多岐にわたる業務の中で、契約締結、管理業務の時間を削減したかった

ーー菅さまが所属されている人事総務部の業務内容について教えてください。

部署としては、人事機能と総務機能の両方を担っています。人事については、人材の募集・採用、入退社・異動手続き、社保手続き、労務管理、給与計算、賞与計算や雇用契約書の作成と配布、規則・規定・制度の立案運用などを行っています。総務については、安全衛生管理業務から、社内設備の管理、備品補充や各業者対応、移転やレイアウト変更をするときの対応、社内外慶弔手配、取締役・株主総会対応、契約書管理などです。現在、人事寄りのスタッフが1名、労務寄りのスタッフが1名、総務寄りのスタッフが1名、そしてそれをまとめる私の計4名で業務にあたっています。

ーー全体の業務の中で契約業務にかかっている割合はどのくらいでしょうか？

契約業務に関しては、グループ会社すべての法務機能は親会社のメモリーテック・ホールディングスが担当しているので、当社含めた事業会社では契約書の物理的な管理や締結状況の管理が主な役割です。そのため、全体の業務からすると1割もないくらいかと思います。

ーー「マネーフォワード クラウド契約」導入のきっかけを教えてください。

受け取る側として、電子契約が最近増えてきたなということは肌でずっと感じていて、社長からも「うちはやらないのか」と言われることもあったので、検討のタイミングは実はずっとあったんですよね。あとは、当社には京都や福岡にも拠点があり、そこで契約書の捺印が必要な場合、郵送や申請の承認処理に手間が発生するので、その負担をなくしたいとは思っていました。

グループ会社の方で監査法人から検収処理について指摘を受けたこともあり、我々としても今後フローを整えていくために検収処理を電子化できるようなツールを入れられるといいよね、という話になったこともきっかけの1つになったと思います。

送信料0円。コストを気にせず電子化を進められる点が選定の理由。

ーーマネーフォワードを選んでいただいた理由はどのような点だったのでしょうか？

「マネーフォワード クラウド契約」を知ったきっかけは2023年9月の幕張での展示会でした。もちろん他のブースでもお話は伺ったのですが、送信料・保管料がかからない点とワークフローの設定に柔軟性があるという点で、これはいいなと思って決めました。他の電子契約サービスが送信数による従量課金制であることを展示会で初めて知って、電子化を進めれば進めるほどコストがかかってしまうなと。今後の利用を考えるとやはり送信料によるコスト増がないのはポイントでしたね。

ーー実際に導入してみていかがですか？

当社では100名ほどの契約社員がいるので、契約社員と取り交わす雇用契約書が多いんですよね。紙だと、地方や在宅ワークの社員の自宅に郵送しなければならなかったり、送ったけど返ってこないケースもあったり。そこはやはり楽になりましたよね。契約書を送る際も、紙の場合は出社して切手を貼って郵便局に持っていく必要があったので、そこも座ったまま、在宅でも対応できるのはいいですね。契約処理にかかる時間でいくと、半分以上は削減されている感覚です。私もそうですし、申請する側の現場の方たちも楽になっていると思います。導入当初は、システムに関する問い合わせが一定数発生することを想定していましたが、実際にはほとんどありませんでした。トライアル期間で問題点をつぶしていたこともありますが、直感的に操作しやすいシステムということもあったのではと思います。

管理の面でも、過去に締結した契約書を確認したい場合、締結申請者が自分でアクセスできる点も便利です。以前は、契約書を探す際、あいうえお順にファイリングされた中から私が該当のものを見つける必要がありましたし、見つからない場合に「結んだはずなんだけど」「いや結んでないのでは」というやりとりが発生していました。相手方に送ってそのままになってしまっているものも、画面上でステータスが確認できるので、適切にフォローすることができます。

親会社への契約書審査依頼も1つのツールで完結。

ーー「案件管理」機能もご利用いただいていますが、どのように使われているか教えてください。

以前は、どういう風に契約書の法務チェックをして、合意に至ったのかという経緯がブラックボックスで見えなかったんですよね。担当者が辞めてしまうと経緯がわからなくなってしまう状況だったので、そこをシステムで解決すべく「案件管理」機能も利用することにしました。 当社含めた事業会社では、契約書の審査を親会社であるメモリーテック・ホールディングスが行う体制となっているため、契約書のチェックが必要な場合は、現場の担当者から親会社の法務担当者にメールで確認依頼をする運用となっていました。一方、契約書の保管は当社 人事総務部で行っているので、親会社の法務担当者が契約内容の確認時に過去の契約書が必要な場合は、私の方で該当の契約書を探してスキャンしたデータを送る、といった作業が発生していたんです。契約書の確認が終われば、当社側で締結作業が行われるため、親会社側ではチェックした契約書がきちんと締結されたのかがわからず、保管されているものも自分では確認できない状況となっていたことも課題として感じていました。

今では、審査の依頼から管理までを「マネーフォワード クラウド契約」で実施しています。1つのサービス上で完結するため、契約書と審査履歴を紐づけて管理したり、親会社の法務担当者も過去の契約書や状況を自分で確認できる体制を整えることができました。

電子契約の導入で締結先の負担軽減にもつながる。

ーー「マネーフォワード クラウド契約」への満足度を教えてください。

電子契約システムの導入によって実現したかったことはすべて実現できていますし、送信料やデータ保管料がない料金形態にも大変満足しています。最近リリースされた「ひな形管理」機能で、最新版の契約書ひな形もシステム上で一元管理できるようになり利便性もあがりました。社内でも好評です。 当社では、社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用しているので、そことの連携ができるようになるとさらに嬉しいですね。今後追加される新しい機能も楽しみにしています。

ーー最後に、現在導入を検討されている方へのメッセージなどあればひとことお願いいたします。

紙の契約書締結は、送る側だけでなく受け取り返送する側にとっても工数上の負担がかかります。「紙ではなく電子契約で締結ができる」ということ自体が、契約締結先へのサービスの1つにもなってくると思っています。業務としても、印紙を貼ったり郵便局に行ったりといった生産的でない時間はなくしていくべきだと思うので、これは業界を問わずやっていったほうがいいんじゃないかと思います。

当社の今後の展望としては、社内の稟議書や取締役会の議事録にも使っていこうと考えています。送信料を気にせずに使用できるので、工夫次第で契約書に限らず社内の申請書類の電子化にも活用できるツールだと思っています。

ーー今後もご期待に沿えるサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社グラフィニカ：https://www.graphinica.com/）