ワークフロー経路の設定方法

概要

「ワークフロー経路」は、休暇申請や残業申請などをどのような順路で承認するかを設定します。
ここでは、「ワークフロー経路」の設定方法や設定例をご案内いたします。

対象ユーザー

マネーフォワード クラウド勤怠をご利用中のお客さま

対象ページ

ワークフロー経路

目次

• ワークフロー経路の設定方法
• 承認者を指定する方法
• 「共通設定」と「個別設定」の違い
• 複数のワークフロー経路を設定する方法
• 設定例

ワークフロー経路の設定方法

「ワークフロー経路」画面から、各種申請の承認順路を設定します。

1. 「ワークフロー経路一覧」画面上で、「編集」ボタンをクリックします。
   
2. 「ワークフロー経路パターン」画面の右上にある「共通設定」ボタンをクリックします。
   休暇申請や残業申請など、各種申請で「共通」して使用したい承認順路は、ここから設定することができます。
   
共通設定のほか、「個別設定」もございます。例えば、「毎月の勤怠承認申請だけは他の承認順路を使用したい」などの場合は、後述するこちらの項目をご参照ください。（※ページ内リンク）
3. ワークフロー経路の設定画面が表示されます。承認者を指定し、「保存」をクリックしてください。
   なお、「+ステップを追加」をクリックし、複数のステップを設定することもできます。
   

承認者を指定する方法

承認者の指定方法は、「従業員を指定する」/「役職を指定する」/「全権管理者が承認する」の3種類あります。
また、承認者には複数の従業員や役職を指定することもできます。

「従業員を指定する」場合

従業員の「氏名」を選択し、承認者として指定することができます。
「役職階層」の役職にかかわらず、指定された従業員は承認が可能です。

1. 「従業員を指定する」をクリックすると、「従業員を指定」の項目が表示されます。
   
2. 選択肢の中から従業員を選択してください。また、「＋追加」ボタンをクリックすると、複数の従業員を選択できるようになります。
   

「役職を指定する」場合

「役職階層」で登録した役職を選択し、承認者として指定することができます。
選択された役職に該当する方は、どなたでも承認が行えます。

1. 「役職を指定する」をクリックすると、「役職を指定」の項目が表示されます。
   
2. 選択肢の中から役職を選択してください。また、「＋追加」ボタンをクリックすると、複数の役職を選択できるようになります。
   

役職を指定する場合、事前に役職階層を設定してください。
役職階層については、こちらのガイドをご参照ください。

「全権管理者が承認する」場合

「従業員一覧」で「全権管理者である」と設定された全ての従業員が承認者となります。

「全権管理者が承認する」にチェックを入れてください。

複数の従業員を承認者に設定する方法

同じステップ内で、複数の承認者を設定する場合

同じステップ内で複数の承認者を設定することができます。
複数の承認者がいる場合は、どなたか一名が承認すれば、次のステップに進みます。

ステップを追加し、複数の承認者を設定する場合

複数人で順番に承認を行いたい場合は、「＋ステップを追加」のボタンをクリックし、ステップを追加します。
例えば、「はじめに副部長が確認し、その次に部長が確認をしたい」という場合に、順番に承認することができます。

複数のステップを設定した場合は、ステップ１から順番に承認を行います。
はじめにステップ１の承認者に申請が届き、承認が完了すると、つぎにステップ２の承認者へ申請が届く仕組みです。

「共通設定」と「個別設定」の違い

休暇申請や残業申請などの承認順路を設定するにあたり、申請ごとに「共通の順路」や「個別の順路」を使用することができます。

共通設定

「共通設定」から設定すると、全てのワークフロー申請の設定を一括で行うことができます。
共通設定を使用しているワークフロー名の右横には、「共通設定中」と表示されます。

個別設定

申請ごとに承認順路を変更したい場合や、一部の申請だけ承認順路を変更したい場合は、個別設定も可能です。
例えば、「遅刻申請と早退申請は個別で順路を設定し、他の申請は共通設定を使用する」といった使用方法ができます。

個別設定をする際は、ワークフロー名の右横の「編集」ボタンをクリックし、ワークフロー経路の設定をします。

設定例

1. 「遅刻申請」の「編集」をクリックすると、「遅刻申請」の設定画面が表示されます。
   ここで、遅刻申請の承認順路を設定し、保存してください。
   
2. 個別設定すると、ワークフロー名の「共通設定中」が非表示になり、代わりに「削除」ボタンが表示されます。
   
3. 個別設定をやめて「共通設定」を使用したい場合は、「削除」ボタンをクリックしてください。
   ふたたび、ワークフロー名の右横に「共通設定中」と表示され、「共通設定」の承認順路を使用することができます。

複数のワークフロー経路を設定する方法

「ワークフロー経路一覧」画面では、ワークフロー経路を複数追加することができます。
ここで作成したワークフロー経路を、「従業員一覧」で従業員に適用します。

例えば、「部署」や「従業員」により複数のワークフロー経路を作成し、その従業員に最適なものを使用することが可能です。

ワークフロー経路の追加方法

1. 「ワークフロー経路一覧」画面の右上にある、「＋追加」ボタンをクリックします。
   

2. ワークフロー経路名を入力し、保存します。

   

3. 追加したワークフロー経路パターンが表示されます。「編集」ボタンをクリックし、承認順路を編集することができます。

設定例

ワークフロー経路の設定例をご紹介します。

部署ごとにワークフロー経路を設定するとき

「役職階層」で設定した役職をもとに、ワークフロー経路を設定します。

まず、役職階層を下記のように設定します。
役職階層の設定方法については、こちらのガイドをご参照ください。

つぎに、「役職を指定する」をクリックし、下記のように承認者を指定します。

この設定では、下記のように申請が届きます。

「人事部　一般社員（⑤）」が申請するとき

ステップ１：「人事部　副部長（③）」に申請が届きます（承認後、ステップ２へ）。
ステップ２：「人事部　部長（①）」に申請が届きます。
※直属の上長でないため、「営業部」の上長には申請が届きません。

「営業部　一般社員（⑥）」が申請するとき

ステップ１：「営業部　副部長（④）」に申請が届きます（承認後、ステップ２へ）。
ステップ２：「営業部　部長（②）」に申請が届きます。
※直属の上長でないため、「人事部」の上長には申請が届きません。

「人事部　副部長（③）」が申請するとき

ステップ１：同じ階層からの申請は、自動承認され、どなたも承認を行いません（ステップ２へ）。
ステップ２：「人事部　部長（①）」に申請が届きます。

「人事部　部長（①）」が申請するとき

ステップ１の承認者が下位の役職であるため、上位の役職の申請を承認できず、申請時にエラーとなります。