面倒な領収書の突合せや保管は外部へアウトソーシングして効率化を!

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新型コロナウイルスの感染拡大、緊急事態宣言の発令などにより、多くの企業が働き方の変革を求められました。テレワークを導入する企業が増え、ペーパーレス化や押印の廃止、デジタルトランスフォーメーションの推進など新しい時代の働き方が確立されつつあります。

しかし、その一方、業務の性質上、なかなかテレワークなどの新たな働き方を導入できない職種や部署も数多くあります。

その最たる例として挙げられるのが、経理部門でしょう。では、なぜ経理部門ではテレワークやペーパーレス化の導入が進んでいないのでしょうか。

今回はコロナ禍で顕著になった経理部門が抱える課題や、経理業務の中でも特に負担が大きい領収書にかかわる業務の問題点について解説します。また、領収書業務を効率化する手法として特に注目を集めているBPOサービスについても、あわせて紹介します。

コロナ禍で顕著に?経理部が抱える課題とは

緊急事態宣言発令後(2020年4月)にMF KESSAI株式会社が実施した「経理財務・会計担当者のテレワークの対応状況」に関する調査において、コロナ禍で業務を完全にテレワークで実施できている経理担当者はわずか17%という結果が発表されました。

外出自粛が叫ばれた中でも全日出社したという経理担当者も多く、経理業務のテレワーク移行へのハードルの高さや、経理部が抱える課題が浮き彫りになりました。

では、経理部が抱える課題とはいったいどのようなものなのでしょうか。具体的にみていきましょう。

ペーパーレス化が進んでいない

経理業務の課題として最初に挙げられるのはなんと言っても紙書類の多さでしょう。仕訳帳などの帳簿類、貸借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書など決算に関連する書類、契約書や領収書など取引に関する書類など、経理部には膨大な種類、量の紙書類が溢れています。

電子帳簿保存法の施行により経理書類の電子保存が認められ、経理部門のペーパーレス化は大きく動き出すかと思われました。しかし、法律の内容や運用の煩雑さから、現実としては従来通り紙の書類を取り回し、手作業で精算業務や証憑書類の保管を行っている企業はまだまだ多いのはないでしょうか。

また、自社で電子化を実施しても、取引先企業で電子化が実装されていなければ、結局は紙の書類の取り回しが必要という事態も多々起きています。

業務が属人化しやすい

経理業務には専門的な知識や経験が必要なケースが多々あります。また、少人数で経理にかかわる全業務を担当しているというケースも多いため、意図せず個人が多くの業務を抱えてしまい、業務の属人化やブラックボックス化が起きやすくなるとも言われています。

そのため、何か問題が発生しても発覚が遅れたり、部署の誰かが欠けると業務が滞ってしまったりという事態が起こりやすいと言えます。

特に負担の大きい領収書関連業務

経理業務の中でも特に負担が大きい業務の1つとして挙げられるのが、領収書関連業務でしょう。一口に領収書関連業務と言っても、領収書の突合や勘定科目の仕分けなどの確認業務から、承認業務、保管業務まで発生する業務は多岐に渡ります。

また、恒常的に発生する業務の他にも定期検査や書類の破棄への対応も必要になります。

領収書関連業務におけるそれぞれのフローにおける問題点や課題について詳しくみていきましょう。

確認業務

申請者から領収書が提出されると、経理部門では申請された内容と領収書の内容に相違がないかなど、細かなチェックを行います。ミスが命取りとなる業務のため、チェックには必然的に多くの時間が割かれます。

また、企業規模の大きい会社の場合や繁忙期などには、チェックする領収書の量も増えるため、原本突合だけでも経理部の負担は非常に大きなものになります。

また、領収書の内容を適切な勘定科目に仕分けし、会計ソフトなどに入力する業務も必要です。日常的に多く申請される内容や、定型的な申請内容であれば勘定科目の判断に迷うことは少ないかもしれません。

しかし、イレギュラーな申請内容や社内規定の変更などがあった場合、勘定科目の判断に時間を要するというケースも考えられます。

承認業務

提出された書類に必要事項の記入漏れ、領収書の添付漏れ、領収書と申請書の金額が一致しないなどの不備があれば、申請者へ書類を差し戻し、再度提出をお願いする必要があります。

領収書の精算は、基本的に申請ありきで手続きが進むことが多い業務です。そのため、差し戻し書類のやりとりに時間がかかる、依頼がスムーズにできない、再申請が後回しにされるなどの事態が起きると、経理職員の工数が増える、業務が圧迫され残業時間が増えるといった弊害も生じます。

