導入前の課題：契約業務の「見えない負担」と「増え続けるコスト

創業以来、バックオフィス業務にシステムを活用してきましたが、事業拡大と共にその負担は増大していました。特に契約業務においては、以下のような課題に直面していました。

・従来の電子契約サービスのコスト課題：電子契約サービスは導入済みでしたが、月額費用が比較的高く、コストパフォーマンスに課題を感じていました。
・会計ソフトとの連携課題：導入済みの会計ソフトについては、税理士との連携をさらにスムーズにするため、より当社の事業フェーズに合ったものがないか検討を進めていました。

「件数無制限」と「オールインワン」の安心感が決め手

マネーフォワード クラウドを選んだ理由は2つありました。
まず1つ目は、マネーフォワード クラウド契約の「送信件数無制限」というコストメリットです。電子契約を何件送っても追加費用が発生しないという点は、将来的に契約件数が増加することを考えると、非常に大きな安心材料でした。

もう1つは、バックオフィス業務全般を効率化できる「オールインワン」の魅力にありました。
会計ソフトの切り替えを検討していたこともあり、マネーフォワード クラウドが会計だけでなく、請求書発行や給与計算など、バックオフィスに必要な12もの多様なサービスを1契約で使えるという点も決め手となりました。これにより、複数のシステムを個別に管理する手間をなくし、コストを最適化できると確信しました。

直感的で迷わない操作性

マネーフォワード クラウド契約を実際に導入してみて、まず感じたのは操作性のわかりやすさです。

システムは非常に直感的で、まるでアプリのようにクリックしていくだけで作業が完結するため、特別なトレーニングなしにすぐに使いはじめることができました。操作に迷うことがなく、ストレスなく契約業務を進められます。電子契約サービスをすでに利用していた私たちでも、スムーズに移行できたのは大きなメリットでした。

また、取引先からの操作に関する問い合わせがほとんどないことにも驚いています。これは、相手方にとっても使いやすいデザインになっている証拠だと感じています。契約業務は双方の協力が必要なため、この「わかりやすさ」は業務を円滑に進める上で非常に重要です。
シンプルでストレスなく使える操作性のおかげで、契約業務にかかる心理的な負担が大幅に軽減されました。

業務効率とコストが劇的に改善

電子契約ソフトの導入は、中小企業にとって業務効率化とコスト削減の大きな鍵です。私たちも以前は紙の契約書業務に多くの時間と手間を費やしていましたが、電子契約に切り替えることで、以下のようなメリットを強く実感しています。

• 時間と手間の大幅削減
  • 以前は印刷・製本・押印・郵送と、契約締結に想像以上の時間がかかっていました。
  • 電子契約に切り替えてからは、これらの物理的作業が一切不要に。契約締結までの時間は劇的に短縮され、体感で約10分の1にまで削減されました。

• コストの削減
  • 紙の契約書で必要だった印紙税、郵送費、印刷費が一切かからなくなり、年間で大きなコスト削減につながっています。

• 契約スピードの向上
  • 数日かかっていた契約書のやり取りが、電子契約なら数時間、早ければ数分で完結することも珍しくありません。

• 心理的負担からの解放
  • 押印ミスや書類紛失のリスクから解放され、安心して業務に取り組めるようになりました。

• 場所を選ばない業務体制
  • インターネット環境があればどこからでも契約業務が行えるため、テレワークや出張先からでもスムーズな契約締結が可能です。