「ワークフロー」画面の使い方

概要

このガイドでは、「ワークフロー」画面の使い方についてご説明します。
「ワークフロー」画面では、管理者本人や従業員からの申請があった際の承認経路について設定できます。

対象ページ

設定＞ワークフロー

対象のお客さま

「全権管理者」権限または「申請設定の権限」で操作可能な権限でご利用中のお客さま

目次

• ワークフローの作成方法
• 承認者を指定する方法
  • 「組織・役職を選択」で指定する方法
  • 「従業員を選択」で指定する方法
• ワークフローの編集・削除

ワークフローの作成方法

「申請のフォーム」を作成するためには、事前にワークフローの設定が必要です。

1. 左メニューの「設定」をクリックし、「設定」画面で「申請」の「ワークフロー」を選択します。
   
2. 「ワークフロー」画面右上の「新規作成」をクリックします。
   
3. 「ワークフロー設定」画面で「ワークフロー名」を入力します。
   
4. 「ステップ名」でステップの名称を入力します。
   該当ステップの承認者が適用開始日を確定する場合は、「このステップの承認者が適用開始日を確定する」にチェックを入れてください。
   適用開始日については、こちらをご参照ください。
   
5. 「承認者の指定」で「組織・役職を選択」または「従業員を選択」にチェックを入れ、承認者を設定します。

   

6. すべてのステップを設定したら、画面右上の「登録」をクリックします。
   
7. 「ワークフロー」画面にワークフローが追加されたことを確認します。
   
• 「ステップ名」の入力は任意です。入力したステップ名は、「申請」＞「申請詳細」画面で申請者が確認できます。
• ステップの上下にある「ステップを追加」をクリックすると、ステップを追加できます。
• いずれかのステップで「このステップの承認者が適用開始日を確定する」にチェックを入れると、画面右上の「登録」がクリックできるようになります。

承認者を指定する方法

承認者は、「組織・役職を選択」または「従業員を選択」のいずれかを選択して指定できます。

「組織・役職を選択」で承認者を指定する場合

「組織・役職を選択」を選択すると、「組織」画面で登録した「組織構造」と「役職」を指定できます。
選択を外すことで、「組織」または「役職」のどちらか一方の設定も可能です。

特定の「組織」と「役職」で承認者を設定する方法

1. 「承認者の候補」で「組織・役職を選択」を選択します。
2. プルダウンから「次のいずれかを含む」を選択し、承認者となる「組織」と「役職」を設定します。

自己承認を許可する場合は、「申請者自身が承認者になる場合」の「自己承認を許可する」にチェックを入れてください。

3. 「承認者が複数人の場合」を設定します。
   承認者全員に承認依頼を送る場合は「全員に承認依頼する」を、申請者が提出時に承認者を指定する場合は「申請時に指名させる」を選択してください。
   
4. 「通過条件」で承認に必要な承認者の人数を設定します。

「申請者が所属する組織」で承認者を設定する方法

1. 「承認者の候補」で「組織・役職を選択」を選択します。
2. プルダウンから「申請者が所属する組織」を選択し、承認者となる「階層」と「役職」を設定します。

   

自己承認を許可する場合は、「申請者自身が承認者になる場合」の「自己承認を許可する」にチェックを入れてください。


3. 「承認者が複数人の場合」を設定します。
   承認者全員に承認依頼を送る場合は「全員に承認依頼する」を、申請者が提出時に承認者を指定する場合は「申請時に指名させる」を選択してください。
4. 「承認者が存在しない場合」でワークフローに承認者が存在しない場合の対応方法を設定します。
   該当する承認者が存在しないときに申請不可とする場合は、「申請不可にする」を選択してください。

   該当する承認者が存在しないときも申請を許可する場合は、「次の役職者から指名させる」を選択し、プルダウンから代理承認者となる役職を選択してください。
   

「従業員を選択」で承認者を指定する場合

「従業員を選択」を選択すると、従業員の「氏名」を選択して承認者を指定できます。
指定された従業員は、「組織」画面の「組織構造」や「役職」に関わらず承認が可能です。

1. 「承認者の指定」で「従業員を選択」を選択し、「選択」をクリックします。
   
2. 「従業員を選択」画面で承認者に指定する従業員にチェックを入れ、「確定」をクリックします。
   承認者は最大20名まで選択が可能です。
   

自己承認を許可する場合は、「申請者自身が承認者になる場合」の「自己承認を許可する」にチェックを入れてください。

3. 「承認者が複数人の場合」を設定します。
   承認者全員に承認依頼を送る場合は「全員に承認依頼する」を、申請者が提出時に承認者を指定する場合は「申請時に指名させる」を選択してください。
4. 「通過条件」で承認に必要な承認者の人数を設定します。

ワークフローの編集・削除

「設定」＞「ワークフロー」画面では、ワークフローの編集・削除が行えます。