契約管理における紙ベース運用の限界

ーーマネーフォワード クラウド契約を導入する前の契約書管理には、どのような課題があったのか教えてください。

石川：マネーフォワード クラウド契約を導入する前は、契約書管理はすべて紙ベースで行っており、多くの手間がかかっていました。年間2,200件もの契約関連業務が発生しており、作成から捺印、郵送、保管までのいずれも手作業で対応していたため、担当者の負担が非常に大きかったです。また、紙の契約書を扱うことで、業務効率が悪かったという課題がありました。

ーー紙の契約書ですと保管や検索の面でも大変だと思いますが、そちらはどのような状況でしたか？

石川：紙の契約書ですと保管するスペースが限られており、倉庫や棚がどんどん圧迫されていました。また、参照したい契約書を探す際は、契約一覧をExcelやGoogleスプレッドシートで検索し、その番号を頼りに倉庫から紙の契約書を取り出す必要がありました。一連の流れで数分から数十分かかることもあり、効率が非常に悪かったです。

須川：さらに、紙ベースでは契約書の締結と保管するための運用コストも避けられません。特に大きなコストとなっていたのが印紙代です。1枚の契約書に数十万円の印紙が必要になることもあり、それが年間を通じて積み重なることで非常に大きな負担となっていました。

ーー電子契約の導入に踏み出したきっかけはありましたか？

石川：実は、6、7年前から社内では電子契約のニーズがあり、電子契約を導入しようと当事者署名型の他社ツールを試したこともありました。しかし、そのツールはUIがわかりづらく操作性や認証方法にも課題があったため、使いこなせる社員が少なく、結果として導入が頓挫してしまったのです。その後も紙契約を続けていましたが、取引先から「電子契約に移行してほしい」という要望を頂くことも増えてきて、電子契約の導入が再び検討されるようになりました。そこで、電子契約だけでなく、紙で締結される契約書もデジタルで一括管理できるような形を社長に提案し、私がリーダーとしてプロジェクトを立ち上げることになりました。

機能の柔軟性とコストの面が導入の決め手になった

ーー導入前に他社ツールとの比較や検討はされましたか？

石川：検討するにあたって最初に行なったことは、プロジェクトメンバー全員で展示会へ足を運んでどのようなサービスがあるのかを確認することでした。その中で出会った10弱のサービスの説明を聞き、比較して検討を行いました。その中で、機能面とコスト面の両面から評価を行い、最終的にマネーフォワード クラウド契約を選びました。

ーー複数のサービスの中からマネーフォワード クラウド契約を選んだ理由をお教えください。

石川：まず目を引いたのはUIの使いやすさです。直感的にわかりやすい画面でレイアウトが見やすく、現場の担当者にとって非常に扱いやすいUIだと感じています。また、弊社で現在使用しているワークフローツールとマネーフォワード クラウド契約の操作画面が似ており、社員が直感的に操作できる点もポイントでした。実際にトライアルを通して導入前のテストを行ったのですが、検索機能や承認フローの作成はもちろん、契約書の管理もしやすく、他のツールに比べてとても使いやすいなと感じました。

ーーコスト面ではいかがでしたか？

石川：マネーフォワード クラウド契約の料金体系も大きな決め手となりました。特に魅力的に感じたのは、契約書の送信数や保管数が増えても料金が変わらない点です。他社ツールでは従量課金制が一般的で、契約書数が増えるたびにコストが膨らんでしまうため、長期的な運用には向いていませんでした。私たちは年間数千の契約を結ぶので、契約件数に応じた従量課金がないのはとても助かります。

須川：マネーフォワード クラウド契約を導入した場合と他ツールを導入した場合で、10年先を見据えたコスト試算を行いました。結果として、マネーフォワード クラウド契約が最もコストパフォーマンスに優れていることがわかり、導入の決定打となりました。

紙から電子契約へ移行し、契約作業を大幅効率化

ーーマネーフォワード クラウド契約を導入したことで、どのような成果が得られましたか？

石川：最も大きな効果として、契約書の発行から締結までの作業時間が大幅に削減されました。以前は、紙で契約書を印刷して頭紙を準備し、それを封筒やクリアケースに入れて郵送するなど、多くの作業が必要でした。これらの手間がすべてなくなり、契約処理がスムーズかつ迅速に進められるようになりました。物理的な処理がなくなるので契約のスピード感が上がったことも大きな変化です。

ーー契約書の電子化はどのくらい進んでいますか？

石川：導入から2ヶ月で、年間約2,200件の契約のうち10%が電子契約に移行しました。このペースで進めば、1年以内には半数以上の契約が電子化されるんじゃないかと期待しています。全体的な運用効率をさらに高めるため、引き続き社内での利用促進に取り組んでいきます。