保管業務

領収書の原本は7年間の保管義務があります。領収書のファイリングは難しい作業ではないものの、非常に手間のかかる業務です。また、領収書を保管しておく場所も必要なため、保管のためのスペースを借りる、社内の一角が領収書等の保管に当てられスペースが圧迫されるなどの問題を抱えている企業も少なくないでしょう。

一方、電子帳簿保存法により領収書などの取引関係書類は、電子データでの保管が可能になりました。しかし、電子データで保管する場合でも紙の領収書をすぐ破棄できるわけではなく、定期検査が行われるまでおおよそ1年は原本保管が必要です。

保存期間は短縮されたものの、相変わらず保管にかかるコストやスペースが必要なことには変わりはありません。

定期検査対応

領収書等の書類を電子データとして保存している場合、1年に1度程度、監査法人や監査役など、経理処理にかかわっていない第三者による定期的な検査を受ける必要があります。

定期検査は主に適切な事務処理が行われているかをチェックする目的で実施されます。領収書のランダムチェック(原本と電子データの突合)や、電子化ルールに関する社員へのヒアリングなど、さまざまな形で行われます。

また、定期検査後には、不正防止の観点から保管していた紙の領収書を破棄する必要があります。

検査の事前準備や検査後の領収書の破棄も、経理担当者にとっては負荷の高い業務と言えるでしょう。

面倒な領収書関連業務はアウトソースがおすすめ

領収書業務をはじめとした負荷の高い業務や、経理部が抱える課題を解決するためには、ITシステムの導入が不可欠だと言われています。しかし、システムの導入や切り替えを行うには、コストや社員へ係る負担も大きくなるという問題があります。

そこで活用したいのが、クラウドシステムとアウトソーシングです。ここでは、現在特に注目を集めている領収書BPOサービスの特徴やメリットを紹介します。

領収書BPOサービスとは?

BPOとはビジネスプロセスアウトシーシングの略称で、業務の一部ではなく、プロセスやフロー全体を外部業者へ委託するアウトソーシング手法です。

経理業務においても、BPOサービスを展開している業者は増えており、近年では特に領収書関連業務を代行するBPOサービスが注目を集めています。

領収書BPOサービスとは、領収書の処理にかかわる業務をプロセスごと委託できるサービスのことです。領収書の原本突合や勘定科目のチェックはもちろん、不備があった際の差し戻しや、証憑(しょうひょう)資料のファイリング、保管といった一連の業務全てがアウトソーシング可能。

さらに、定期検査時の原本確認や、検査後の書類破棄も任せられるので、経費精算に係る時間やコストを大幅に削減できるとして導入を進める企業も増えています。

領収書BPOサービス活用のメリット

では、具体的に領収書BPOサービスにはどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しくみていきましょう。

紙書類の取り回しが不要に

前述の通り、領収書BPOサービスを導入することで、領収書にかかわる業務は経理部から一掃されます。経理業務の中でも特に手間と時間を擁していた業務が大幅に削減されることで、今まで以上にコア業務へ集中して取り組むことが可能になります。

また、経費申請の際の領収書は専用のボックスに投函するだけでよいため、申請者が負担に感じていた糊付けなどの作業も不要になります。

ファイリング、保管の手間やコスト削減が可能

領収書のファイリングや保管も、全てBPOセンターで代行可能。経理部門から紙書類がなくなるため、ファイリングにかかっていた工数削減はもちろん、保管にかかる場所やコストの削減も実現します。

業務の標準化を実現

BPO導入のタイミングで、業務の標準化を実施。専門性が高い、少人数で運用など属人化、ブラックスボックス化しがちな経理業務の課題を解決します。

システム運用をサポート

BPOにあたり導入するクラウドソフトの運用についてもサポート。効率的なシステム登録方法や運用方法の周知などユーザーへのアドバイスや説明も代行してくれるので、システム導入において経理担当者へ負担がかかることはありません。

領収書アウトソーシングが経理の働き方を変える

新型コロナウイルスをきっかけに、多くの企業が今までの働き方の大幅な見直しを迫らました。また、労働人口の減少が叫ばれている昨今では、労働生産性の向上も大きな課題となっています。

経理部門においても、今後はオフィスに依存しない働き方や、より付加価値の高い業務へのシフトが求められることでしょう。

領収書BPOサービスは、経理部門が抱えていた問題を解決し、経理担当者を定型業務から解放するために有用な手段であると言えます。アウトソーシングサービスの効果的な活用は、経理部門の働き方を変え、より生産性の高い戦略的な経理部を確立するための第一歩となるでしょう。

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

Bizpedia編集部

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