があります。ポイントは1.の画像を送る部分で、多くの場合メール添付やファイル共有サービスを経由するタイミングで画像が圧縮され、解像度要件 (約388万画素)を下回ってしまいます。

3.解像度要件のチェック

クラウド債務支払のWebで画像を開いた際に、解像度要件を満たしているかのチェック結果が表示されます。

この画面で解像度NGと表示された場合に、電子取引かどうかを確認します。電子取引とは、インターネット上で購買した場合にPDFなどで請求書が発行されるケースをさします。この電子取引の場合は、解像度要件は定められておらず、低い解像度であっても問題ありません。

紙の請求書をスマートフォンやスキャナでとった画像の場合は、解像度要件を満たす必要があるので、不備として扱います。2ヶ月 + 1週間以内に画像にタイムスタンプを付与する必要があるため、1ヶ月に1度は解像度要件を満たしていない画像がないかを確認する必要があります。

電子取引のため問題がないパターン

解像度はNGと判定されていますが、この場合は電子取引に当たるため、そもそも解像度要件がなく、問題ありません。

4.不備を見つけた場合の対応

解像度要件に満たない画像があった場合は再スキャンが必要です。

• 差戻しをして申請者本人が画像の再登録を行う
• 請求書原本を回収し、経理や総務などの管理者側で処理をする

などの方法が考えられます。

上記の解像度要件の確認を実施していただくようお願い申し上げます。