ーー特に負担が軽減された事例はありますか？

石川：契約件数の多いテナント契約では負担が大きく削減されました。弊社では店舗に併設する飲食店やドラッグストアなどのテナントと契約を結ぶケースが多く、契約満了後に再契約を結ぶ必要が頻繁に発生します。これが紙の契約書から電子契約に切り替わったことで、再契約時の契約スピードも早くなり、工数が大幅に削減されました。

ーー社内での情報共有の観点で期待していることはありますか？

須川：以前は、契約管理が煩雑で、他の人が結んだ契約を確認するのが手間でした。しかし、マネーフォワード クラウド契約を導入したことで、管理画面から申請状況を簡単に確認できるようになり、自分の部署がどのような契約をしているのか、他の人がどのような契約をしているのかを部署括りで簡単に確認できるので、情報共有が非常にスムーズになるんじゃないかと期待しています。

ーー契約の安全性の観点ではいかがでしょうか？

石川：契約期間が終了に近づくと、アラート機能で通知を受け取ることができます。これまでは担当者が手作業で確認していましたが、この機能によりヒューマンエラーを未然に防ぎ、契約更新の漏れを防ぐことができます。弊社ではこれまで契約更新を忘れたような問題は発生していませんでした。しかし、こうした仕組みがあることで契約の更新管理業務を属人化させず、安全に管理ができるようになると感じています。

電子契約の導入によって削減されたコストはお客さまへ還元される

ーーマネーフォワード クラウド契約のサポート体制についてはいかがでしょうか。

石川：サポートが非常に丁寧で、導入時から大変助けられています。私たちはデジタルツールに精通しているわけではなく、初歩的な質問をしてしまうこともありましたが、サポート担当の方がひとつひとつ丁寧に答えてくださいました。そのおかげで、安心して相談でき、スムーズに導入を進めることができました。受け答えが丁寧なので、気軽に相談しやすかったのが助かりました。

ーー今後、マネーフォワード クラウド契約をどのように活用していきたいですか？

石川：社内での活用をもっと浸透させたいです。全社で活用して2ヶ月で順調に電子契約に移行してきていますが、少しでも早く浸透させ、新規の契約情報はマネーフォワード クラウド契約に蓄積される状態にしたいです。さらに、次のステップとして過去の契約書もすべて電子化し、マネーフォワード クラウド契約に取り込んで一元管理を実現したいと考えています。これにより、保管スペースの削減によるコストカットが可能になるだけでなく、契約書の検索性が向上し、契約管理業務の効率化が図れると期待しています。このような変革には数年を要するかもしれませんが、長期的には非常に大きな成果が得られると確信しています。

ーー活用方法以外にもマネーフォワード クラウド契約に期待することはありますか？

須川：コスト削減に期待しています。特に印紙代の削減効果が非常に大きいと考えています。紙の契約書では、高額なもので1枚あたり数万円から数十万円の印紙が必要になりますが、電子契約ではそれが不要になります。弊社のように年間2,200件もの契約を扱う企業では、年間で数百万円規模の印紙代削減が見込まれます。それに加えて、郵送費や印刷費も削減されており、全体として非常に大きなコスト効果が得られています。弊社では、日常的にお買い物をされるお客さまに低価格で商品を提供することを重視しており、電子契約の導入によって得られたコスト削減効果が、将来的に価格競争力の強化に寄与することを期待しています。

ーーマネーフォワード クラウド契約はどのような企業に適していると感じていますか。

石川：契約書管理が煩雑になりがちな企業や、過去の契約を見返す必要がある企業には電子契約が特に向いていると感じています。その中でも、マネーフォワード クラウド契約の契約枚数に応じた従量課金のない料金体系は、契約数が多い企業にとって非常にメリットが大きいのでおすすめです。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想と、今後のビジョンについて教えてください。

石川：繰り返しになる部分もありますが、マネーフォワード クラウド契約を実際に導入してみて、契約書の印刷や郵送など紙ベースの手間が大幅に削減されたと実感しています。また、契約の進捗や管理が一元化できますし、誰がどのような契約を締結しているのかなどの確認も簡単にできるのが良いなどの声が実際に社内から聞こえてきています。

今後は、より多くの部署や契約業務でマネーフォワード クラウド契約を活用し、可能な限り電子化を進めていきたいと思っています。今は導入初期でまだ紙を使う取引先もありますが、社内外を問わず電子契約が当たり前になるよう地道に取り組みを続け、契約業務全体の生産性向上をさらに進めていきたいです。さらに、マネーフォワード クラウド契約を導入したことで、契約書管理が非常に効率化され、コスト削減に繋がっています。今後は、この削減されたコストをお客さまに還元できるよう、工夫を重ねていきたいと考えています。

ーー従業員のみなさま、そしてバックオフィス担当者のみなまの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社ベルク：https://www.belc.jp/）